Письмо от 11.12.2009 г №№ 02-16-485/09, 1-18-1378/09, 10/34947
О взаимодействии государственного и муниципальных архивов Ленинградской области, государственных архивов Санкт-Петербурга и районных Управлений Пенсионного фонда Российской Федерации по Санкт-Петербургу и Ленинградской области
Государственному и муниципальным архивам Ленинградской области, государственным архивам Санкт-Петербурга при оформлении архивных справок, архивных выписок, архивных копий руководствоваться рекомендациями Росархива по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации, а также пунктами 5.9 - 5.9.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 года N 19 (далее - Правила).
Управлениям Пенсионного фонда Российской Федерации по Санкт-Петербургу и Ленинградской области при анализе выданных архивными учреждениями справок следует иметь в виду следующее. В соответствии с пунктами 5.9 - 5.9.3 Правил при подтверждении периода работы, в том числе с особыми условиями труда, архивные учреждения не должны ссылаться на нормативные документы, регламентирующие порядок назначения пенсий. Поэтому требования районных Управлений произвести ссылку на законы "О государственных пенсиях в РФ", "О трудовых пенсиях в РФ", на "Список производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение" и другие нормативные документы являются необоснованными. В обязанность специалистов архивных учреждений не входит правовая оценка документов, влияющих на право и на размер пенсии. Архивные учреждения предоставляют сведения по документам, находящимся у них на хранении. Кроме того, для анализа права на пенсию территориальными органами ПФР должны приниматься выданные архивными учреждениями копии имеющихся в распоряжении документов, в том числе копии лицевых счетов, личных карточек формы Т-2 и др.
В случае если выданная архивным учреждением справка не содержит достаточных сведений для подтверждения специального стажа, специалистам районных Управлений Пенсионного фонда необходимо связаться со специалистами архива, выдавшего справку, с целью уточнения объема информации, имеющейся в документах, или провести документальную проверку имеющихся в распоряжении архива данных с выходом в архивное учреждение.
Производить дополнительные уточнения для подтверждения периодов работы, внесенных в трудовые книжки, необходимо только в том случае, если указанный период нельзя учесть, оговорив решением Комиссии районного Управления. При направлении запроса необходимо обосновать требование о предоставлении дополнительных уточняющих документов.
Для исчисления размера пенсии архивными учреждениями могут выдаваться справки о заработной плате или копии лицевых счетов. При выдаче справок о заработной плате архивные учреждения указывают в них данные, имеющиеся в их распоряжении, поэтому требовать в обязательном порядке ссылку в справке на проведенные отчисления страховых взносов в Пенсионный фонд нельзя.
В целях наиболее эффективной работы районных Управлений и архивных учреждений необходимо проводить совещания по вопросам применения пенсионного законодательства, анализа запросов на предоставление уточняющих справок и выданных архивными учреждениями справок.
При обращении гражданина в Управление Пенсионного фонда для уточнения размера увеличения расчетного пенсионного капитала в соответствии с Федеральным законодательством оформлять справки-запросы по форме, рекомендованной совместным письмом Федерального архивного агентства и Пенсионного фонда Российской Федерации (приложение 1).
Председатель архивного комитета Ленинградской области
В.Малинко
Председатель Архивного комитета Санкт-Петербурга
А.Д.Яшков
Заместитель Управляющего Отделением ПФ РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области
Т.А.Бойцова