Постановление Губернатора Ленинградской области от 15.05.2013 № 40-пг
Об утверждении Порядка технического обеспечения и организации совещаний, заседаний и иных мероприятий с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации Ленинградской области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ от 15 мая 2013 года N 40-пг Об утверждении Порядка технического обеспечения и организации совещаний, заседаний и иных мероприятий с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации Ленинградской области В целях обеспечения подготовки и проведения совещаний, заседанийи иных мероприятий Губернатора Ленинградской области, членовПравительства Ленинградской области, руководителей органовисполнительной власти Ленинградской области с использованием системывидеоконференцсвязи п о с т а н о в л я ю: 1. Утвердить прилагаемый Порядок технического обеспечения иорганизации совещаний, заседаний и иных мероприятий с использованиемсистемы видеоконференцсвязи Администрации Ленинградской области. 2. Комитету по телекоммуникациям и информатизации Ленинградскойобласти осуществлять техническое обеспечение совещаний, заседаний ииных мероприятий с использованием системы видеоконференцсвязиАдминистрации Ленинградской области. 3. Контроль за исполнением постановления возложить на вице-губернатора Ленинградской области Бурлакова А.Д. Губернатор Ленинградской области А.Дрозденко Приложение УТВЕРЖДЕН постановлением Губернатора Ленинградской области от 15 мая 2013 года N 40-пг ПОРЯДОК технического обеспечения и организации совещаний, заседаний и иныхмероприятий с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации Ленинградской области 1. Общие положения 1.1. Настоящим Порядком определяются условия и порядоктехнического обеспечения и организации совещаний, заседаний и иныхмероприятий с использованием системы видеоконференцсвязи АдминистрацииЛенинградской области (далее - ВКС). 1.2. В настоящем Порядке применяются следующие понятия: система ВКС - комплекс программно-аппаратных средств, позволяющихпроводить прием и передачу видео- и (или) аудиоинформации междуучастниками сеанса ВКС; сеанс ВКС - организационное мероприятие в форме совещания,заседания и (или) иного мероприятия с дистанционным участиемприглашенных участников; организатор сеанса ВКС - Губернатор Ленинградской области, членыПравительства Ленинградской области, руководители органовисполнительной власти Ленинградской области либо лица, временно ихзамещающие; администратор ВКС - уполномоченное комитетом по телекоммуникациями информатизации Ленинградской области лицо, ответственное заподдержание работоспособности и управление системой ВКС; оператор ВКС - уполномоченное комитетом по телекоммуникациям иинформатизации Ленинградской области лицо, управляющее ходомпроведения сеанса ВКС; абонентский пункт - помещение, оборудованное программно-аппаратными средствами, подключенными к системе ВКС; технический сеанс ВКС - организационное мероприятие в форметестового дистанционного подключения приглашенных участников сеансаВКС; рабочий сеанс ВКС - организационное мероприятие в формесовещания, заседания или иного мероприятия с использованием системыВКС; технический специалист - лицо, ответственное за поддержаниеработоспособности и настройку оборудования системы ВКС в абонентскомпункте. 1.3. Система ВКС предназначена для проведения совещаний,заседаний и иных мероприятий (далее - мероприятия) органовисполнительной власти Ленинградской области с участием органовместного самоуправления. В случае необходимости и при наличиитехнической возможности допускается сопряжение системы ВКС с системамиВКС других органов и организаций. 1.4. Организацию технического сопровождения, администрирования иразвития системы ВКС осуществляет комитет по телекоммуникациям иинформатизации Ленинградской области (далее - комитет). 2. Порядок организации мероприятий с использованием системы ВКС 2.1. Организация сеансов ВКС проводится в соответствии стематическим планом основных мероприятий Правительства Ленинградскойобласти на квартал и календарным планом основных мероприятий органовисполнительной власти Ленинградской области, территориальных органовфедеральных органов исполнительной власти, Законодательного собранияЛенинградской области и Избирательной комиссии Ленинградской областина месяц. 2.2. В случае отсутствия сеанса ВКС в планах мероприятий,указанных в пункте 2.1 настоящего Порядка, организатор сеанса ВКС непозднее чем за три дня до даты мероприятия направляет в комитет заявкуна проведение мероприятия с использованием системы ВКС (далее -заявка) по форме согласно приложению к Порядку. 2.3. Администратор ВКС согласовывает дату, время ипродолжительность мероприятия с использованием системы ВКС, указанногов заявке, с аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградскойобласти. 2.4. В случае поступления нескольких заявок с совпадающими датойи временем проведения мероприятия решение о проведении сеансапринимается председателем комитета по согласованию с организаторамисеансов ВКС и аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградскойобласти. 2.5. Организатор сеанса ВКС не позднее чем за два рабочих дня додаты сеанса ВКС обеспечивает оповещение участников мероприятия иприглашенных лиц. 2.6. В случае проведения мероприятия с использованием системы ВКСпри возникновении чрезвычайной ситуации, иных экстренных мероприятийорганизатор сеанса ВКС согласовывает дату и время проведения сеансаВКС с председателем комитета и обеспечивает экстренное оповещениеучастников мероприятия. 2.7. Организаторы сеансов ВКС - руководители органовисполнительной власти Ленинградской области назначают лиц,уполномоченных взаимодействовать с комитетом по вопросам подготовки ипроведения мероприятий с использованием системы ВКС (далее -уполномоченное лицо), и направляют соответствующую информацию вкомитет. 2.8. При необходимости проведения регулярных сеансов ВКСуполномоченному лицу могут быть предоставлены права оператора ВКС исоответствующие права для доступа к системе ВКС. 2.9. Присутствие представителей средств массовой информации ипроведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи намероприятии организуются пресс-службой Губернатора и ПравительстваЛенинградской области (управлением) аппарата Губернатора иПравительства Ленинградской области по решению организатора сеансаВКС. 2.10. Абонентские пункты, участвующие в сеансе ВКС, должны иметьстатический ip-адрес, выданный администратором единой сети передачиданных Администрации Ленинградской области (далее - ЕСПД). 3. Порядок проведения мероприятий с использованием системы ВКС 3.1. Перед началом мероприятия с использованием системы ВКСпроводится технический сеанс ВКС. 3.2. Технический сеанс ВКС проводится оператором ВКС при участииуполномоченного лица организатора сеанса ВКС, а также техническихспециалистов в целях проверки работоспособности оборудованияабонентских пунктов, настройки рабочих положений камеры, уровнейзвука, доведения программы мероприятия до участников мероприятия иприглашенных лиц. 3.3. Технический сеанс ВКС начинается не менее чем за 45 минут доначала мероприятия, если иное не указано в заявке организатора ВКС, ипрекращается за пять минут до начала рабочего сеанса. 3.4. При проведении технического сеанса ВКС оператор ВКСотключает микрофоны во всех абонентских пунктах. 3.5. Рабочий сеанс ВКС начинается в соответствии с порядкомпроведения мероприятия. 3.6. Участники сеанса ВКС и приглашенные лица должны бытьобращены лицом к камере терминала, соблюдать рекомендации и сохранятьнастройки оборудования, полученные во время проведения техническогосеанса ВКС. Во время проведения мероприятия с использованием системы ВКСисключаются любые действия, мешающие проведению сеанса ВКС(передвижение, посторонние разговоры, открытие окон и дверей,использование мобильных устройств и любых видов телефонной связи). 3.7. В целях технического обслуживания системы ВКСадминистратором ВКС могут проводиться дополнительные техническиесеансы ВКС с техническими специалистами. 4. Обязанности администратора ВКС Администратор ВКС обязан: управлять конфигурацией и настройками оборудования системы ВКС, втом числе обновлением программного обеспечения и модернизациейоборудования; определять обязанности операторов ВКС; оказывать методическую и техническую помощь операторам ВКС итехническим специалистам в целях повышения качества и надежностисеансов ВКС; определять техническую возможность сопряжения системы ВКС ссистемами ВКС других органов и организаций, обеспечивать указанноесопряжение. 5. Обязанности оператора ВКС Оператор ВКС обязан: осуществлять оперативный контроль и управление работой системыВКС в ходе подготовки, проведения и завершения сеанса ВКС; осуществлять подключение (переключение, отключение) участниковсеанса ВКС; управлять раскладками экрана участников сеанса ВКС; незамедлительно оповещать администратора ВКС о возникновениитехнических неисправностей в работе системы ВКС; обеспечивать соблюдение настоящего Порядка. 6. Обязанности технического специалиста Технический специалист обязан: своевременно прибыть в абонентский пункт; включить и проверить работоспособность оборудования абонентскогопункта, а также соответствие ip-адреса абонентского пункта ip-адресу,выданному администратором ЕСПД; проверить текущую раскладку экрана абонентского пункта и принеобходимости сообщить оператору ВКС о ее отличии от полноэкранной; принять меры к устранению возникших неисправностей до началасеанса ВКС; при невозможности устранения возникших неисправностей до началасеанса ВКС проинформировать оператора ВКС; выполнить необходимые установки положения камеры ВКС абонентскогопункта; разъяснить необходимые действия при обращении к участнику сеансаВКС других участников, а также способ осуществления запроса напредоставление участнику сеанса ВКС голосового и видеопотока; наблюдать за активностью пользователей локальной сети в периодпроведения сеансов ВКС и ограничивать использование приложений,приводящих к росту загрузки канала передачи данных; незамедлительно ставить в известность оператора ВКС о разрывесвязи во время сеанса ВКС и о принимаемых мерах; обеспечивать соблюдение настоящего Порядка. Приложение к Порядку... ЗАЯВКА на проведение совещания, заседания или иного мероприятия с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации Ленинградской области 1. Организатор сеанса видеоконференцсвязи (далее - сеанс ВКС):______________________________________________________________________ 2. Тема (повестка дня) мероприятия: ___________________________________________________________________________________________________ 3. Фамилия, имя, отчество уполномоченного лица по вопросамподготовки и проведения сеанса ВКС: ________________________________________________________________________________________________________ 4. Адрес электронной почты уполномоченного лица: ______________________________________________________________________________________ 5. Номер телефона уполномоченного лица: _________________________ 6. Дата и время проведения сеанса ВКС: __________________________ 7. Длительность проведения сеанса ВКС: __________________________ 8. Количество абонентских пунктов, участвующих в сеансе ВКС:______________________________________________________________________ 9. Необходимость видеозаписи совещания (да/нет): ________________ 10. Необходимость аудиозаписи совещания (да/нет): _______________ ---------------------------- ------------- ----------------------- (наименование должности (подпись) (фамилия, инициалы) организатора сеанса ВКС) "____" _____________ 20___ года