Постановление Губернатора Ленинградской области от 26.09.2013 № 94-пг
О работе с электронными документами в системе электронного документооборота Ленинградской области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ от 26 сентября 2013 года N 94-пг О работе с электронными документами в системе электронного документооборота Ленинградской области В целях оптимизации деятельности органов исполнительной властиЛенинградской области п о с т а н о в л я ю: 1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с электроннымидокументами в системе электронного документооборота Ленинградскойобласти. 2. Установить, что с 1 ноября 2013 года осуществление работы сэлектронными документами в системе электронного документооборотаЛенинградской области является обязательным. 3. Внести в Инструкцию по делопроизводству в органахисполнительной власти Ленинградской области, утвержденнуюпостановлением Губернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005года N 253-пг (с изменениями), изменение, дополнив пункт 1.1 абзацемследующего содержания: "Порядок работы с электронными документами в системе электронногодокументооборота Ленинградской области, а также порядок согласования(визирования) проектов правовых актов Ленинградской области сиспользованием модуля системы электронного документооборотаЛенинградской области "Модуль согласования проектов правовых актовсистемы электронного документооборота Ленинградской области"определяются постановлением Губернатора Ленинградской области.". 4. Аппарату Губернатора и Правительства Ленинградской областиосуществлять контроль за деятельностью органов исполнительной властиЛенинградской области по организации работы с электронными документамив системе электронного документооборота Ленинградской области. 5. Аппарату Губернатора и Правительства Ленинградской области,комитету по телекоммуникациям и информатизации Ленинградской областиобеспечивать внедрение и развитие системы электронногодокументооборота Ленинградской области. 6. Органам исполнительной власти Ленинградской области до 15октября 2013 года определить ответственных за работу с электроннымидокументами в системе электронного документооборота Ленинградскойобласти, а также внести соответствующие изменения в должностныерегламенты (должностные инструкции). 7. Контроль за исполнением постановления возложить на аппаратГубернатора и Правительства Ленинградской области и комитет потелекоммуникациям и информатизации Ленинградской области. Губернатор Ленинградской области А.Дрозденко Приложение УТВЕРЖДЕН постановлением Губернатора Ленинградской области от 26 сентября 2013 года N 94-пг Порядок работы с электронными документами в системе электронного документооборота Ленинградской области 1. Общие положения 1.1. Порядок работы с электронными документами в системеэлектронного документооборота Ленинградской области (далее - Порядок)регулирует процесс создания и обмена электронными документами междуорганами исполнительной власти Ленинградской области, в том числе сиспользованием квалифицированной электронной подписи и (или)электронной подписи. 1.2. Подготовка и оформление проектов областных законов, проектовправовых актов Губернатора Ленинградской области, проектов правовыхактов Правительства Ленинградской области осуществляется всоответствии с Инструкцией по делопроизводству в органахисполнительной власти Ленинградской области, утвержденнойпостановлением Губернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005года N 253-пг, а также Порядком согласования (визирования) проектовправовых актов Ленинградской области с использованием модуля системыэлектронного документооборота Ленинградской области "Модульсогласования проектов правовых актов системы электронногодокументооборота Ленинградской области", утвержденным постановлениемГубернатора Ленинградской области. 1.3. В настоящем Порядке используются следующие термины: система электронного документооборота органов исполнительнойвласти Ленинградской области (далее - СЭД ЛО) - совокупность процессовсоздания электронных документов и обмена ими в органах исполнительнойвласти Ленинградской области с использованием информационной системы; участники СЭД ЛО - лица, замещающие государственные должностиЛенинградской области, органы исполнительной власти Ленинградскойобласти; пользователи СЭД ЛО - лица, замещающие государственные должностиЛенинградской области, работники органов исполнительной властиЛенинградской области, которым предоставлен доступ к СЭД ЛО; бумажная копия электронного документа - документ на бумажномносителе, полученный посредством распечатки электронного документа изаверенный лицом, обладающим полномочиями по заверению электронныхдокументов; электронная копия документа - документ на электронном носителе,полученный путем сканирования подлинника документа, подписанногоуполномоченным должностным лицом. Иные понятия используются в значениях, определенных действующимзаконодательством. 2. Организация работы участников СЭД ЛО с электронными документами, подписанными квалифицированной электронной подписью и (или) электронной подписью 2.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся вСЭД ЛО. 2.2. Электронные документы участников СЭД ЛО создаются сиспользованием квалифицированной электронной подписи и (или)электронной подписи в случае их адресации иным участникам СЭД ЛО. Электронные документы, обмен которыми происходит междупользователями СЭД ЛО одного участника СЭД ЛО, подписываются простойэлектронной подписью. В случае если адресатом созданного в СЭД ЛО электронногодокумента выступает субъект, не являющийся участником СЭД ЛО, такомуадресату направляется бумажная копия электронного документа. 2.3. В СЭД ЛО право квалифицированной электронной подписи(использования квалифицированной электронной подписи) имеютруководители органов исполнительной власти Ленинградской области, ихзаместители, а также уполномоченные лица. В СЭД ЛО право электронной подписи (использования электроннойподписи) имеют все пользователи СЭД ЛО. 2.4. Прием, регистрация и отправка электронных документов,поступающих в адрес Губернатора Ленинградской области, ПравительстваЛенинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области,вице-губернаторов Ленинградской области, осуществляется аппаратомГубернатора и Правительства Ленинградской области. 2.5. Прием, регистрация, обработка и отправка электронныхдокументов, поступающих в адрес органов исполнительной властиЛенинградской области, осуществляются службами делопроизводствасоответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области,обеспечивающими их деятельность. 2.6. Доставка и отправка электронных документов осуществляются поинформационно-телекоммуникационным сетям. 2.7. Электронные документы в службах делопроизводства участниковСЭД ЛО проходят первичную обработку и регистрацию. В СЭД ЛО электронные документы хранятся и передаются с ихрегистрационными данными, зафиксированными в электронной карточке. 2.8. Первичная обработка поступающих электронных документоввключает проверку правильности адресации (доставки) электронныхдокументов, проверку подлинности квалифицированной электронной подписии (или) электронной подписи (при наличии) с использованием средствинформационной системы аккредитованного удостоверяющего центра,проверку наличия указанных в тексте документа приложений. Не подлежат принятию электронные документы: не соответствующие требованиям оформления, установленнымИнструкцией по делопроизводству в органах исполнительной властиЛенинградской области, а также Порядком согласования (визирования)проектов правовых актов Ленинградской области с использованием модулясистемы электронного документооборота Ленинградской области "Модульсогласования проектов правовых актов системы электронногодокументооборота Ленинградской области"; направленные не по адресу; не содержащие приложений при указании в тексте электронногодокумента на их наличие. Об отказе в принятии электронного документа отправительэлектронного документа уведомляется не позднее одного рабочего дня содня принятия решения об отказе с указанием причин. По решению аппарата Губернатора и Правительства Ленинградскойобласти электронные документы, направленные не по адресу, могут бытьперенаправлены по назначению с обязательным уведомлением об этомотправителя не позднее одного рабочего дня со дня перенаправления. 3. Регистрация документов в СЭД ЛО 3.1. Внесение информации о документе при регистрации в СЭД ЛОосуществляется однократно. Документ, зарегистрированный в СЭД ЛО, имеет единую электроннуюкарточку. Участниками СЭД ЛО вносятся только сведения о номере и датерегистрации поступившего (исходящего) документа. 3.2. Единицей учета в СЭД ЛО является зарегистрированныйэлектронный документ. Регистрация электронных документов в СЭД ЛО осуществляется всоответствии с настоящим Порядком, Инструкцией по делопроизводству ворганах исполнительной власти Ленинградской области, правовыми актамиорганов исполнительной власти Ленинградской области. 3.3. При регистрации документа в СЭД ЛО: формируется электронная карточка документа, в которую путемзаполнения полей заносятся сведения о документе; документу присваивается регистрационный номер. Регистрация созданных или поступающих документов на бумажныхносителях включает в себя также создание электронных копий документови прикрепление их к электронной карточке документа. 3.4. Электронная карточка документа содержит полный наборреквизитов, предусмотренных государственным стандартом РоссийскойФедерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов". В случае если к документу прилагаются резолюции, они такжезаносятся в электронную карточку документа. 3.5. При поступлении созданного электронного документа кучастнику СЭД ЛО регистрация документа осуществляется путем присвоениявходящего номера и указания даты регистрации. Регистрация электронных документов осуществляется службамиделопроизводства участников СЭД ЛО в течение шести часов с момента ихпоступления. Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня ив праздничные дни, регистрируются в течение первых трех часовследующего рабочего дня. Пользователи СЭД ЛО регулярно, но не реже чем каждые четыре часаосуществляют проверку поступления новых электронных документов. 3.6. Создание электронных копий документов, поступивших кучастнику СЭД ЛО на бумажном носителе, осуществляется в течение одногорабочего дня с момента поступления. 3.7. В случаях, предусмотренных в пункте 2.8 настоящего Порядка,возврат электронных документов или их перенаправление осуществляется вдень поступления. 3.8. Регистрация исходящих документов в СЭД ЛО включает следующиедействия: заполнение полей электронной карточки документа; присвоение номера исходящему документу; создание электронной копии документа и прикрепление ее кэлектронной карточке документа (для документов на бумажных носителях). 3.9. В СЭД ЛО фиксируются дата и время отправки электронногодокумента, его регистрационный номер, сведения об отправителе(фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника СЭД ЛО). 3.10. При регистрации исходящего документа, являющегося ответомна входящий документ, исполнитель указывает в СЭД ЛО номер такоговходящего документа. 3.11. В случае если участником СЭД ЛО, не подключенным к СЭД ЛО,участнику СЭД ЛО - отправителю документа осуществлен возврат документас другой резолюцией, для повторно поступившего документа новаяэлектронная карточка документа не создается. Регистрация такого документа осуществляется путем регистрации егов качестве входящего документа в электронной карточке документа(заполнения специальных полей электронной карточки документа) суказанием новой резолюции. 4. Порядок работы в органах исполнительной власти Ленинградской области с бумажными копиями электронных документов 4.1. Бумажная копия электронного документа создается иудостоверяется собственноручной подписью уполномоченного должностноголица в случаях, если такой документ: адресован лицам, не являющимся участниками СЭД ЛО, в том числедолжностным лицам и государственным органам Российской Федерации,субъектов Российской Федерации, Законодательному собраниюЛенинградской области, органам местного самоуправления Ленинградскойобласти, органам власти иностранных государств и международныморганизациям, гражданам и юридическим лицам; удостоверяет наделение полномочиями (доверенность); фиксирует взаимные обязательства (договоры и соглашения)Ленинградской области; является документом строгой отчетности; подписан квалифицированной электронной подписью и (или)электронной подписью, подтверждение подлинности которых в СЭД ЛОневозможно; не может быть передан в СЭД ЛО по другим объективным причинам. 4.2. Изготовление бумажной копии электронного документаосуществляется службами делопроизводства участников СЭД ЛО. Содержание электронного документа и его бумажной копии должнобыть идентичным. 4.3. Бумажная копия электронного документа при отправке адресатамдолжна содержать оттиск печати участника СЭД ЛО, осуществившегоизготовление такой копии. Оттиск печати размещается на бумажной копии электронногодокумента рядом с реквизитом "Подпись". 4.4. Реквизитами печати являются: наименование участника СЭД ЛО, осуществившего изготовлениебумажной копии электронного документа; надпись "Для заверения документов" (для печатей службделопроизводства, обеспечивающих деятельность органов исполнительнойвласти Ленинградской области); номер печати (начиная с N 3). 4.5. Заверение бумажных копий электронных документовосуществляется работниками служб делопроизводства органовисполнительной власти Ленинградской области, уполномоченными заверятьэлектронные документы в соответствии с должностными регламентами. 4.6. Бумажная копия электронного документа хранится в деледокумента. 4.7. Направление документа лицам, не являющимся участниками СЭДЛО, осуществляется в общем порядке, предусмотренном Инструкцией поделопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградскойобласти. 5. Особенности работы в СЭД ЛО с электронными документами и резолюциями участников СЭД ЛО при осуществлении контрольных функций 5.1. В СЭД ЛО осуществляется контроль исполнения документов имногоуровневый контроль исполнения резолюций участников СЭД ЛО (далее- контроль). 5.2. На контроль может быть поставлено как исполнение отдельныхрезолюций, так и исполнение документа в целом. 5.3. Сроки исполнения отслеживаются автоматически. 5.4. Осуществление контроля включает в себя: постановку документов, резолюций на контроль; внесение текста резолюции в СЭД ЛО; внесение сроков исполнения документов, резолюций в СЭД ЛО; адресацию документов исполнителям в соответствии с резолюциями; проверку своевременности доведения документов, резолюций доисполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнениядокументов, резолюций; внесение данных о выполнении документов, резолюций в СЭД ЛО; просмотр документов, резолюций, по которым сроки исполненияпросрочены; снятие документов, резолюций с контроля; построение отчетов об исполнительской дисциплине; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов,резолюций. 5.5. При постановке документа на контроль в верхнем поле бланкарезолюции проставляется отметка словом "Контроль". 5.6. Исполнение документа, резолюции контролируется с моментапостановки на контроль. Структурное подразделение участника СЭД ЛО, осуществляющееконтроль, или работник, ответственный за осуществление контроля,проводит проверку своевременности доведения документа до исполнителя. 5.7. В течение срока исполнения документа, резолюцииосуществляются предварительные проверки и регулирование ходаисполнения документа, резолюции, результаты которых также фиксируютсяв электронной карточке документа. 5.8. Если документ, резолюция имеют конкретную дату исполнения,указанную в тексте, или документ, резолюция входят в переченьдокументов с общими сроками исполнения, отметка о контролепроставляется при регистрации. Документы, резолюции с индивидуальными сроками исполненияставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, которыйопределяет конкретный срок исполнения. 5.9. Снятие документа, резолюции с контроля осуществляетруководитель участника СЭД ЛО, установивший контроль, или по егопоручению структурное подразделение участника СЭД ЛО, осуществляющееконтроль. Снятие документа, резолюции с контроля оформляется отметкой обисполнении документа в электронной карточке документа. Документ, резолюция считаются исполненными и снимаются с контроляпосле фактического исполнения документа, резолюции по существу,документированного подтверждения исполнения и сообщения результатовзаинтересованным организациям и лицам. 5.10. В органах исполнительной власти Ленинградской областиосуществляется проведение мониторинга исполнительской дисциплины,результаты которого отражаются в отчетах, подготовленных при помощипрограммных средств. Для осуществления контрольных функций, а также для анализаисполнительской дисциплины используется рассылка формпредупредительного контроля и статистических данных в органыисполнительной власти Ленинградской области. 6. Порядок формирования дел и хранения электронных документов 6.1. Исполненные электронные документы систематизируются в дела всоответствии с номенклатурой дел участников СЭД ЛО. При составлении номенклатуры дел указывается информация о ведениидела в электронном виде. 6.2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранениюв СЭД ЛО в течение сроков, предусмотренных законодательством дляаналогичных документов на бумажных носителях, в установленном порядке. 6.3. Хранение электронных документов должно сопровождатьсяхранением соответствующих сертификатов ключей квалифицированнойэлектронной подписи и (или) электронной подписи и программногообеспечения, обеспечивающего возможность проверки квалифицированнойэлектронной подписи и (или) электронной подписи хранимых электронныхдокументов. 6.4. После истечения срока хранения электронных документов наосновании акта о выделении их к уничтожению электронные документы иинформация о них, зафиксированная в электронных карточках документов,подлежат уничтожению (удалению) из СЭД ЛО.7. Разграничение доступа пользователей СЭД ЛО к электронным документам 7.1. Группами пользователей СЭД ЛО являются: участники СЭД ЛО; служба делопроизводства участника СЭД ЛО; работники участника СЭД ЛО. 7.2. Права отдельных пользователей СЭД ЛО могут быть ограниченыили расширены по согласованию с руководителем структурногоподразделения участника СЭД ЛО. 7.3. Участники СЭД ЛО имеют следующие права: доступ к просмотру электронных карточек документов, сканированныхизображений всех документов, зарегистрированных в структурномподразделении участника СЭД ЛО; создание, утверждение резолюций; направление документов исполнителям; установление сроков исполнения документов, резолюций; определение пользователя СЭД ЛО, обладающего правами руководителяучастника СЭД ЛО. 7.4. Служба делопроизводства участника СЭД ЛО имеет следующиеправа: просмотр документов, резолюций, поступивших для регистрации вэлектронном виде; присвоение номера поступившему документу, резолюции; заполнение электронной карточки документа, резолюции; прикрепление электронного образа документа, резолюции кэлектронной карточке документа; внесение текста резолюции; постановка документов, резолюций на контроль с указанием срокових исполнения; снятие документов, резолюций с контроля; установка связей с другими документами. 7.5. Работники участника СЭД ЛО имеют следующие права: просмотр электронных карточек документов и электронных образовдокументов, резолюций, направленных исполнителю, а также всехсвязанных с ними документов; прикрепление электронного образа документа, резолюции кэлектронной карточке документа; направление документов, резолюций для исполнения; внесение сведений об исполнении документов, резолюций; просмотр электронных карточек документов, резолюций,зарегистрированных в структурном подразделении субъекта СЭД ЛО. 8. Ответственность за нарушение порядка электронного взаимодействия в СЭД ЛО 8.1. Отправитель электронного документа несет дисциплинарнуюответственность за содержание документа, наличие и корректностьреквизитов, соответствие электронной копии документа документу набумажном носителе, бумажной копии документа электронному документу,адресацию и использование ключа квалифицированной электронной подписии (или) электронной подписи. 8.2. Получатель электронного документа несет дисциплинарнуюответственность за невнесение или несвоевременное внесение вэлектронную карточку документа сведений о движении и исполненииэлектронного документа, а также за несогласованное дублированиеэлектронной карточки документа, ошибки, допущенные при заполненииэлектронной карточки документа, сканировании и направленииэлектронного документа не по адресу. 9. Защита информации с ограниченным доступом при использовании СЭД ЛО 9.1. При обмене электронными документами в СЭД ЛО должна бытьобеспечена защита персональных данных, сведений, доступ к которымограничен, в соответствии с действующим законодательством. 9.2. Предоставление электронного документа, содержащегоинформацию с ограниченным доступом, или его бумажной копии третьимлицам осуществляется в порядке, предусмотренном действующимзаконодательством для работы с обращениями граждан и юридических лиц.