Постановление Губернатора Ленинградской области от 13.02.2018 № 4-пг

 

постановление

 

ГУБЕРНАТОРА Ленинградскойобласти

 

 

 

от 13 февраля 2018 года № 4-пг

 

 

 

 

(В редакции Постановлений ГубернатораЛенинградской области

от13.05.2020 г. № 42-пг;

от31.10.2020 г. № 91-пг)

 

1. Утвердить иввести в действие с 1 января 2018 года прилагаемую Инструкцию поделопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее –Инструкция).

2.Ответственность за соблюдение требований Инструкции возложить на руководителейорганов исполнительной власти Ленинградской области.

3. Руководителяморганов исполнительной власти Ленинградской области ознакомить (под роспись)работников подразделений с Инструкцией.

4. Управлениюделами Правительства Ленинградской области изготовить по заявкам аппаратаГубернатора и Правительства Ленинградской области необходимое количествоэкземпляров Инструкции и печатно-бланочной продукции.

5. Признатьутратившими силу:

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29декабря 2005 года № 253-пг "Об утверждении Инструкции поделопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 7августа 2012 года № 87-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29августа 2013 года № 84-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 25сентября 2013 года № 90-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 22октября 2013 года № 100-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

постановление ГубернатораЛенинградской области от 10 июня2014 года № 40-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 7 июля2014 года № 51-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 1сентября 2014 года № 65-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 31октября 2014 года № 84-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 24февраля 2015 года № 6-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 5 марта2015 года № 10-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 18марта 2015 года № 14-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 25марта 2015 года № 17-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

пункт 2 постановленияГубернатора Ленинградской области от 31марта 2015 года № 18-пг "Об утверждении Порядка взаимодействияорганов исполнительной власти Ленинградской области, должностных лиц Ленинградскойобласти при рассмотрении обращений граждан";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 3 июня2015 года № 33-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области";

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 8 июня2015 года № 35-пг "О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области".

6. Контроль заисполнением постановления возложить на вице-губернатора Ленинградской области –руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

 

 

Губернатор Ленинградской области

А.Дрозденко

 

 

УТВЕРЖДЕНА

постановлениемГубернатора

Ленинградскойобласти

от 13 февраля2018 года № 4-пг

(приложение)

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

поделопроизводству в органах исполнительной власти

Ленинградскойобласти

 

(В редакции Постановлений Губернатора Ленинградской области

от13.05.2020 г. № 42-пг;

от31.10.2020 г. № 91-пг)

 

Раздел 1. Общиеположения

 

1.1. НастоящаяИнструкция устанавливает систему документирования и организации работы с документамив органах исполнительной власти Ленинградской области (далее также –Администрация Ленинградской области), в том числе определяет:

основные правилаподготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения в органахисполнительной власти Ленинградской области служебных документов и приложенныхк ним материалов несекретного характера (далее – документы, материалы);

порядокрассмотрения в органах исполнительной власти Ленинградской области обращенийгосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, а такжедолжностных лиц соответствующих органов и организаций;

основные правилаподготовки, оформления, порядок согласования проектов правовых актовГубернатора Ленинградской области и проектов правовых актов ПравительстваЛенинградской области (далее – проекты правовых актов), проектов областныхзаконов и проектов федеральных законов, подписания, регистрации и опубликованияпринятых областных законов, правовых актов Губернатора Ленинградской области иправовых актов Правительства Ленинградской области.

1.2. Положениянастоящей Инструкции не распространяются на порядок оформления, согласованиядокументов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. В целяхавтоматизации делопроизводства в Администрации Ленинградской областиприменяется система электронного документооборота Ленинградской области (далее– СЭД ЛО).

Документооборотмежду органами исполнительной власти Ленинградской области осуществляется вэлектронном виде по СЭД ЛО. Передача документов по иным каналам связи и (или)на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральнымиили областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативнымиправовыми актами, настоящей Инструкцией установлено требование о необходимостисоставления документа исключительно на бумажном носителе.

При передачеэлектронных документов между органами исполнительной власти Ленинградскойобласти документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью(далее – ЭП) должностного лица – автора документа. Электронная копия документаможет быть заверена ЭП должностного лица, зарегистрировавшего документ в СЭДЛО.

Ответственностьза неправомерное подписание электронного документа ЭП несет владелец ключа ЭП.

Получение по СЭДЛО электронного документа, подписанного ЭП или созданного в виде электроннойкопии документа, является достаточным условием, позволяющим установитьавторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.

Все действия,производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, подписание(визирование), постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списаниедокумента в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются врегистрационной карточке СЭД ЛО. При этом к регистрационной карточке в обязательномпорядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графическихдокументов – формата Pdf или Tif; для текстовых документов – Doc, Docx, Xls,Xlsx).

1.4. Правила ипорядок работы с документами и материалами, установленные настоящей Инструкцией,обязательны для всех лиц, замещающих государственные должности Ленинградскойобласти, должности государственной гражданской службы Ленинградской области ииные должности в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее –работники).

Работники несутответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранностьнаходящихся на исполнении или хранении документов (материалов) и неразглашениесодержащихся в них сведений (служебной информации).

1.5. Организациядокументационного обеспечения деятельности Губернатора Ленинградской области иПравительства Ленинградской области, организационно-методическое руководствоорганизацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в СЭД ЛО на основеединой политики в Администрации Ленинградской области, а также контроль засоблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются управлениемделопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области(далее – управление делопроизводства).

Инструктивныематериалы управления делопроизводства по вопросам организации исовершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков инарушений в делопроизводстве, обязательны для исполнения во всех органахисполнительной власти Ленинградской области.

По вопросам организациидокументационного обеспечения управление делопроизводства взаимодействует сгосударственными органами, органами местного самоуправления, государственнымиорганизациями.

1.6.Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатацию технологической инфраструктуры,информационной безопасности электронного документооборота АдминистрацииЛенинградской области возлагается на Комитет цифровогоразвития Ленинградской области. Инструктивные материалы Комитета цифрового развития Ленинградской области повопросам совершенствования эксплуатации и информационной безопасностиэлектронного документооборота обязательны для исполнения во всех органахисполнительной власти Ленинградской области. (Вредакции Постановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

1.7.Секретариаты вице-губернаторов Ленинградской области, заместителей ПредседателяПравительства Ленинградской области осуществляют учет, регистрацию,рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, поступивших изуправления делопроизводства и органов исполнительной власти Ленинградскойобласти, а также их хранение и сдачу в государственный архив.

1.8. Ответственностьза организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящейИнструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на руководителейорганов исполнительной власти Ленинградской области.

Органамиисполнительной власти Ленинградской области прием, отправка, учет, регистрация,рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, их хранение и сдачав государственный архив осуществляются самостоятельно в соответствии стребованиями настоящей Инструкции.

1.9. Документыпостоянного срока хранения, временного хранения (свыше 10 лет), созданные в СЭДЛО, при подготовке для передачи на хранение в государственный архив переносятсяна бумажный носитель с графическим отображением сертификатов электронныхподписей должностных лиц, подписавших документы, и заверяются печатью органаисполнительной власти Ленинградской области и личной подписью должностноголица, ответственного за делопроизводство.

1.10. Ведениеделопроизводства в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляетсяструктурными подразделениями соответствующих органов, осуществляющими функциипо обеспечению делопроизводства, или отдельными работниками, на которыхдолжностными регламентами возложены обязанности ответственных заделопроизводство в соответствующих органах (далее – ответственные заделопроизводство).

Положения оструктурных подразделениях органов исполнительной власти Ленинградской области,осуществляющих функции по обеспечению делопроизводства, а также должностныерегламенты ответственных за делопроизводство разрабатываются с учетом настоящейИнструкции и утверждаются руководителями соответствующих органов.

1.11. Вположениях о структурных подразделениях органов исполнительной властиЛенинградской области, осуществляющих функции по обеспечению делопроизводства,и должностных регламентах ответственных за делопроизводство должны содержатьсяследующие функции и основные обязанности:

ведение СЭД ЛОоргана исполнительной власти;

прием и учет(регистрация) входящих документов и материалов (корреспонденции);

учет(регистрация) документов внутреннего делопроизводства органа исполнительнойвласти;

представлениевходящих документов и материалов на рассмотрение руководителю органаисполнительной власти или иному работнику органа исполнительной власти (далее –уполномоченный работник);

направление всоответствии с указаниями (резолюцией) руководителя органа исполнительнойвласти и руководителя структурного подразделения этого органа документов иматериалов работнику, назначенному ответственным за работу с ними (далее –исполнитель);

прием отисполнителя документов и материалов, в том числе проектов документов (решений)органа исполнительной власти Ленинградской области, для представления их надоклад, рассмотрение (подписание) руководителю этого органа или уполномоченномуработнику;

учет(регистрация) исходящих документов (решений) органа исполнительной власти,обеспечение их доставки или передача для отправки адресатам;

ввод вэлектронную базу данных информации о движении документов;

контроль запрохождением и сроками исполнения документов внутри органа исполнительнойвласти Ленинградской области;

подготовка исвоевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел органа исполнительнойвласти, согласование номенклатуры дел с уполномоченным органом исполнительнойвласти Ленинградской области в области архивного дела;

ведение,формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

обеспечениехранения, комплектования, учета и использования архивных документов,составление сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения (поличному составу) на основании описей дел структурных подразделений органаисполнительной власти (спустя два года завершения их делопроизводством),подготовка и передача архивных дел в государственный архив, составление отборочныхактов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения в установленномпорядке;

ежемесячнаяпроверка наличия документов, дел и изданий с грифом "Для служебногопользования";

обеспечениехранения, учета и использования бланочной продукции, печатей и штампов органаисполнительной власти;

представление ваппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области сведений опрохождении и исполнении документов, а также получение такого рода информации;

консультированиеработников органа исполнительной власти по вопросам делопроизводства.

1.12. Всеподготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской области проектыдокументов (решений) до их принятия (подписания) относятся к материалам,содержащим служебную информацию.

1.13. Передачалюбым третьим лицам копий документов и материалов, зарегистрированныхструктурным подразделением органа исполнительной власти Ленинградской области,осуществляющим функции по обеспечению делопроизводства, допускается только поуказанию (разрешению) руководителя этого органа.

Взаимодействие спредставителями средств массовой информации, в том числе передача им какой-либослужебной информации, копий документов или материалов, осуществляетсяруководителем органа исполнительной власти Ленинградской области или уполномоченнымработником в порядке, установленном Губернатором Ленинградской области.

1.14. В случаеутраты зарегистрированных в управлении делопроизводства документов илиматериалов руководитель органа исполнительной власти Ленинградской областиобязан письменно проинформировать об этом управление делопроизводства суказанием причин утраты.

1.15. Правовыеакты органов исполнительной власти Ленинградской области по вопросаморганизации делопроизводства в этих органах не должны противоречить настоящейИнструкции.

1.16.Определения терминов, применяемых в делопроизводстве, содержатся в национальномстандарте Российской Федерации "ГОСТ Р. 7.0.8-2013. Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивноедело. Термины и определения".

 

Раздел 2. Составуправленческих документов

АдминистрацииЛенинградской области

 

2.1.Деятельность Администрации Ленинградской области обеспечивается системойвзаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяетсякомпетенцией органов исполнительной власти Ленинградской области, порядкомразрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характеромвзаимодействия между органами исполнительной власти Ленинградской области идругими государственными органами, органами местного самоуправления иорганизациями.

Функцииуправления в Администрации Ленинградской области реализуются с помощьюорганизационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовыеакты Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области,отраслевых, территориальных и иных органов исполнительной власти Ленинградскойобласти, распорядительные, организационные и информационно-справочныедокументы.

2.2.Распорядительные документы.

Распорядительныйдокумент – вид документа, в котором фиксируются решения административных иорганизационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения ирегулирования деятельности Администрации Ленинградской области, не утвержденныеправовыми актами.

Краспорядительным документам относятся:

решениясовещательных, консультативных и координационных органов;

поручениядолжностных лиц и др.

2.3.Организационные документы.

Организационныедокументы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденныеправовыми актами.

Организационныедокументы, как правило, утверждаются должностным лицом, в компетенцию которогоили в компетенцию возглавляемого (представляемого) им органа входит обязанностьрегулирования соответствующего вопроса.

Корганизационным документам относятся:

положение оструктурном подразделении органа исполнительной власти Ленинградской области;

правила;

инструкция(методические рекомендации);

регламент (в томчисле должностной регламент (должностная инструкция);

план (дорожнаякарта).

2.3.1.Положение, правила, инструкция (методические рекомендации), регламент.

Положениепринимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные междусобой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилахустанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции(методических рекомендациях) излагается порядок осуществления какой-либодеятельности или порядок применения положений законодательных и иныхнормативных правовых актов.

В регламентеустанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения, одновременно спорядком осуществления какой-либо деятельности или порядком примененияуказанных в нем норм и требований.

2.3.2. План(дорожная карта).

План (дорожнаякарта) – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ илимероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретныхисполнителей.

2.4.Информационно-справочные документы.

Информационно-справочныедокументы – документы, содержащие справочную и иную необходимую информацию,являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительныхдокументов.

Кинформационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебноеписьмо;

акт;

докладная,объяснительная или служебная записка;

стенограмма;

отчет и другиедокументы информационно-справочного характера.

2.4.1. Протокол.

Протокол –документ, констатирующий определенные факты, предназначенный для фиксации ходарассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных,совещательных, координационных, экспертных и других органов.

Протоколсоставляется на основании записей, произведенных во время совещания(заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисовдокладов и выступлений, справок, проектов решений.

2.4.2. Служебноеписьмо.

Служебное письмов Администрации Ленинградской области подготавливается как:

ответ овыполнении поручения Губернатора Ленинградской области;

исполнениепоручения Губернатора Ленинградской области в связи с обращениями граждан;

ответ наофициальный запрос государственного органа, органа местного самоуправления илиорганизации;

инициативноеписьмо.

2.4.3. Акт.

Акт – документ,составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты илисобытия.

2.4.4.Докладная, объяснительная или служебная записка.

Докладнаязаписка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса свыводами и предложениями составителя.

Объяснительнаязаписка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебнаязаписка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

2.4.5.Стенограмма.

Стенограмма –дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях,собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методомстенографии или звукозаписи.

2.4.6. Отчет.

Отчет –документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполненияпланов, заседаний, командировок и других мероприятий.

 

Раздел 3.Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора Ленинградскойобласти и Правительства

Ленинградскойобласти

 

3.1.Правовой акт Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградскойобласти – официальный документ, устанавливающий правовые нормы (правилаповедения) или иные правовые решения, принятый соответствующим должностнымлицом или органом в пределах их компетенции, имеющий форму официальногодокумента с реквизитами правового акта (указание формы, субъекта издания,наименования, даты и номера).

Правовыеакты Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской областииздаются в соответствующей форме (постановление, распоряжение) и по характеруподразделяются на нормативные и имеющие ненормативный характер правовые акты.

3.2.Проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области и ПравительстваЛенинградской области (далее также – правовой акт, проект правового акта)проходят подготовку и согласование на бумажном или электронном носителе.

Набумажном носителе подлежит согласованию проект правового акта:

содержащегоинформацию ограниченного распространения с грифом "Для служебногопользования" (далее – гриф "ДСП");

покадровым вопросам, предусматривающего назначение, освобождение, перемещение нагосударственные должности Ленинградской области, должности государственнойгражданской службы Ленинградской области и должности, не являющиеся должностямигосударственной гражданской службы Ленинградской области, с регистрацией в СЭДЛО;

повопросам награждения государственными и ведомственными наградами, поощренияценными подарками, денежного поощрения и материального стимулированияработников Администрации Ленинградской области, с регистрацией в СЭД ЛО;

повопросам проведения служебных и иных проверок в отношении государственныхгражданских служащих Ленинградской области, привлечения их к дисциплинарной ииной установленной федеральными законами ответственности, с регистрацией в СЭДЛО.

Иныепроекты правовых актов проходят согласование в электронном виде посредством СЭДЛО.

Вотдельных случаях по письменному согласованию начальника управленияделопроизводства возможно согласование проекта правового акта на бумажном носителе.

3.3.Подготовка проекта правового акта осуществляется на основании действующихфедеральных и областных законов и принятых в соответствии с ними подзаконныхактов, поручений Губернатора Ленинградской области либо в инициативном порядкеорганом исполнительной власти Ленинградской области, ответственным заразработку проекта правового акта (далее – ответственный орган).

3.4.Вид правового акта определяется ответственным органом при подготовке проекта иможет быть изменен комитетом правового обеспечения Ленинградской области в ходесогласования проекта.

3.5.Порядок внесения на заседание Правительства Ленинградской области проектовправовых актов Правительства Ленинградской области и их принятия определяетсяРегламентом Правительства Ленинградской области.

3.6.Организацию согласования проекта правового акта осуществляет ответственныйорган.

Ответственныйорган вправе принимать на рассмотрение проекты правовых актов, предложенныетерриториальными органами федеральных органов исполнительной власти, другимигосударственными органами, органами местного самоуправления или инымизаинтересованными лицами.

3.7.Ответственным органом по разработке проектов правовых актов по кадровымвопросам и по вопросам гражданской службы является аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области (управление государственной службы икадров).

3.8.Персональную ответственность за соответствие содержания проекта правового актадействующему федеральному законодательству и областному законодательству,правилам юридико-технического оформления документов, а также за своевременноесогласование проекта правового акта несет руководитель ответственного органа.

3.9.Разработку, обеспечение согласования и доработку проекта правового актаосуществляет назначенный руководителем ответственного органа работник (далее внастоящем разделе – исполнитель).

3.10.Проект правового акта, оформленный на бумажном носителе и состоящий более чемиз одного листа, сшивается и полистно визируется исполнителем и руководителемответственного органа.

3.11.Проект правового акта регистрируется ответственным органом в СЭД ЛО, для чегосоздается регистрационная карточка проекта документа (далее – РКПД). Присоздании РКПД правового акта исполнитель заполняет информационные поля"Исполнитель", "Содержание", "Состав".

Вполе "Файлы" прикрепляется текст проекта правового акта в формате"doc" или "docx", заверенный ЭП руководителя органаисполнительной власти Ленинградской области, инициировавшего подготовку проектаправового акта. Файл с текстом проекта правового акта должен иметь название суказанием даты по форме "00-00-0000_Проект постановления(распоряжения)".

Вполе "Связки" устанавливаются связки с поручением (разрешением),краткой информацией к проекту правового акта.

Вполе "Адресаты" исполнитель указывает адресатов, которым необходимообеспечить рассылку проекта правового акта для согласования (визирования) и составляет очередность ("маршрут")согласования. По типу очередности согласование может быть либопоследовательное, либо параллельное ("веерное согласование").

"Веерноесогласование" не применяется при направлении проекта правового акта насогласование в комитет правового обеспечения Ленинградской области,руководителю аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области,начальнику управления делопроизводства. После завершения процедуры"веерного согласования" проект правового акта направляетсяпоследовательно в комитет правового обеспечения, руководителю аппаратаГубернатора и Правительства Ленинградской области и начальнику управления делопроизводства.

3.12.Согласованный проект правового акта с прилагаемыми к нему документами,проставленной визой исполнителя направляется по СЭД ЛО в протокольный отделуправления делопроизводства (далее – протокольный отдел).

Протокольныйотдел проверяет:

наличиеприлагаемых к проекту замечаний (заключений), о которых имеется отметка в листесогласования, или которые должны прилагаться к проекту в соответствии снастоящей Инструкцией;

наличиев РКПД информации о необходимости официального опубликования принятого правовогоакта.

Приотсутствии замечаний к проекту правового акта начальник протокольного отделапринимает его в работу.

3.13.Согласование (визирование) проекта правового акта производится в целяхобеспечения соответствия его содержания действующему федеральномузаконодательству и областному законодательству, правилам юридико-техническогооформления документов, а также предотвращения возможности нанесения ущербаинтересам Российской Федерации, Ленинградской области и законным интересамтретьих лиц.

3.14.Согласование (визирование) проекта правового акта должностным лицом оформляетсясогласующей визой, которая включает его личную подпись (или ЭП), расшифровкуподписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименованиедолжности согласующего лица.

Срокдействия согласующей визы составляет не более шести месяцев (при согласованиипроектов, связанных со строительством, реконструкцией, расширением икапитальным ремонтом объектов недвижимости, предоставлением объектовнедвижимости на инвестиционных условиях, установкой памятников, – не более 12месяцев) с даты проставления согласующей визы до представления в комитетправового обеспечения Ленинградской области. Если срок действия визы истек,проект подлежит повторному согласованию (визированию) соответствующимсогласующим лицом.

3.15.Согласование (визирование) проекта правового акта может осуществлятьсяследующими согласующими лицами:

должностнымилицами Ленинградской области (далее – внутреннее согласование);

должностнымилицами федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов,органов местного самоуправления и заинтересованных организаций (далее – внешнеесогласование).

3.16.Согласование (визирование) проекта правового акта в обязательном порядке должноосуществляться следующими согласующими лицами:

1) вотношении всех проектов правовых актов:

руководителемответственного органа;

вице-губернаторомЛенинградской области, членом Правительства Ленинградской области, курирующим(возглавляющим) ответственный орган;

вице-губернаторомЛенинградской области, членом Правительства Ленинградской области,руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области, указанными впроекте, либо в компетенции которых находятся вопросы, регулируемыесоответствующим проектом;

председателемкомитета правового обеспечения Ленинградской области (путем проставления впроекте согласующей визы и приложения к проекту подписанных им заключений опроведении правовой (юридической) экспертизы проекта и антикоррупционнойэкспертизы проекта нормативного правового акта);

вице-губернаторомЛенинградской области – руководителем аппарата Губернатора и ПравительстваЛенинградской области (далее – руководитель аппарата) (в его отсутствие –лицом, исполняющим обязанности руководителя аппарата);

начальникомуправления делопроизводства;

2) вотношении проектов правовых актов, регулирующих отдельные вопросы:

председателемкомитета специальных программ Ленинградской области в случае, если проектсвязан с защитой государственной тайны и (или) содержит сведения, отнесенные кгосударственной тайне в соответствии с Перечнем сведений, отнесенных кгосударственной тайне, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от30 ноября 1995 года № 1203 (путем проставления в проекте согласующей визы иприложения к проекту подписанного им заключения о проведении экспертизысодержащейся в проекте информации, предназначенной к открытому опубликованию),а также проектов правовых актов Ленинградской области об утверждении положенийоб органах исполнительной власти Ленинградской области, к полномочиям и (или)функциям которых отнесено осуществление деятельности в сфере защитыгосударственной тайны и мобилизационной подготовки, проектов правовых актовЛенинградской области об утверждении внутренней структуры и штатного расписанияорганов исполнительной власти Ленинградской области, в которых предусмотреныштатные мобилизационные органы и (или) мобилизационные работники, проектов правовыхактов по кадровым вопросам, предусматривающих назначение на государственныедолжности Ленинградской области, должности государственной гражданской службыЛенинградской области и должности, не являющиеся должностями государственнойгражданской службы Ленинградской области; (В редакции Постановления ГубернатораЛенинградской области от31.10.2020 г. № 91-пг)

первымзаместителем Председателя Правительства Ленинградской области – председателемкомитета финансов (в его отсутствие – лицом, исполняющим обязанностипредседателя комитета) в случае, если принятие проекта влечет расходованиесредств областного бюджета Ленинградской области или в проектепредусматриваются действия по распоряжению или отчуждению государственногоимущества Ленинградской области либо приобретению имущества в собственностьЛенинградской области;

заместителемПредседателя Правительства Ленинградской области –председателем комитетаэкономического развития и инвестиционной деятельности (в его отсутствие –лицом, исполняющим обязанности председателя комитета) в случае, если проекттребует проведения в установленном порядке процедуры оценки регулирующеговоздействия (путем проставления в проекте согласующей визы и приложения кпроекту подписанного им заключения о проведении оценки регулирующеговоздействия проекта) или если в проекте предусматриваются действия пораспоряжению или отчуждению государственного имущества Ленинградской областилибо приобретению имущества в собственность Ленинградской области;

председателемЛенинградского областного комитета по управлению государственным имуществом вслучае, если в проекте предусматриваются действия по распоряжению илиотчуждению государственного имущества Ленинградской области либо приобретениюимущества в собственность Ленинградской области;

абзац;(Исключен - Постановление Губернатора Ленинградской области от17.04.2020 г. № 36-пг)

председателем Комитета цифрового развития Ленинградской области ,если в проекте правового акта предусматриваются мероприятия по использованиюинформационно-коммуникационных технологий, созданию, развитию, модернизации,эксплуатации информационных систем и информационно-телекоммуникационнойинфраструктуры, осуществляемые органами исполнительной власти Ленинградскойобласти. (В редакции Постановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

3.17.Рассмотрение проекта правового акта осуществляется председателем комитета правовогообеспечения Ленинградской области до его согласования руководителем аппарата иначальником управления делопроизводства при наличии согласующих подписей иныхдолжностных лиц, указанных в пункте 3.16 настоящей Инструкции.

3.18.Экспертиза содержащейся в проекте правого акта информации, предназначенной коткрытому опубликованию, осуществляется председателем комитетаспециальных программ Ленинградской области до рассмотрения проектаправового акта председателем комитета правового обеспечения Ленинградскойобласти. (В редакции Постановления Губернатора Ленинградской области от31.10.2020 г. № 91-пг)

3.19.Проект постановления Правительства Ленинградской области, не предусмотренный крассмотрению на заседании Правительства Ленинградской области, подлежитсогласованию (визированию) не менее чем половиной членов его состава, в томчисле обязательному согласованию (визированию) первым заместителем ПредседателяПравительства Ленинградской области – председателем комитета финансов.

Вслучае если проект правового акта Правительства Ленинградской области вноситсяна заседание Правительства Ленинградской области, в РКПД делается запись"Вносится на заседание Правительства Ленинградской области".

3.20.Необходимый состав согласующих лиц, определяемый в соответствии с требованиямипунктов 3.16 и 3.19 настоящей Инструкции, при оформлении проекта правового актана бумажном носителе указывается на лицевой стороне последнего листа проекта, апри отсутствии места – на оборотной стороне этого листа.

3.21.Дата передачи проекта правового акта на рассмотрение согласующему лицу приоформлении проекта на бумажном носителе указывается в РКПД и в маршрутном листе(приложение 1 к настоящей Инструкции).

3.22.Рассмотрение проекта правового акта согласующим лицом (кроме рассмотренияпредседателем комитета правового обеспечения Ленинградской области, Комитетафинансов Ленинградской области, Комитета экономического развития иинвестиционной деятельности Ленинградской области, Комитетацифрового развития Ленинградской области ) осуществляется в течениетрех рабочих дней со дня передачи проекта на согласование (визирование), еслииной срок не установлен Губернатором Ленинградской области, при этом деньпоступления проекта правового акта на согласование и день передачисогласованного проекта правового акта не учитываются в срок рассмотренияправового акта согласующим лицом.  (В редакцииПостановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

3.23.Рассмотрение проекта правового акта в Комитете финансов Ленинградской области,Комитете экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградскойобласти , Комитете цифрового развития Ленинградской области осуществляется в течение пяти рабочих дней со дня его передачи на рассмотрение,если иной срок не установлен Губернатором Ленинградской области, при этом деньпоступления проекта правового акта на согласование и день передачисогласованного проекта правового акта не учитываются в срок рассмотренияправового акта согласующим лицом. Рассмотрение проекта правового акта вкомитете правового обеспечения Ленинградской области в целях проведенияправовой (юридической) и антикоррупционной экспертизы и согласования(визирования) председателем указанного комитета осуществляется в течение семирабочих дней со дня его передачи на рассмотрение, если иной срок не установленГубернатором Ленинградской области, при этом деньпоступления проекта правового акта на согласование и день передачисогласованного проекта правового акта не учитываются в срок рассмотренияправового акта согласующим лицом. (В редакцииПостановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

Заключениекомитета правового обеспечения Ленинградской области не требуется в случаеположительного результата правовой (юридической) экспертизы проекта правовогоакта (кроме проекта областного закона), закрепленного визой председателякомитета правового обеспечения Ленинградской области на проекте правового акта,по вопросам государственной гражданской службы, о расходовании бюджетныхсредств, награждении или присвоении почетного звания, по вопросам распоряженияконкретным объектом государственного имущества Ленинградской области, об отменеили признании утратившим силу действующего правового акта Ленинградскойобласти, о внесении изменений и (или) дополнений в действующий правовой актЛенинградской области.

3.24.Согласующее лицо несет ответственность за нарушение установленных сроков согласованияпроекта правового акта.

3.25.Согласование проекта правового акта о признании утратившим силу действующегоправового акта или о внесении изменений в действующий правовой акт в случае,если правовой акт был оспорен в суде или опротестован прокурором, другиминадзорными или контролирующими органами либо признан судом недействующимполностью или в части, должно быть полностью завершено до истечения срока,установленного комитетом правового обеспечения Ленинградской области.

3.26.Проект правового акта не должен приниматься согласующим лицом на рассмотрениепри отсутствии:

припередаче через СЭД на электронном носителе – ЭП исполнителя, ЭП руководителяответственного органа и ЭП вице-губернатора Ленинградской области или членаПравительства

 Ленинградской области,курирующего (возглавляющего) ответственный орган;

припередаче на бумажном носителе – подписи исполнителя внизу лицевой стороныкаждого листа проекта, подписей руководителя ответственного органа,вице-губернатора Ленинградской области или члена Правительства Ленинградскойобласти, курирующего (возглавляющего) ответственный орган.

Насогласование проект принимается с приложением на электронном и (или) бумажномносителе следующих документов:

1)пояснительной записки с указанием статей (пунктов, частей, подпунктов)федеральных и (или) областных законов, предоставляющих субъекту издания (взависимости от вида правового акта – Губернатору Ленинградской области илиПравительству Ленинградской области) полномочия регулировать соответствующиеправоотношения, а также конкретных целей принятия правового акта и сведений оналичии в областном бюджете Ленинградской области средств на их достижение(если принятие проекта не предполагает расходование средств областного бюджетаЛенинградской области, указывается данное обстоятельство).

Впояснительной записке к проекту нормативного правового акта, в отношениикоторого не требуется проводить процедуру оценки регулирующего воздействия,указывается об отсутствии такой необходимости;

2)технико-экономического обоснования, а для проектов правовых актов,предусматривающих выделение бюджетных средств, уменьшение доходов областногобюджета Ленинградской области, перемещение бюджетных средств, возникновение,прекращение или изменение долговых обязательств, предоставление государственногоимущества Ленинградской области или приобретение имущества в собственностьЛенинградской области, также обязательно приложение следующих документов(материалов):

сметырасходов,

проектадоговора (соглашения), действующего договора (соглашения) инвестиционногопроекта,

расчетовпотребности бюджетных ассигнований по каждому направлению расходов (собоснованием),

материалов,содержащих сведения об источниках финансового обеспечения дополнительныхрасходов в текущем финансовом году, в очередном финансовом году и плановомпериоде, а также за пределами планового периода, в случае если срок реализациирешений, предлагаемых к принятию проектом правового акта, выходит за пределыпланового периода,

расчетовувеличения (уменьшения) поступлений налогов, сборов (пошлин), иных платежей вобластной бюджет Ленинградской области,

расчетовизменений целевых показателей государственных программ Ленинградской области,обусловленных изменениями доходов или расходов областного бюджета Ленинградскойобласти (в том числе при перераспределении расходов),

финансово-экономическогои (или) статистического анализа текущей ситуации по решениям, предлагаемым кпринятию проектом правового акта;

3)заключения об оценке регулирующего воздействия Комитета экономического развитияи инвестиционной деятельности Ленинградской области в отношении проектанормативного правового акта, затрагивающего вопросы осуществленияпредпринимательской и инвестиционной деятельности;

4)документов и (или) материалов, которые должны быть приложены к проектуправового акта в соответствии с требованиями федерального законодательства илиобластного законодательства, либо при отсутствии которых невозможно установитьправомерность принятия соответствующего правового акта;

4.1)в отношении проекта правового акта, связанного с переводом земель или земельныхучастков из одной категории в другую, а также геологическим изучением,использованием и охраной недр – двух образцов картографических материалов,сформированных с использованием геоинформационной системы "Фондпространственных данных Ленинградской области" в масштабных диапазонах от1:75000 до 1:150000 и от 1:10000 до 1:30000, которые содержат сведения ограницах земельного участка, ближайших населенных пунктах, объектахтранспортной, инженерной инфраструктуры и иных географических объектах;(Дополнен - Постановление Губернатора Ленинградской области от13.05.2020 г. № 42-пг)

5)копии правового акта, в который вносятся изменения (в случае если данныйправовой акт не размещен в информационно-правовых системах);

6)замечаний к проекту правового акта, о которых есть отметки в листесогласования, а также ответные заключения на них ответственного органа;

7)маршрутного листа (в случае оформления и согласования проекта правового акта набумажном носителе).

3.27.Передача проекта правового акта на рассмотрение согласующему лицуосуществляется исполнителем через СЭД ЛО, а при оформлении на бумажном носителе– через приемную согласующего лица либо через канцелярию возглавляемого иморгана исполнительной власти Ленинградской области. В этом случае отметка вмаршрутном листе о времени и дате приема-передачи проекта заверяется подписямипередавшего и получившего лица.

3.28.Внешнее согласованиев зависимости от содержания проекта правового акта осуществляется:

с федеральнымиорганами исполнительной власти, их территориальными органами, органамигосударственной власти других субъектов Российской Федерации, инымигосударственными органами в случаях, когда такое согласование предусмотренофедеральными законами или иными федеральными нормативными актами, областнымизаконами или иными нормативными актами Ленинградской области, договорами(соглашениями), в том числе соглашениями о передаче полномочий;

с органамиместного самоуправления или организациями в случаях, когда такое согласованиепредусмотрено федеральными законами, иными федеральными нормативными актами,областными законами, иными нормативными актами Ленинградской области либодоговорами (соглашениями) с этими органами или организациями;

сгосударственными унитарными предприятиями или государственными учреждениямиЛенинградской области, если в проекте правового акта содержится поручение в ихадрес;

с другими лицамии организациями в случае указания их в тексте проекта правового акта.

3.29. Проект правовогоакта, подготовленный в соответствии с поручением (резолюцией) ГубернатораЛенинградской области, должен иметь ЭП или визы всех соисполнителей, указанныхв поручении (резолюции).

3.30.Определять полноту согласования проекта правового акта и при необходимостипринимать решение о дополнительном согласовании вправе:

руководительаппарата;

председателькомитета правового обеспечения Ленинградской области;

начальникуправления делопроизводства.

3.31.Согласование (визирование) проекта правового акта осуществляется в СЭД ЛО вРКПД с применением ЭП.

Согласование(визирование) проекта правового акта на бумажном носителе оформляетсяпроставлением подписи согласующего лица с указанием даты подписания. Приналичии замечаний и (или) предложений по проекту правового акта делаютсяотметки "с заключением" или "с замечаниями". Замечанияприкрепляются к РКПД документа и подписываются согласующим лицом с применениемЭП. В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе ониизлагаются на отдельном листе, подписываются согласующим лицом, прилагаются кдокументу и передаются исполнителю. Отказ согласующего лица от согласования(визирования) не допускается.

3.32.В случае если отрицательное заключение к проекту правового акта отозвано,замечания устранены либо сняты, делается отметка "заключениеотозвано", "замечания сняты" или "замечания учтены",которая заверяется ЭП должностного лица.

3.33.После устранения замечаний и внесения изменений в проект правового актасоздается новая версия проекта правового акта, которую исполнитель направляетповторно на согласование (визирование) согласующему лицу, внесшему замечания.Повторное рассмотрение проекта не должно превышать трех рабочих дней.

Новаяверсия проекта правового акта с учтенными замечаниями, размещенная исполнителемв СЭД ЛО, согласовывается (визируется):

руководителемответственного органа;

согласующимлицом, внесшим замечание;

инымисогласующими лицами в порядке "веерного согласования".

3.34.В случае если замечания ответственным органом не принимаются, к проектуправового акта прилагается заключение на имеющиеся замечания, заверенное ЭПруководителя ответственного органа.

3.35. Руководительаппарата или начальник управления делопроизводства вправе возвратитьисполнителю проект правового акта, если проект подготовлен с нарушениемтребований настоящей Инструкции.

3.36.Внесение изменений нередакционного характера в текст проекта правового актапосле согласования (визирования) проекта председателем комитета правовогообеспечения Ленинградской области не допускается.

3.37.При наличии всех согласующих виз проект правового акта, согласованный в СЭД ЛО,направляется в протокольный отдел для подготовки проекта к выпуску и последующего представления Губернатору Ленинградскойобласти для подписания.

Одновременнос передачей проекта правового акта в протокольный отдел исполнитель заполняетуказатель рассылки по форме, разработанной протокольным отделом.

3.38.Проект правового акта представляется на подпись Губернатору Ленинградскойобласти после проведения лингвистической экспертизы текста проекта и егоредактирования в протокольном отделе.

3.39.Текст проекта правового акта после редактирования печатается на бланках установленнойформы.

3.40.Текст проекта правового акта, напечатанный на бланке установленной формы, сприлагаемыми документами представляется начальником управления делопроизводствадля доклада Губернатору Ленинградской области.

3.41.Проект правового акта, отклоненный Губернатором Ленинградской области илиимеющий замечания Губернатора Ленинградской области, возвращается протокольнымотделом исполнителю.

3.42.Губернатором Ленинградской области может быть изменена процедура подготовки,согласования, оформления и выпуска подписываемого правового акта, о чемруководителем аппарата делается запись на проекте.

3.43.Подписанный Губернатором Ленинградской области правовой акт возвращается вуправление делопроизводства для окончательного оформления, рассылки, официальногоопубликования, а также для передачи текста правового акта с целью размещения винформационно-правовых системах "Гарант", "КонсультантПлюс", "Кодекс" и иных информационно-правовых системах всоответствии с заключенными договорами (соглашениями).

3.44.Подписанному правовому акту присваивается порядковый номер по единой нумерации,которая ведется с начала и до конца календарного года раздельно для каждоговида правового акта.

3.45.Электронная копия принятого правового акта рассылается управлением делопроизводстваадресатам в соответствии с указателем рассылки в электронном виде сиспользованием СЭД ЛО. В случае поступления проекта правового акта на бумажномносителе копия правового акта заверяется печатью управления делопроизводства инаправляется адресатам согласно указателю рассылки.

Копиипринятых правовых актов в обязательном порядке направляются вице-губернаторамЛенинградской области и заместителям Председателя Правительства Ленинградскойобласти.

Есликопия правового акта направляется организации, не предусмотренной в указателерассылки, исполнитель дополняет указатель рассылки сведениями о наименованииданной организации и ее почтовом адресе.

3.46.Копия правового акта, отменяющего (признающего утратившим силу) или изменяющегоранее принятый правовой акт, направляется адресатам, которым ранее рассылаласькопия ныне отмененного (признанного утратившим силу) или измененного правовогоакта, или их правопреемникам.

3.47.Рассылка копии правового акта взамен разосланной производится по указанию начальникауправления делопроизводства.

3.48.Подписанный Губернатором Ленинградской области правовой акт с прилагаемыми кнему документами, комплект которых сформировался на стадии согласования(визирования) проекта, а также указателем рассылки хранится в протокольномотделе до сдачи в установленном порядке в архив.

3.49. Официальноеопубликование правовых актов Губернатора Ленинградской области и правовых актовПравительства Ленинградской области осуществляется в порядке, установленномнормативными правовыми актами Ленинградской области.

3.50.Положения настоящего раздела применяются также для согласования проектовдоговоров, соглашений, писем и иных документов, подписываемых ГубернаторомЛенинградской области, если иное не установлено другими разделами настоящейИнструкции или иными нормативными правовыми актами.

 

Раздел 4.Подготовка и оформление законопроектов для внесения Губернатором Ленинградскойобласти в Законодательное собрание Ленинградской области. Работа с областнымизаконами, направленными Губернатору Ленинградской области для подписания иопубликования

 

4.1. Подготовкапроекта областного закона для внесения Губернатором Ленинградской области вЗаконодательное собрание Ленинградской области (далее – законопроект)осуществляется на основании правового акта Губернатора Ленинградской области,Правительства Ленинградской области, поручения Губернатора Ленинградскойобласти, плана законопроектной деятельности ответственным органомисполнительной власти Ленинградской области либо иным органом исполнительнойвласти Ленинградской области в инициативном порядке.

4.2. Координацияработы по подготовке законопроектов и контроль за выполнением плановзаконопроектных работ осуществляются аппаратом Губернатора и ПравительстваЛенинградской области.

4.3. Для организацииразработки законопроектов по решению Губернатора Ленинградской области могутсоздаваться межведомственные комиссии, в состав которых включаются работникисоответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области, а также посогласованию представители территориальных органов федеральных органовисполнительной власти, других государственных органов, органов местногосамоуправления и заинтересованных организаций, депутаты Законодательногособрания Ленинградской области, депутаты Государственной Думы ФедеральногоСобрания Российской Федерации и независимые эксперты.

4.4. Текстзаконопроекта разрабатывается с учетом Методических рекомендаций поюридико-техническому оформлению законопроектов, направленных письмом АппаратаГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября2003 года № вн2-18/490.

4.5. Всезаконопроекты в обязательном порядке проходят процедуру регистрации,согласования в СЭД ЛО в соответствии с требованиями раздела 3 настоящейИнструкции.

4.6. Для докладаГубернатору Ленинградской области перед внесением законопроекта вЗаконодательное собрание Ленинградской области с текстом законопроектапредставляются следующие документы:

1) обоснованиенеобходимости принятия областного закона, включающее развернутую характеристикузаконопроекта, его целей и основных положений, места в системе действующегозаконодательства, а также прогноз социально-экономических, социальных и иныхпоследствий принятия данного областного закона;

2) справка осостоянии законодательства в данной сфере правового регулирования собязательным указанием пунктов, частей, статей Конституции РоссийскойФедерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, УставаЛенинградской области и действующих областных законов, в целях реализации и всоответствии с которыми будет принят областной закон;

3) переченьобластных законов и иных действующих нормативных правовых актов Ленинградскойобласти, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие данногозакона;

4) предложения оразработке нормативных правовых актов Ленинградской области, принятие которыхнеобходимо для реализации данного закона;

5)финансово-экономическое обоснование принятия областного закона с прогнозомвеличины расходов областного бюджета и (или) местных бюджетов, которыенеобходимы для его реализации, а также величины доходов либо величинывыпадающих расходов областного бюджета и (или) местных бюджетов, которые могутвозникнуть в результате его реализации;

6) заключение обоценке регулирующего воздействия Комитета экономического развития иинвестиционной деятельности Ленинградской области в отношении законопроектов,затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционнойдеятельности;

7) заключениекомитета правового обеспечения Ленинградской области о результатах правовой(юридической) экспертизы законопроекта;

8) заключение Комитета цифрового развития Ленинградской области опроведении в отношении законопроекта оценки по критериям, утвержденнымпостановлением Правительства Ленинградской области от 30 декабря 2014 года№ 641 "О координации мероприятий по использованиюинформационно-коммуникационных технологий в деятельности органов исполнительнойвласти Ленинградской области" (в случае если в законопроектепредусматриваются мероприятия по использованию информационно-коммуникационныхтехнологий, созданию, развитию, модернизации, эксплуатации информационныхсистем и информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, осуществляемыеорганами исполнительной власти Ленинградской области);(В редакции Постановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

9) заключениегосударственного учреждения "Государственный экспертный институтрегионального законодательства" (далее – экспертный институт) орезультатах правовой (юридической) экспертизы законопроекта;

10) проектписьма Губернатора Ленинградской области в адрес Законодательного собранияЛенинградской области;

11) распоряжениеПравительства Ленинградской области об одобрении законопроекта в случаерассмотрения законопроекта Правительством Ленинградской области;

12) текстзакона, который отменяется либо в который вносятся изменения.

4.7.Законопроекты, имеющие отрицательное заключение вице-губернатора Ленинградскойобласти или заместителя Председателя Правительства Ленинградской области,комитета правового обеспечения Ленинградской области и (или) экспертногоинститута, возвращаются ответственному органу для доработки либо подготовкиотзыва на отрицательное заключение.

Законопроекты,подлежащие процедуре оценки регулирующего воздействия и не имеющие заключенияоб оценке регулирующего воздействия Комитета экономического развития иинвестиционной деятельности Ленинградской области, возвращаются ответственномуоргану для доработки.

4.8.Вице-губернатор Ленинградской области или заместитель ПредседателяПравительства Ленинградской области, отвечающий за разработку законопроекта,вправе принять решение о формировании, персональном составе и сроках работысогласительной комиссии.

Если вустановленный вице-губернатором Ленинградской области или заместителемПредседателя Правительства Ленинградской области срок согласительной комиссиейзаконопроект не доработан или не устранены все замечания по нему, разработчикзаконопроекта докладывает об имеющихся разногласиях Губернатору Ленинградскойобласти, который принимает решение в отношении законопроекта.

4.9.Законопроект и документы, указанные в пункте 4.6 настоящей Инструкции,представляются для доклада Губернатору Ленинградской области через протокольныйотдел при наличии всех необходимых согласований и положительных заключений.

4.10. Послеподписания письма Губернатора Ленинградской области в адрес Законодательногособрания Ленинградской области копии законопроекта и приложенных к немудокументов направляются вице-губернатору Ленинградской области по внутреннейполитике.

4.11.Поступивший от Законодательного собрания Ленинградской области или субъектовзаконодательной инициативы проект областного закона, на который в соответствиисо статьей 31 Устава Ленинградской области должно быть получено заключениеГубернатора Ленинградской области, направляется управлением делопроизводства вдень регистрации Губернатору Ленинградской области, копия проекта направляетсяв комитет правового обеспечения Ленинградской области для подготовки проектазаключения Губернатора Ленинградской области.

Для подготовкитакого заключения комитет правового обеспечения Ленинградской области вправезапрашивать информацию от любых органов исполнительной власти Ленинградскойобласти и устанавливать сроки представления информации.

Проектзаключения на проект областного закона должен быть представлен комитетомправового обеспечения Ленинградской области для доклада ГубернаторуЛенинградской области не позднее чем за три дня до окончания срока,установленного в пункте 3 статьи 31 Устава Ленинградской области.

4.12. Меры подоработке (внесению изменений) проекта областного закона, который уже внесен вЗаконодательное собрание Ленинградской области, и приложенных к нему материаловосуществляются органами исполнительной власти Ленинградской области только посогласованию с комитетом правового обеспечения Ленинградской области ивице-губернатором Ленинградской области по внутренней политике.

Органамисполнительной власти Ленинградской области запрещается по собственнойинициативе направлять в Законодательное собрание Ленинградской областидокументы и материалы к проектам областных законов, которые уже внесены вЗаконодательное собрание Ленинградской области.

4.13. ПринятыйЗаконодательным собранием Ленинградской области областной закон подлежитрегистрации в отделе служебной корреспонденции, постраничному визированию внижней части оборотной стороны каждого листа председателем комитета правовогообеспечения Ленинградской области, вице-губернатором Ленинградской области повнутренней политике и руководителем профильного органа исполнительной властиЛенинградской области.

Завизированныйобластной закон представляется аппаратом Губернатора и ПравительстваЛенинградской области на подписание Губернатору Ленинградской области непозднее чем за три дня до окончания срока, установленного в пункте 1 статьи 33Устава Ленинградской области.

4.14. Попоручению Губернатора Ленинградской области или по собственной инициативекомитет правового обеспечения Ленинградской области проводит правовую(юридическую) экспертизу принятого Законодательным собранием Ленинградскойобласти областного закона до его подписания Губернатором Ленинградской области.

В случаеотрицательного результата такой экспертизы комитет правового обеспеченияЛенинградской области готовит служебную записку и проект письма ГубернатораЛенинградской области в Законодательное собрание Ленинградской области оботклонении областного закона и представляет их Губернатору Ленинградскойобласти не позднее чем за три дня до окончания срока, установленного в пункте 1статьи 33 Устава Ленинградской области.

4.15.Официальное опубликование подписанных Губернатором Ленинградской областиобластных законов осуществляется в порядке, установленном нормативнымиправовыми актами Ленинградской области.

4.16. Копииподписанных Губернатором Ленинградской области областных законов направляютсяадресатам согласно указателю рассылки.

4.17. Подлинникиподписанных Губернатором Ленинградской области областных законов с другимидокументами, связанными с рассмотрением и принятием областных законов, а такжеуказатели рассылки хранятся в протокольном отделе до их сдачи в архив вустановленном порядке.

 

Раздел 5. Подготовкаи оформление проектов федеральных законов

для внесенияГубернатором Ленинградской области

вЗаконодательное собрание Ленинградской области

 

5.1. Подготовкапроекта федерального закона (далее – проект федерального закона) для внесенияГубернатором Ленинградской области в Законодательное собрание Ленинградскойобласти осуществляется на основании поручения Губернатора Ленинградской областиответственным органом исполнительной власти Ленинградской области либо иныморганом исполнительной власти Ленинградской области в инициативном порядке(далее – разработчик проекта федерального закона).

5.2. Дляорганизации разработки проектов федеральных законов по решению ГубернатораЛенинградской области могут создаваться рабочие группы, в состав которыхвключаются работники соответствующих органов исполнительной властиЛенинградской области, работники государственных учреждений Ленинградскойобласти, а также по согласованию представители территориальных органовфедеральных органов исполнительной власти, других государственных органов,органов местного самоуправления и заинтересованных организаций, депутатыЗаконодательного собрания Ленинградской области, депутаты Государственной ДумыФедерального Собрания Российской Федерации и независимые эксперты.

5.3. Текст проектафедерального закона разрабатывается с учетом Методических рекомендаций поюридико-техническому оформлению законопроектов, направленных письмом АппаратаГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября 2003 года № вн2-18/490.

5.4. Все проектыфедеральных законов в обязательном порядке подлежат согласованию с экспертныминститутом и комитетом правового обеспечения Ленинградской области. Порядоксогласования определяется в соответствии с требованиями раздела 3 настоящейИнструкции с учетом особенностей, предусмотренных разделом 5 настоящейИнструкции.

5.5. Для докладаГубернатору Ленинградской области перед внесением проекта федерального закона вЗаконодательное собрание Ленинградской области с текстом проекта федеральногозакона представляются следующие документы и материалы:

1) пояснительнаязаписка к проекту федерального закона, содержащая предмет законодательногорегулирования и изложение концепции предлагаемого проекта федерального закона,а также мотивированное обоснование необходимости принятия или одобрения проектафедерального закона;

2) переченьзаконов Российской Федерации и законов РСФСР, федеральных законов и иныхнормативных правовых актов РСФСР и Российской Федерации, подлежащих признаниюутратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятиемданного федерального закона;

3)финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта федеральногозакона, реализация которого потребует материальных затрат);

4) заключениекомитета правового обеспечения о результатах правовой (юридической) экспертизыпроекта федерального закона;

5) экспертноезаключение экспертного института о результатах научно-правовой экспертизыпроекта федерального закона;

6) проектсопроводительного письма Губернатора Ленинградской области в адресЗаконодательного собрания Ленинградской области.

5.6. Проектыфедеральных законов, имеющие отрицательное заключение экспертного института,комитета правового обеспечения Ленинградской области, возвращаютсяразработчикам проектов федеральных законов для доработки либо подготовки отзывана отрицательное заключение.

5.7. Разработчикпроекта федерального закона вправе принять решение о формированиисогласительной комиссии, ее персональном составе и сроках ее работы.

Если вустановленный срок согласительной комиссии не удалось доработать проектфедерального закона или устранить замечания по проекту федерального закона,разработчик проекта федерального закона докладывает об имеющихся разногласияхГубернатору Ленинградской области для принятия решения.

5.8. Проектфедерального закона, прилагаемые документы и материалы представляются длядоклада Губернатору Ленинградской области через протокольный отдел при наличиивсех необходимых согласований и положительных заключений либо отзывов на отрицательныезаключения.

5.9. Послеподписания сопроводительного письма Губернатора Ленинградской области в адресЗаконодательного собрания Ленинградской области копии проекта федеральногозакона и приложенных к нему документов, материалов направляются разработчикупроекта федерального закона, председателю комитета правового обеспеченияЛенинградской области.

5.10. Порядоквнесения и рассмотрения проектов федеральных законов в Законодательном собранииЛенинградской области определяется Регламентом Законодательного собранияЛенинградской области.

 

Раздел 6.Порядок работы с судебными актами, актами

прокурорскогореагирования, иными официальными обращениями контрольно-надзорных органов

 

6.1. В настоящемразделе определены особенности работы с судебными актами (определения,постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявлениями илижалобами в суд, представлениями и протестами прокурора, документами иныхконтрольно-надзорных органов, которые направлены непосредственно в адресГубернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области.

Положениянастоящего раздела не распространяются на судебные акты (определения,постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявления или жалобы всуд, представления и протесты прокурора, документы иных контрольно-надзорныхорганов, адресованные конкретному органу исполнительной власти Ленинградскойобласти, должностному лицу Ленинградской области, руководителю государственногоунитарного предприятия или государственного учреждения Ленинградской области.

6.2.Любой из указанных в пункте 6.1 настоящей Инструкции документов регистрируетсяуправлением делопроизводства в день поступления и незамедлительно направляетсяГубернатору Ленинградской области, а его копия – в комитет правовогообеспечения Ленинградской области.

Приотсутствии поручения Губернатора Ленинградской области комитет правовогообеспечения Ленинградской области в течение трех дней должен определитьответственный за исполнение орган исполнительной власти Ленинградской области(далее в настоящем разделе – исполняющий орган) и направить посредством СЭД ЛОв его адрес письмо с указанием сроков и порядка реагирования на поступившийдокумент, а также копию документа.

6.3.Исполняющий орган в установленные комитетом правового обеспечения Ленинградскойобласти сроки направляет посредством СЭД ЛО в комитет правового обеспеченияслужебную записку и при необходимости – согласованный в установленном порядке(кроме согласования комитета правового обеспечения Ленинградской области)проект документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.).

Вслучае положительного результата правовой (юридической) экспертизы проектадокумента комитет правового обеспечения Ленинградской области представляет егоГубернатору Ленинградской области для подписания.

6.4.Комитет правового обеспечения Ленинградской области самостоятельно и в срочномпорядке подготавливает проект ответа на указанные в пункте 6.1 настоящейИнструкции документы и при необходимости проекты правовых актов в следующихслучаях:

пропускисполняющим органом срока, установленного комитетом правового обеспеченияЛенинградской области;

представлениеисполняющим органом несогласованного или не полностью согласованного проектадокумента (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.);

отрицательныйрезультат правовой (юридической) экспертизы проекта документа (ответа,договора, правового акта, отзыва и т.д.), который был представлен исполняющиморганом.

Подготовленныйкомитетом правового обеспечения Ленинградской области проект правового актаможет быть представлен на подпись Губернатору Ленинградской области безсогласования.

6.5.В случае если руководитель органа исполнительной власти Ленинградской областине согласен с содержанием судебного акта, заявления или жалобы в суд,представления или протеста прокурора, официальных документов надзирающих иликонтролирующих органов, он обязан:

письменноуведомить об этом комитет правового обеспечения Ленинградской области;

организоватьучастие подчиненных ему работников в судебном разбирательстве и (или) иныхпроцессуальных действиях;

обеспечитьработников органа исполнительной власти доверенностями, материалами идокументами, необходимыми для участия в судебном разбирательстве и (или) иныхпроцессуальных действиях.

6.6.Руководитель исполняющего органа, допустивший пропуск срока, установленногокомитетом правового обеспечения Ленинградской области, либо представившийкомитету правового обеспечения Ленинградской области несогласованный или неполностью согласованный проект документа (ответа, договора, правового акта,отзыва и т.д.), несет дисциплинарную ответственность.

 

Раздел7. Подготовка и согласование проектов писем и телеграмм ГубернатораЛенинградской области и Правительства

Ленинградскойобласти

 

7.1.Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области и ПравительстваЛенинградской области подготавливаются и визируются исполнителями, проходятпроцедуру согласования в СЭД ЛО с применением ЭП руководителями соответствующихорганов исполнительной власти Ленинградской области и вице-губернаторами Ленинградскойобласти, членами Правительства Ленинградской области, курирующимисоответствующие органы.

Фамилияисполнителя и номер его служебного телефона располагаются на оборотной сторонепоследнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу.

7.2.Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или ПравительстваЛенинградской области в адрес Президента Российской Федерации, ПредседателяПравительства Российской Федерации, его заместителей, руководителей федеральныхорганов исполнительной власти передаются в протокольный отдел длясоответствующей подготовки, в том числе редактирования и оформления на бланкеустановленной формы, к подписанию Губернатором Ленинградской области.

7.3.Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или ПравительстваЛенинградской области в федеральные органы государственной власти по бюджетнымвопросам проходят согласование в Комитете финансов Ленинградской области, повопросам участия в федеральных целевых программах и вопросам налогообложения –в Комитете экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградскойобласти.

7.4.Руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области, подготовившегопроект письма Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградскойобласти, представляет перечень документов (копий), которые следует направить вПредставительство Правительства Ленинградской области при ПравительствеРоссийской Федерации с копией письма, и передает их в отдел по работе сослужебной корреспонденцией управления делопроизводства (далее – отдел по работесо служебной корреспонденцией).

7.5. Письма,телеграммы или факсимильные сообщения, адресованные одновременно всемруководителям органов исполнительной власти Ленинградской области либо органовместного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области (кромеподписанных Губернатором Ленинградской области или руководителем аппарата),рассылаются только по согласованию с руководителем аппарата.

7.6. Оформление,регистрация и отправка служебных документов осуществляются в соответствии сразделом 11 настоящей Инструкции.

 

Раздел 8.Контроль исполнения правовых актов, поручений

и другихдокументов Губернатора Ленинградской области

и ПравительстваЛенинградской области

 

8.1. Контролюподлежат все поступившие в Администрацию Ленинградской области документы,требующие исполнения.

8.2. Правовыеакты Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области,поручения Губернатора Ленинградской области, поступившие в АдминистрациюЛенинградской области документы, имеющие особую значимость, ставятся наконтроль Губернатора Ленинградской области (далее – контрольные документы).

 Контрольныедокументы регистрируются в СЭД ЛО сектором контроля исполнения распорядительныхдокументов управления координации и оперативного анализа аппарата Губернатора иПравительства Ленинградской области. При постановке документа на контроль врегистрационной карточке документа делается отметка о контроле буквой"К" или словом "Контроль" и после регистрации документнаправляется по СЭД ЛО на исполнение назначенному Губернатором Ленинградскойобласти исполнителю из числа вице-губернаторов Ленинградской области, членовПравительства Ленинградской области, руководителей органов исполнительнойвласти Ленинградской области (далее в настоящем разделе – ответственныйисполнитель).

Если поручениеГубернатора дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителемявляется должностное лицо, указанное в поручении первым или против фамилиикоторого стоит пометка "Отв.", "Свод", "Созыв".

8.3. Контрольисполнения контрольных документов осуществляют аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области, а также отраслевые, территориальные и иныеорганы исполнительной власти Ленинградской области в соответствии с их полномочиями.

8.4. Учет иконтроль по срокам и существу исполнения, анализ и обобщение поступающей на имяГубернатора Ленинградской области информации о ходе и результатах исполненияконтрольных документов, подготовку соответствующих предложений для доклада ГубернаторуЛенинградской области осуществляет аппарат Губернатора и ПравительстваЛенинградской области.

8.5. Контрольисполнения поручений вице-губернаторов Ленинградской области, членовПравительства Ленинградской области осуществляют их секретариаты (приемные).

8.6. Срокисполнения документа указывается непосредственно в документе или в поручении.

Порученияподлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретнойдатой исполнения – в указанный срок;

имеющие пометку"Срочно" – в 3-дневный срок;

имеющие пометку "Оперативно"– в 10-дневный срок;

остальные – всрок не более 30 дней;

по поручениямПрезидента Российской Федерации – в порядке и сроки, установленные ГубернаторомЛенинградской области;

по поручениямПравительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении.

Если последнийдень срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручениеподлежит исполнению не позднее ближайшего рабочего дня, следующего занерабочим.

8.7. Еслиинформация представлена позже указанного срока исполнения поручения, такоепоручение считается просроченным, что является основанием для применения кответственному исполнителю мер дисциплинарной ответственности.

8.8. Исполнениепо документам, указанным в пункте 6.1 настоящей Инструкции, осуществляется всроки, установленные в разделе 6 настоящей Инструкции, и в сроки, установленныекомитетом правового обеспечения Ленинградской области.

8.9. В случаеесли в ходе исполнения поручения возникли обстоятельства, препятствующиенадлежащему исполнению поручения в установленный срок, ответственныйисполнитель незамедлительно представляет на имя Губернатора Ленинградскойобласти доклад об исполнении поручения с указанием причин, препятствующихсвоевременному исполнению поручения, конкретных мер, принимаемых дляобеспечения исполнения поручения и предложений о продлении срока исполненияпоручения.

8.10. При уходев отпуск, убытии в командировку, в случае перемещения или увольнения сдолжности, а также, при наличии возможности, в случае болезни работник,ответственный за исполнение документа или поручения, обязан уведомить своегонепосредственного руководителя или руководителя органа исполнительной властиЛенинградской области обо всех имеющихся у него документах и поручениях,передать их ответственному за делопроизводство или по согласованию снепосредственным руководителем – другому работнику.

8.11.Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и своевременноеисполнение данного поручения, организует и координирует работу по егоисполнению, а также определяет порядок подготовки и согласования материалов,представляемых Губернатору Ленинградской области в связи с исполнением этогопоручения.

8.12.Соисполнитель поручения представляет ответственному исполнителю информацию оходе исполнения поручения в части, его касающейся, не позднее чем за пять днейдо даты истечения срока исполнения поручения, при наличии пометки"Срочно" – не позднее чем за один рабочий день до даты истечения3-дневного срока исполнения либо в иной срок, установленный в запросе ответственногоисполнителя.

8.13. В целяхисполнения поручения ответственный исполнитель вправе сформировать рабочуюгруппу из представителей соисполнителей поручения, представителей другихзаинтересованных органов исполнительной власти Ленинградской области иорганизаций (по согласованию) и (или) назначить рабочее совещание с указаннымипредставителями.

При наличииразногласий между соисполнителями по поводу исполнения поручения ответственныйисполнитель в обязательном порядке проводит согласительное совещание с участиемруководителей органов исполнительной власти Ленинградской области –соисполнителей поручения или их заместителей.

Организацию ипроведение рабочих и (или) согласительных совещаний обеспечивают работники,ответственные за исполнение поручения.

8.14.Ответственный исполнитель представляет на имя Губернатора Ленинградской областидоклад об исполнении поручения, а также через СЭД ЛО направляет в адресзаинтересованных лиц копию доклада и приложенные к нему документы и материалы.

Если исполнениепоручения завершилось изданием правового акта, Губернатору Ленинградскойобласти направляется копия правового акта.

8.15. Доклады обисполнении поручения, в том числе содержащие ходатайства о продлении сроковисполнения поручения и (или) снятии поручения с контроля, до их представленияГубернатору Ленинградской области анализируются и обобщаются в аппаратеГубернатора и Правительства Ленинградской области, который вырабатываетсоответствующие рекомендации для Губернатора Ленинградской области.

Руководительаппарата вправе ходатайствовать о продлении сроков исполнения поручения илиснятии поручения с контроля.

Если в докладеоб исполнении поручения нет достаточных оснований для продления сроковисполнения поручения или снятия поручения с контроля, а также сведений онадлежащем исполнении поручения, руководитель аппарата вправе вернуть такойдокумент ответственному исполнителю на доработку.

8.16. Поручениеснимается с контроля на основании резолюции Губернатора Ленинградской области.Информация о снятии поручения с контроля доводится аппаратом Губернатора иПравительства Ленинградской области до ответственного исполнителя.

8.17. Обобщеннаяинформация о выполнении поручений доводится до Губернатора Ленинградскойобласти руководителем аппарата.

 

Раздел 9. Прием,учет, регистрация и распределение

документов иматериалов, поступивших на имя Губернатора

Ленинградскойобласти и Правительства Ленинградской области

 

9.1. Особенностиработы с электронными документами.

9.1.1.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД ЛО участникамиСЭД ЛО.

Документооборотв Администрации Ленинградской области осуществляется в электронном виде по СЭДЛО. Передача документов по иным каналам связи или на бумажном носителе недопускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законамилибо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, либонастоящей Инструкцией установлено требование о необходимости составлениядокумента исключительно на бумажном носителе.

Обменэлектронными документами, отправляемыми и поступающими по системемежведомственного электронного документооборота, осуществляется в соответствиис нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а такжеметодическими рекомендациями Министерства цифровогоразвития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации службыохраны Российской Федерации. (В редакции ПостановленияГубернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

Обменэлектронными документами с организациями, не являющимися участниками СЭД ЛО, игражданами может осуществляться с использованием электронной почты.

Документы,поступающие от граждан и организаций в Администрацию Ленинградской области набумажном носителе, регистрируются управлением делопроизводства в СЭД ЛО и послесканирования и создания электронных образов документов направляются по СЭД ЛОна рассмотрение адресату. Включение электронного образа документа в СЭД ЛОвозможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образадокумента его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образаподлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника,выполняющего данную процедуру.

9.1.2. Подтверждениесоответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом,который содержит сведения о сертификате ЭП, в том числе номер сертификата,фамилию владельца ЭП, срок действия сертификата, а также название СЭД ЛО,которая является местом хранения документа.

9.1.3.Составление, оформление и согласование проектов электронных документовосуществляются по общим правилам, установленным в настоящей Инструкции вотношении аналогичных документов на бумажном носителе.

9.1.4. Дляподтверждения подлинности электронных документов в Администрации Ленинградскойобласти используется ЭП.

9.2. Документы(электронные документы), поступившие на имя Губернатора Ленинградской области,принимаются в отдел по работе со служебной корреспонденцией, в том числе оторганов исполнительной власти Ленинградской области, при наличии согласующейподписи курирующего вице-губернатора, члена Правительства Ленинградскойобласти.

9.3. Документы,адресованные руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области,отделом по работе со служебной корреспонденцией не регистрируются и передаютсяпо назначению для дальнейшей регистрации в СЭД ЛО в соответствующих органахисполнительной власти Ленинградской области.

9.4.Телефонограммы в адрес Губернатора Ленинградской области, вице-губернаторовЛенинградской области, членов Правительства Ленинградской области принимаютсяработниками их секретариатов (приемных).

9.5.Корреспонденция на иностранных языках после регистрации передается для переводав комитет по внешним связям Ленинградской области и с текстом переводанаправляется адресату.

9.6. Не подлежатрегистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты снаучно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки,пригласительные билеты и другие документы по определению начальника управленияделопроизводства. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих вАдминистрацию Ленинградской области, приведен в приложении 2 к настоящейИнструкции.

9.7. Привскрытии поступивших конвертов с документами на бумажных носителях работникомотдела служебной корреспонденции проверяется правильность адресования иоформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяютсяномера документов с номерами, указанными на конвертах. В правом верхнем углувходящего документа проставляется регистрационный штамп установленной формы.

Неправильноадресованные и оформленные, ошибочно вложенные в конверт документы пересылаютсяпо назначению или возвращаются отправителю.

При недостаче документов(отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт по форме согласноприложению 3 к настоящей Инструкции в трех экземплярах, один из которыхостается в отделе по работе со служебной корреспонденцией, второй приобщается кпоступившему документу и направляется адресату, третий направляетсяотправителю.

На оборотнойстороне последнего листа поврежденного документа делается запись или ставитсяштамп "Документ получен в поврежденном виде".

Конверты, вкоторые были вложены документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только поконвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получениядокументов.

На конвертах спометкой "Лично" проставляется дата поступления и учетный номер,конверты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке пореквизитам, указанным на конвертах.

9.8. В отделе поработе со служебной корреспонденцией документы (электронные документы), кромесрочных, поступившие до 15 часов, регистрируются в день поступления,поступившие после 15 часов, регистрируются датой следующего дня.

9.9. Отдел поработе со служебной корреспонденцией направляет поступившие документы(электронные документы) адресатам по назначению.

Документы(электронные документы), адресованные Губернатору Ленинградской области, ПравительствуЛенинградской области, при необходимости предварительной проработки, подготовкиинформации и предложений могут направляться по поручению (указанию) начальникауправления делопроизводства вице-губернаторам или членам ПравительстваЛенинградской области в соответствии с распределением обязанностей или в органыисполнительной власти Ленинградской области.

Документы(электронные документы), адресованные вице-губернаторам Ленинградской области ичленам Правительства Ленинградской области, направляются в их приемные(секретариаты).

9.10. Документы(электронные документы) передаются адресатам в день их регистрации (учета), аимеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" (далее –срочные документы), передаются немедленно.

Электронныедокументы, подготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской областии используемые внутри его, относятся к категории внутренних документов ирегистрируются (учитываются) структурным подразделением, ответственным заделопроизводство в этом органе, в СЭД ЛО.

9.11. Зарегистрированныев отделе по работе со служебной корреспонденцией электронные документыпередаются из одного органа исполнительной власти Ленинградской области вдругой только через отдел по работе со служебной корреспонденцией спереадресацией в СЭД ЛО.

Передачаэлектронных документов внутри органа исполнительной власти Ленинградскойобласти осуществляется через структурное подразделение, ответственное заделопроизводство в этом органе.

9.12. При работес документами (электронными документами), поступившими в орган исполнительнойвласти Ленинградской области и зарегистрированными в установленном порядке, неразрешается вносить

в них какие-либо правки и пометки, кромепредусмотренных настоящей Инструкцией.

9.13. В целяхсвоевременного исполнения электронных документов при освобождении работника отдолжности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае еговременного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него наисполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителяпередаются другому работнику.

9.14.Поступившие документы (электронные документы) представляются в установленномпорядке руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области исогласно его резолюциям передаются на исполнение. Резолюция включает фамилиюисполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись, ЭПруководителя и дату.

9.15. Состояниеработы с документами (электронными документами) в органе исполнительной властиЛенинградской области (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено,доложено, списано в дело) фиксируется работником структурного подразделения,ответственного за делопроизводство в этом органе.

Структурноеподразделение, ответственное за делопроизводство в органах исполнительнойвласти Ленинградской области, ежемесячно сверяет наличие документов,находящихся на исполнении, с данными, занесенными в СЭД ЛО, представляетруководителю этого органа справку о прохождении и исполнении документов.

 

Раздел 10.Порядок работы с федеральными правовыми актами

 

10.1. Копиифедеральных законов, Указов Президента Российской Федерации и распоряженийПрезидента Российской Федерации, постановлений Правительства РоссийскойФедерации и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актовФедерального Собрания Российской Федерации (далее – федеральные правовые акты)поступают в Правительство Ленинградской области на бумажных носителях порассылке. Тексты федеральных правовых актов отбираются на "Официальноминтернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru).

10.2. Прием,регистрацию и хранение копий федеральных правовых актов, а также отбор,регистрацию и хранение текстов федеральных правовых актов осуществляет комитетправового обеспечения Ленинградской области.

10.3. Послеосуществления регистрации в СЭД ЛО копии, текста федерального правового акта (ав случае, предусмотренном пунктом 10.4 настоящей Инструкции, – до осуществлениятакой регистрации) комитет правового обеспечения Ленинградской областиподготавливает резолюцию председателя комитета правового обеспеченияЛенинградской области по вопросу организации работы с федеральными правовымиактами в Администрации Ленинградской области. Если резолюция адресовананескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностноелицо, указанное первым, или против фамилии которого стоит пометка"Отв.".

10.4. В случаеесли в федеральном правовом акте содержатся поручения (указания, рекомендации)органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, копия, текстфедерального правового акта считаются имеющими особую значимость и всоответствии с резолюцией председателя комитета правового обеспеченияЛенинградской области по указанию начальника управления делопроизводстваставятся на контроль согласно разделу 8 настоящей Инструкции.

В целяхпостановки документа на контроль комитет правового обеспечения Ленинградскойобласти передает копию, текст федерального правового акта с резолюциейпредседателя комитета в управление делопроизводства. Управлениеделопроизводства осуществляет в установленном порядке регистрацию копии, текстафедерального правового акта, постановку на контроль текста федеральногоправового акта с резолюцией председателя комитета правового обеспеченияЛенинградской области.

10.5. Всоответствии с резолюцией председателя комитета правового обеспеченияЛенинградской области тексты и копии федеральных правовых актов направляютсявице-губернаторам Ленинградской области, членам Правительства Ленинградскойобласти в соответствии с их компетенцией, или руководителям органовисполнительной власти Ленинградской области для организации работы с ними.

 

Раздел 11.Подготовка и оформление документов

в органахисполнительной власти Ленинградской области.

Отправкадокументов

Основныетребования к подготовке и оформлению документов

 

11.1. Приподготовке и оформлении документов работники должны руководствоватьсяследующими основными требованиями:

документыпечатаются на бланках установленной формы, если иное не установлено настоящейИнструкцией. При подготовке документов необходимо руководствоватьсяНациональным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.09.97-2016 "Системастандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлениюдокументов" с датой введения в действие с 1 июля 2018 года;

письма,адресованные Президенту Российской Федерации, Председателю ПравительстваРоссийской Федерации, руководителям федеральных органов государственной властипо вопросам, входящим в компетенцию Губернатора Ленинградской области илиПравительства Ленинградской области, оформляются соответственно на бланкахГубернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области заподписью Губернатора Ленинградской области либо лица, исполняющего егообязанности;

письма за подписьювице-губернаторов Ленинградской области, членов Правительства Ленинградскойобласти по вопросам, входящим в их компетенцию, направляемые в органыгосударственной власти, органы местного самоуправления, гражданам иорганизациям, не подключенным к СЭД ЛО, оформляются на бланках соответственновице-губернаторов Ленинградской области, члена Правительства Ленинградскойобласти;

письмаруководителей органов исполнительной власти Ленинградской области и ихзаместителей по вопросам, входящим в компетенцию органов исполнительной властиЛенинградской области, направляемые в органы государственной власти, органыместного самоуправления, гражданам и организациям, не подключенным к СЭД ЛО,оформляются на бланках этих органов;

переписка междуорганами исполнительной власти Ленинградской области осуществляется вэлектронном виде посредством СЭД ЛО;

содержаниедокумента должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное иоднозначное восприятие содержащейся в нем информации;

фамилияисполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой илиоборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа;

исходящие письмаотправляются с подписью должностного лица, копия исходящего документа,завизированная исполнителем (при необходимости с указателем рассылки),помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел;

вписьмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;дата и номер письма выносятся в заголовок первого листа;

документыподписываются должностными лицами личной подписью или ЭП в соответствии с ихполномочиями, при этом указывается должность (полное наименование, еслидокумент оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен набланке) и приводится расшифровка подписи с указанием инициалов и фамилии лица,подписывающего документ;

подписаниедокумента, на котором указана фамилия одного должностного лица, другимдолжностным лицом (с предлогом "за" или косой чертой переднаименованием должности подписывающего) не допускается;

проектыдокументов должны быть завизированы исполнителями и другими должностнымилицами, ответственными за его подготовку, виза проставляется на лицевой сторонепоследнего листа проекта документа на его нижнем поле: на первом экземпляре(подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения кдокументу, на копии отправляемого документа (кроме телеграммы);

датой документаявляется дата его подписания, утверждения или составления, проставляемаясловесно-цифровым способом (например: "12 мая 2017 года") либоцифровым способом, то есть тремя парами арабских цифр, разделенными точками, впоследовательности: число, месяц, год (например: "15.04.17").Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов, при датированииправовых актов, финансовых и других служебных документов, цифровой способдатирования используется при написании резолюций, согласовании (визировании),проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях;

при направлениидокумента руководителю организации ее наименование (в родительном падеже) включаетсяв состав наименования должности адресата (в дательном падеже); при направлениидокумента в организацию ее наименование указывается в именительном падеже, адолжность и фамилия руководителя – в дательном падеже; при направлениидокумента в адрес нескольких однородных организаций их наименования указываютсяобобщенно, например: "Руководителям органов исполнительной властиЛенинградской области", "Главам муниципальных образований";

адресатуказывается в правом верхнем поле документа;

полный почтовыйадрес указывается в случае направления документа разовому корреспонденту;

почтовый адресрасполагается после фамилии адресата;

в ответах написьма граждан сначала указывается почтовый адрес, затем инициалы имени,отчества и фамилия адресата;

в адресной частиписьма, телеграммы может быть указано не более четырех адресатов, при этомкаждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которомунаправляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документаболее чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, которыйподписывается исполнителем; на каждом экземпляре документа указывается толькоодин адресат;

если документимеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается после текста доподписи по форме: "Приложение: по тексту на ___ л. в ____ экз.".Приложения, не указанные в тексте, перечисляются с указанием наименования,количества листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, количестволистов в них можно не указывать;

на документах,подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углупервого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, грифутверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ",наименования должности, подписи, инициалов имени, отчества, фамилии лица,утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается правовымактом, гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДЕН" в соответствующемроде и числе, наименование распорядительного документа, его дату и номер;

отправляемомудокументу присваивается регистрационный номер, который состоит из индексаоргана исполнительной власти Ленинградской области и порядкового номерадокумента органа исполнительной власти Ленинградской области, при этомисходящий номер может быть дополнен индексом дела в соответствии сноменклатурой дел;

письмам ителеграммам, подписанным Губернатором Ленинградской области, вице-губернаторамиЛенинградской области, членами Правительства Ленинградской области,регистрационные номера присваиваются только в отделе по работе со служебнойкорреспонденцией;

письмам ителеграммам, подписанным руководителями (заместителями руководителей) органовисполнительной власти Ленинградской области, регистрационные номераприсваиваются ответственными за делопроизводство, после чего копия документа сэкземпляром регистрационной карточки помещается в соответствующее дело согласнономенклатуре дел и хранится в органе исполнительной власти Ленинградскойобласти.

11.2. Служебныеписьма зарубежным адресатам (в том числе в посольства и представительстваиностранных государств) оформляются на бланках.

На бланке вправом верхнем углу первого листа письма указывается адрес зарубежногокорреспондента, напечатанный латинским шрифтом и включающий фамилию (имя ифамилию) адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата,название города и страны.

Проект письмазарубежному адресату подлежит согласованию с комитетом по внешним связямЛенинградской области.

11.3. Телеграммыза подписью должностных лиц Ленинградской области оформляются следующим образом:

текст телеграммыизлагается кратко, печатается без исправлений, не должен превышать одноймашинописной страницы;

подпись втелеграмме оформляется отдельной строкой; в подписи указываются наименованиедолжности и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени иотчества);

для отправкипередаются три экземпляра текста телеграммы.

 

Отправкадокументов

 

11.4. Исходящиедокументы за подписью Губернатора Ленинградской области, вице-губернаторовЛенинградской области, членов Правительства Ленинградской области передаютсядля обработки и отправки адресатам в отдел по работе со служебнойкорреспонденцией. Документы, подписанные руководителями органов исполнительнойвласти Ленинградской области, отправляются через ответственного заделопроизводство.

На отправкупередаются подлинник документа и подписанный исполнителем указатель рассылки(при направлении документа более чем четырем адресатам). При этомответственному за делопроизводство дополнительно передается необходимоеколичество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии суказателем рассылки. Для отправки телеграммы передаются оформленный подлинник,две копии и два экземпляра указателя рассылки, подписанные исполнителем.

Экземплярдокумента (письма, телеграммы) с проставленным на нем исходящим номером и датойотправки возвращается в соответствующий орган исполнительной властиЛенинградской области.

Документыотправляются адресатам в зависимости от степени срочности их доставки. Степеньсрочности доставки документа определяется руководителем органа исполнительнойвласти Ленинградской области.

Документы,направляемые по домашним адресам, отправляются через почтовое отделение связи.

Неправильнооформленные для отправки документы возвращаются исполнителям на доработку.

Документынеслужебного характера к отправке не принимаются.

Служебныедокументы структурных подразделений аппарата Губернатора и ПравительстваЛенинградской области, направляемые по всем видам связи, отправляются толькочерез отдел по работе со служебной корреспонденцией за номерами, присвоеннымиим отделом по работе со служебной корреспонденцией.

 

Раздел 12.Рассмотрение обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной ДумыФедерального Собрания

РоссийскойФедерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградской области

 

12.1. Внастоящем разделе определены особенности работы с депутатскими запросами членовСовета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградскойобласти (далее – обращения депутатов) к Губернатору Ленинградской области,Правительству Ленинградской области, руководителям органов исполнительнойвласти Ленинградской области.

12.2. В качестведепутатского запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке члена СоветаФедерации, депутата, фракции, депутатской группы Государственной Думы, ссоответствующей подписью (подписями).

В качествеобращения депутата Законодательного собрания Ленинградской областирассматривается письмо Председателя Законодательного собрания Ленинградскойобласти или его заместителя, к которому прилагается правовой актЗаконодательного собрания Ленинградской области и депутатское обращение,рассмотренное на заседании Законодательного собрания Ленинградской области.

12.3. Депутатскиезапросы и обращения депутатов на имя Губернатора Ленинградской области,вице-губернаторов Ленинградской области, Правительства Ленинградской области (втом числе адресованные членам Правительства Ленинградской области)регистрируются в отделе по работе со служебной корреспонденцией в установленномпорядке в СЭД ЛО.

12.4.Поступившие в управление делопроизводства депутатские запросы и обращениядепутатов направляются:

адресованныеГубернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области –Губернатору Ленинградской области;

адресованныевице-губернаторам Ленинградской области – соответствующему вице-губернаторуЛенинградской области;

адресованныечленам Правительства Ленинградской области – соответствующему членуПравительства Ленинградской области;

адресованныеорганам исполнительной власти Ленинградской области – руководителямсоответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области.

12.5. Органисполнительной власти Ленинградской области или должностное лицо, которомунепосредственно адресован депутатский запрос или обращение, должен дать ответна него в письменной форме не позднее 10 дней со дня получения обращения или виной установленный в депутатском запросе или обращении срок.

В случаенеобходимости проведения в связи с обращением или запросом депутатадополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросовследует сообщить об этом депутату в 10-дневный срок со дня получения обращения.

12.6. Органисполнительной власти Ленинградской области, которому поручено рассмотретьобращение депутата, адресованное Губернатору Ленинградской области илиПравительству Ленинградской области, в 10-дневный срок с момента регистрациидокумента в отделе по работе со служебной корреспонденцией представляетГубернатору Ленинградской области проект ответа.

12.7.Направление исполнителям поручений, данных по обращениям депутатов, и контрольисполнения этих поручений осуществляются в соответствии с настоящейИнструкцией.

12.8. Обращенияи запросы депутатов, адресованные непосредственно в органы исполнительнойвласти Ленинградской области, документы по их рассмотрению, в том числе ответы,исполняются в соответствии с настоящей Инструкцией и формируются в этих органахв дела согласно номенклатуре дел соответствующего органа.

 

Раздел 13.Изготовление и использование бланков документов,

печатей иштампов

Изготовление ииспользование бланков документов

 

13.1. Бланкидокументов, применяемые в органах исполнительной власти Ленинградской области,должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения немогут передаваться другим организациям или лицам.

13.2. БланкиГубернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области являютсябланками строгой отчетности и подлежат учету в протокольном отделе и отделе поработе со служебной корреспонденцией.

13.3. БланкиГубернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской областииспользуются при подготовке проектов документов в аппарате Губернатора иПравительства Ленинградской области.

13.4. БланкиГубернатора Ленинградской области могут выдаваться органам исполнительнойвласти Ленинградской области для оперативной подготовки проектов документовтолько по указанию (разрешению) Губернатора Ленинградской области, руководителяаппарата или начальника управления делопроизводства.

В журнале учетавыдачи бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградскойобласти указываются номер выданного бланка, фамилия должностного лица, давшегоразрешение на выдачу бланка, наименование органа исполнительной властиЛенинградской области и фамилия получившего бланк.

Органисполнительной власти Ленинградской области представляет отчет об использованииполученных бланков по установленной управлением делопроизводства форме.

13.5. Введение вобращение новых бланков для органов исполнительной власти Ленинградской областиосуществляется по согласованию с управлением делопроизводства на основанииобращения органа исполнительной власти Ленинградской области в адрес Управленияделами Правительства Ленинградской области с приложенным образцом (макетом)нового бланка.

13.6. Управлениеделами Правительства Ленинградской области:

получает оторганов исполнительной власти Ленинградской области заявки на изготовлениебланков, а также образцы (макеты) бланков;

размещает заказына изготовление печатно-бланочной продукции.

13.7. Управлениеделами Правительства Ленинградской области обеспечивает изготовление бланков идругой печатно-бланочной продукции по заказам органов исполнительной властиЛенинградской области.

13.8. Руководителиорганов исполнительной власти Ленинградской области несут ответственность заобеспечение сохранности неиспользованных бланков и правильность ихиспользования.

 

Изготовление ииспользование печатей и штампов

 

13.9. Дляудостоверения подлинности документов или соответствия копий документовподлинникам в органах исполнительной власти Ленинградской области используютсягербовые и другие печати, если это предусмотрено положениями об органахисполнительной власти Ленинградской области.

13.10. Гербовыепечати Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской областихранятся у работников, перечень которых определяет руководитель аппарата.

13.11. Печати сизображением Государственного герба Российской Федерации и (или) гербаЛенинградской области (далее – гербовая печать) могут иметь органыисполнительной власти Ленинградской области, если это предусмотрено положениямио них.

13.12. Гербовыепечати проставляются на командировочных удостоверениях, платежных поручениях,других финансовых документах в установленных законодательством случаях.

13.13. Гербовыепечати на удостоверениях работников проставляются управлением государственнойслужбы и кадров аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

13.14. Дляпроставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнениидокументов, других отметок справочного характера применяются соответствующиемастичные (резиновые) штампы.

13.15. На копияхобластных законов, правовых актов Губернатора Ленинградской области иПравительства Ленинградской области, подготовленных к тиражированию,проставляется круглая (негербовая) печать управления делопроизводства.

13.16. Печатьуправления делами Правительства Ленинградской области применяется приоформлении гарантийных писем и финансовых документов.

13.17. Оттискпечати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттискдолжен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

13.18.Изготовление гербовых и других печатей, а также штампов для органов исполнительнойвласти Ленинградской области производится по их письменным заявкам Управлениемделами Правительства Ленинградской области при наличии образца (макета) оттискапечати или штампа.

13.19. Штампы ипечати органов исполнительной власти Ленинградской области должны учитыватьсяответственными за делопроизводство в специальном журнале, выдаваться работникампод роспись и храниться в металлических шкафах или сейфах.

13.20. Контрольправильности хранения и использования печатей и штампов в органахисполнительной власти Ленинградской области осуществляет управлениеделопроизводства.

13.21. Пришедшиев негодность и аннулированные печати и штампы направляются в управлениеделопроизводства и уничтожаются по акту. В журналах учета проставляютсясоответствующие отметки.

13.22. Порядокхранения и использования печатей и штампов, ответственность за хранение иконтроль использования печатей и штампов в органах исполнительной властиЛенинградской области определяется самостоятельно, приказом руководителей этихорганов.

При сменеруководителя органа исполнительной власти Ленинградской области печати и штампыпередаются по акту с отметками в журналах учета.

 

Раздел 14.Техническое обеспечение работы с документами

Печатаниедокументов

 

14.1. Печатаниедокументов в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляетсяс использованием программно-технических средств и компьютерной техники присоблюдении требований настоящей Инструкции и Правил оформления документов,которые утверждаются руководителем аппарата.

14.2. Впротокольном отделе печатаются только служебные документы ГубернатораЛенинградской области, Правительства Ленинградской области, аппаратаГубернатора и Правительства Ленинградской области, а также проекты правовыхактов Ленинградской области (за исключением проектов правовых актов отраслевых,территориальных и иных органов исполнительной власти Ленинградской области).

В первоочередномпорядке печатаются проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области иПравительства Ленинградской области, законопроекты, проекты служебных писем иобращений Губернатора Ленинградской области, другие служебные документы,связанные с обеспечением деятельности Губернатора Ленинградской области.

Срочныедокументы печатаются в очередности, определяемой начальником протокольногоотдела по согласованию с исполнителями.

Передаваемые дляпечатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть написаныразборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной сторонелиста, с использованием контрастных красителей. Не принимаются для печатаниячерновики, написанные небрежно, неразборчиво, с использованием другихкрасителей, кроме указанных, или правленные карандашом.

При подготовкематериалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивоенаписание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций,иностранных слов и географических названий, применять только общепринятыесокращения слов.

Изготовлениепроектов правовых актов Губернатора Ленинградской области и ПравительстваЛенинградской области на бланках производится только в протокольном отделе.

Заказ напечатание документов оформляется на бланке установленной формы (приложение 4 кнастоящей Инструкции) и подписывается исполнителем.

14.3.Изготовление проектов документов производится на бланках установленной формыили на бумаге стандартных размеров.

Корректорскиеработы специалистами, печатающими документы, не производятся.

Вторая ипоследующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляетсяпосередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница"или сокращения "стр." и знаков препинания.

Фамилияисполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой илиоборотной стороне последнего листа документа внизу слева.

14.4. Использованныепри изготовлении документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальномжурнале, с указанием номера бланка, фамилии исполнителя, даты печатания.

14.5. В случаенеобходимости печатания срочного документа во внерабочее время исполнительзаблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) даетписьменную заявку на имя начальника управления делопроизводства.

 

Копирование(тиражирование) документов

 

14.6.Копировально-множительные работы осуществляются в секторе копировально-множительныхработ управления делопроизводства (далее – сектор копировально-множительныхработ) и в органах исполнительной власти Ленинградской области, имеющихмножительную технику.

14.7. В секторкопировально-множительных работ для копирования сдаются только служебныедокументы. Заказ на выполнение копировально-множительных работ оформляется набланке установленной формы (приложение 5 к настоящей Инструкции) иподписывается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской областилибо ответственным за делопроизводство в этом органе.

Тиражированиематериалов объемом свыше 50 страниц или 20 экземпляров, а также изготовлениецветных копий и брошюрование производится по согласованию заказа с начальникомуправления делопроизводства.

К тиражированиюне принимаются книги, брошюры, журналы и т.п.

Документыпередаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными, какправило, первые экземпляры (подлинники). Заказы выполняются в порядкеочередности их поступления.

В приоритетномпорядке тиражируются материалы к заседаниям Правительства Ленинградскойобласти, рассылочные экземпляры законов, правовых актов, поручений ГубернатораЛенинградской области.

Тиражизготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю сподлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая запись набланке заказа.

14.8. Учетвыполненных работ в секторе копировально-множительных работ ведется в журналахустановленной формы на основании заказов.

14.9. Порядокиспользования множительной техники в органах исполнительной властиЛенинградской области устанавливается их руководителями с учетом требованийнастоящей Инструкции.

14.10. В случаенеобходимости копирования документов во внерабочее время исполнительзаблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) подаетписьменную заявку на имя начальника управления делопроизводства.

 

Стенографирование

 

14.11.Стенографическая запись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградскойобласти, осуществляется по письменным заявкам руководителей органовисполнительной власти Ленинградской области в управлении организационной работыаппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

 

Звукозаписьмероприятий

 

14.12.Звукозапись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградской области,учет, техническую обработку и хранение фонограмм обеспечивает Комитет цифрового развития Ленинградской области.Звукозапись осуществляется по заявкам руководителей органов исполнительнойвласти Ленинградской области. (В редакции ПостановленияГубернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

 

Прием иоперативная передача текстов служебных документов по официальным каналамфаксимильной связи

 

14.13.Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера ПравительстваЛенинградской области, установлены в отделе по работе со служебнойкорреспонденцией.

Документ,принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

14.14. Припередаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связинеобходимо руководствоваться следующими требованиями:

передачадокумента осуществляется на основании заявки установленной формы (приложение 6к настоящей Инструкции), подписанной руководителем. Заявки хранятся в течениеодного года;

объемпередаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненногона писчей бумаге формата A4 (210 x 297) черным цветом, не должен превышать пятьлистов;

ответственностьза содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя,подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органаисполнительной власти Ленинградской области;

факсограммы наиностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом,подготовившим факсограмму;

запрещаетсяпередавать тексты документов с грифом "ДСП";

принятые кпередаче по каналам факсимильной связи документы учитываются в журналеустановленной формы (приложение 7 к настоящей Инструкции) без проставлениярегистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаютсяисполнителям с указанием времени отправки;

поступившие поканалам факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы(приложение 8 к настоящей Инструкции) без проставления регистрационного штампаи передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;

факсограммы наиностранных языках передаются адресату без перевода.

14.15. Контрольза использованием факсимильной техники, установленной в органах исполнительнойвласти Ленинградской области, осуществляется их руководителями.

 

Раздел 15.Составление номенклатуры дел, формирование дел, передача их в архив,использование архивных документов

Порядоксоставления и утверждения номенклатуры дел

 

15.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовковдел, заводимых в органах исполнительной власти Ленинградской области, суказанием сроков хранения дел, оформленных в установленном порядке.

Номенклатура делпредназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации иучета дел, определения сроков их хранения и является основой для составленияописей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу.

В номенклатурудел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работыоргана исполнительной власти Ленинградской области, в том числе справочные иконтрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов, в том числедокументы постоянных, временных рабочих ведомственных и межведомственныхкомиссий. При этом документы комиссий включаются в соответствующий

раздел номенклатуры дел органаисполнительной власти Ленинградской области, ответственного за организационнуюподготовку их проведения.

В номенклатурудел в обязательном порядке включаются заголовки дел, документов, которыеобразуются в органе исполнительной власти Ленинградской области в электронномвиде, а также автоматизированные информационные системы (далее – АИС): базы,банки данных (отраслевые, учетные, тематические и т.д.). В графе номенклатурыдел "Примечание" делается отметка о месте хранения электронныхдокументов, о месте размещения АИС, баз данных (№ кабинета и фамилияответственного за ведение).

Органисполнительной власти Ленинградской области обязан ежегодно проводить анализэлектронного документооборота и документооборота на бумажных носителях иобеспечивать внесение изменений в номенклатуру дел в части отражения в нейэлектронных документов.

15.2. Присоставлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органахисполнительной власти Ленинградской области, их штатными расписаниями,положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами.

15.3. Своднаяноменклатура дел органа исполнительной власти Ленинградской области (приложение9 к Инструкции) разрабатывается структурным подразделением органаисполнительной власти, осуществляющим функции по обеспечению делопроизводстваили работником, ответственным за делопроизводство, на основе предложений(проектов разделов номенклатуры дел) структурных подразделений. Предложения(проекты разделов номенклатуры дел) структурного подразделения органаисполнительной власти готовит ответственный работник подразделения на основепредложений специалистов.

Методическуюпомощь при составлении номенклатуры дел органа исполнительной властиЛенинградской области оказывает уполномоченный орган исполнительной властиЛенинградской области в области архивного дела и государственный архивЛенинградской области.

Своднаяноменклатура дел органа исполнительной власти Ленинградской области наследующий календарный год разрабатывается вновь или по результатам уточнениядействующей номенклатуры дел до 1 ноября текущего года, утверждаетсяруководителем органа исполнительной власти Ленинградской области и вводится вдействие с 1 января нового делопроизводственного года. Копия утвержденнойноменклатуры дел направляется в управление делопроизводства и в уполномоченныйорган исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела до 1февраля нового делопроизводственного года.

Послеутверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выпискисоответствующих разделов для использования в работе.

Органисполнительной власти Ленинградской области в обязательном порядкесогласовывает номенклатуру дел с центральной экспертно-проверочной методическойкомиссией (далее – ЦЭПМК) уполномоченного органа исполнительной властиЛенинградской области в области архивного дела раз в три года, а также в случаеизменения структуры, штатного расписания, изменения функций – в течение первогогода деятельности вновь образованного органа исполнительной власти.

15.4. Названиямиразделов сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений органаисполнительной власти Ленинградской области, которые заполняются в соответствиис утвержденной структурой и штатным расписанием. Допускается по согласованию суполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в областиархивного дела структуру номенклатуры делать на основе функционального принципа,то есть по направлениям деятельности.

В утвержденнуюноменклатуру дел в течение года вносятся изменения (дополнения) в случаепоявления новых дел, для чего используются резервные номера.

15.5. Графыноменклатуры дел (сводной номенклатуры дел) заполняются следующим образом:

В графе 1"Индекс дела" проставляется индекс дела, состоящий из индексаподразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

В номенклатуредел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределахразных подразделений (отделов или секторов), в том числе если номенклатура делподразделения построена по структурному принципу.

В графу 2"Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядокрасположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры делопределяется степенью важности документов, составляющих дела, и ихвзаимосвязью. Используется следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительнаядокументация;

плановаядокументация;

отчетнаядокументация;

документация,относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация,относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация,относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

номенклатура делструктурного подразделения;

резервныеномера.

Внутри каждоговыделенного комплекса документов следует систематизировать наименования дел последующим уровням: документация вышестоящих органов; документация органовисполнительной власти Ленинградской области.

Так, вноменклатуре дел сначала указываются дела, в которых сгруппированыраспорядительные документы вышестоящих органов, затем дела с распорядительнымидокументами органа исполнительной власти Ленинградской области.

Заголовок деладолжен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и составдокументов дела, исключать различные толкования. Не допускается употребление взаголовке дела неконкретных формулировок типа "Разные материалы","Общая переписка" и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксическихоборотов.

В номенклатурудел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом"ДСП", журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".

Заголовок делаформируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

названиедокумента (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела(переписка, документы);

автор документа(название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственногоучреждения, структурного подразделения);

корреспондент(название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственногоучреждения, которому адресуют и от которого получают документ);

вопрос и краткоесодержание документов дела;

названиеместности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), ккоторым относятся документы дела;

указание на то,что документ представлен копией.

Состав элементовзаголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Названиедокумента в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе(при группировке в деле документов одного названия), например:

"Журналучета выдачи удостоверений", "Протоколы заседаний ПравительстваЛенинградской области".

При наличии вделе нескольких категорий документов категории перечисляются в заголовке,например:

"Протоколыи стенограммы заседаний Правительства Ленинградской области".

Если документы,имеющие разные названия, относятся к одному вопросу и не связаныпоследовательностью делопроизводства, при формировании заголовка делаиспользуется термин "Документы".

В этом случае вконце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будетсформировано дело, например:

"Документы,представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам(акты, докладные записки, справки и др.)".

Термин"Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащихприложения к какому-либо документу.

Термин"Переписка" используется в заголовках дел, формирующихкорреспонденцию, поступающую от одного или нескольких органов исполнительнойвласти Ленинградской области, государственного учреждения, например:

"Перепискас гражданами о выдаче архивных справок".

Для внутреннихдокументов используется краткое название органа исполнительной властиЛенинградской области, государственного учреждения (структурного подразделения)или приводится общее видовое название, например:

"Протоколызаседаний коллегии комитета".

При указании взаголовке корреспондента используется конкретное наименование органаисполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения илиобобщенное видовое название без конкретного перечисления, например:

"Перепискас Росархивом о...";

"Перепискас международными организациями о научном сотрудничестве".

Если документыотносятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, взаголовке дела указывается его название, например:

"Перепискас организациями Ленинградской области о выполнении договоров".

Если содержаниедела касается нескольких однородных корреспондентов, их конкретные названия взаголовке дела не указываются, а дается общее название, например:

"Перепискас исполнительными органами государственной власти Ленинградской области опроведении совещания по вопросам делопроизводства".

В заголовке деламожет указываться временной период, к которому относится содержание документа,например:

"РаспоряженияГубернатора Ленинградской области по вопросам основной деятельности за 2015год".

В заголовкахдел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, нои месяц, квартал, например:

"Годовыепланы работы управления";

"Месячныепланы работы комитета";

"Предложениякомитета в календарный план работы органов исполнительной власти намесяц";

"Годовойбизнес-план работы";

"Квартальныйбаланс доходов и расходов за второй квартал 2015 года".

Если в делегруппируются статистические формы, заполняемые в органе исполнительной властиЛенинградской области, государственном учреждении, в заголовке указываетсяномер формы, например:

"Личныекарточки (форма Т-2)".

В заголовкахдела при необходимости указывается, что документ представлен копией, например:

"РаспоряженияГубернатора Ленинградской области. Копии".

Если делосостоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела и взаголовки томов при необходимости могут вноситься уточнения.

Не включаются вноменклатуру дел заголовки печатных изданий.

Графа 3"Количество единиц хранения" заполняется в конце календарного года.

В графе 4"Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранениядела в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов,образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местногосамоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденнымприказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558, действующимиотраслевыми перечнями, а также номер статьи соответствующего перечня, например,"5 лет, ст. 235 т.п." или "Пост. Ст. 12 в.п." Полноенаименование используемого(ых) перечня(ей) указывается в предисловии кноменклатуре дел.

На делахвременного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющиеисторическую и практическую ценность, в соответствии с действующими перечнямипроставляется срок хранения и отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия).Данная отметка означает, что дело подлежит обязательному полистному просмотрупри проведении экспертизы ценности.

В случае есливключенные в номенклатуру дела документы отсутствуют в действующих перечнях,срок хранения устанавливается экспертной комиссией (ЭК) органа исполнительнойвласти Ленинградской области по согласованию с уполномоченным органомисполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. В такомслучае в графе "Срок хранения" указывается срок хранения, которыйустанавливает экспертная комиссия и отметка ЭК, например "5 лет, ЭК".В данном случае ссылка на перечень не делается.

Графа 5"Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. Вграфе проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительныесведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов,используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел куничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения,месте хранения и др.

В течение года вутвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, включенииновых дел и т.п. По окончании года в номенклатуру дел вносятся итоговыесведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестведел составляется согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.

 

Формирование дел

 

15.6.Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформленыв дело в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и утвержденнойноменклатурой дел.

Номер дела, вкоторое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер сработником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляетсяотметка "В дело № ...", дата передачи документа в дело, подписьисполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), при необходимости – отметка орешении вопроса, изложенного в документе.

Неисполненные и(или) неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

15.7. Приформировании дел соблюдаются следующие основные правила:

1) документыпостоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

2) в деловключается один экземпляр каждого документа;

3) каждыйдокумент, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиямигосударственных стандартов и других нормативных актов;

4) в делапомещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующиезаголовкам дел по номенклатуре дел;

5) в делогруппируются документы одного календарного года (исключение составляютпереходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течениевсего периода работы конкретного лица в органе исполнительной властиЛенинградской области, государственном учреждении, документы выборных органов,их постоянных комиссий и др.);

6) дело недолжно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. Если объем делапревышает установленные нормы, относящиеся к делу документы формируются в дваили несколько томов (частей), индекс и заголовок дела проставляются на каждомтоме с добавлением обозначений "том 1", "том 2" и т.д.;

7) внутри деладокументы располагаются так, чтобы по своему содержанию они последовательноосвещали определенные вопросы. При этом документы располагаются вхронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датамотправления или в алфавитном порядке (по авторам и корреспондентам);

8) приложения кдокументам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются кдокументам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листовсоставляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

9) в делапомещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то естьдокументы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок обисполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.;

10) перепискагруппируется, как правило, за период календарного года и систематизируется вхронологической последовательности: документ-ответ помещается задокументом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием индекса дела предыдущего года. Не допускается формировать в отдельныедела "входящую" и "исходящую" переписку;

11) утвержденныепланы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов;

12) принеобходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, котораяподшивается в дело, на ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы;

13) недопускается вносить в документы постоянного срока хранения и документы поличному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностноголица.

 

Экспертизаценности документов

 

15.8. Экспертизаценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности вцелях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в составАрхивного фонда Российской Федерации.

Экспертизаценности документов в органе исполнительной власти Ленинградской областипроводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел ипроверки правильности отнесения документов к делам при подготовке дел кпередаче на хранение в архив. Экспертиза ценности документов проводитсяпостоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) органа исполнительной властиЛенинградской области.

Экспертизеценности подлежат все документы, независимо от способа их создания, в том числеэлектронные документы и электронные копии документов, которые хранятся в СЭДЛО. До проведения экспертизы ценности в установленном порядке уничтожениедокументов не допускается.

15.9. Припроведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документовпостоянного срока хранения для передачи в архив; отбор документов с временнымисроками хранения и "До минования надобности", подлежащих дальнейшемухранению в органе исполнительной власти Ленинградской области; выделение куничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

При этомодновременно уточняются качество и полнота действующей номенклатуры дел,правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии сноменклатурой дел; проверяется соблюдение установленного порядка оформлениядокументов и формирования дел.

15.10. Отбордокументов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел.Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземплярыдокументов, черновики, варианты, неоформленные копии документов, факсограммы,документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения.

Черновики,копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствияподлинника документа. Это относится, прежде всего, к документам, подписаннымили правленным Губернатором Ленинградской области.

Дела с отметкой"ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определениядокументов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК",содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию.Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются коднородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

15.11. Порезультатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного,временного (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу, а также акто выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение11 к Инструкции). При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела вграфе "Примечание" делается соответствующая отметка, например:

"Уничтожено02.04.2017" или "Передано на хранение в _________ по описи04.02.2017" и т.п.

Дела включаютсяв акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, еслипредусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в которомсоставлен акт.

Уничтожениедокументов до утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения, поличному составу уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградскойобласти в области архивного дела не допускается.

15.12. В случаеобнаружения отсутствия дел постоянного хранения, числящихся в номенклатуре дел,принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Еслипринятые меры по розыску дел не дали результатов, то на необнаруженные деласоставляется акт об утрате документов (приложение 12 к Инструкции), которыйутверждается руководителем после рассмотрения ЦЭПМК уполномоченного органаисполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. Нарассмотрение ЦЭПМК представляется акт об утрате документов с информацией(справкой) о причинах утраты документов, а также мерах, принятых для ихрозыска.

 

Систематизациядокументов внутри дела.

 

15.13. В ходепроведения экспертизы ценности осуществляется проверка правильностиформирования дел и систематизация документов в делах. В необходимых случаяхпроводится переформирование и пересистематизация документов внутри дела.

15.14. В делоподшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями,указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в текстедокумента, исполнитель обязан сделать запись на документе о их местонахождении.

15.15. Документывнутри дела должны располагаться в хронологическом порядке.

Нормативные иорганизационно-распорядительные документы, приложения и примечания к нимгруппируются в дела по видам актов и хронологии.

Положения иинструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями кним и группируются вместе с указанными документами. Если положения и инструкцииутверждены как самостоятельные документы, они группируются в самостоятельныедела.

Если приложениемк документу является утверждаемый документ, в верхнем правом углу приложениядолжна быть проставлена отметка о приложении, ниже гриф утверждения документа.При этом на приложении должны быть подписи составителя и руководителяподразделения, подготовившего документ, а также проставлена дата.

Протоколы в делерасполагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам,сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

15.16.Необходимо иметь в виду, что в делах, находящихся в делопроизводстве, документытекущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мерепоступления. При подготовке документов к сдаче в архив дела с документамипостоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) переформировываются вобратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, долженбыть последним в деле, а первый документ календарного года – первым.

15.17. Если впереписке или в документах, послуживших основанием к выпуску решенияГубернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, имеетсясекретная информация, все документы по данному вопросу передаются в особуючасть.

 

Оформление дел

 

15.18. Взависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полномуоформлению подлежат дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет)срока хранения и дела по личному составу. Полное оформление делапредусматривает подшивку или переплет, нумерацию листов, составлениелиста-заверителя дела (приложение 13 к Инструкции), составление внутреннейописи документов дела (приложение 14 к Инструкции), оформление реквизитовобложки.

Дела временногосрока хранения (до 10 лет) не подшиваются, документы в них хранятся вскоросшивателях, внутренняя опись не составляется.

15.19. Приоформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей,подклеивать документы следует только клеем ПВА.

15.20. Обложкадела оформляется по установленной форме (приложение 15 к Инструкции). Наобложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование органа исполнительнойвласти, индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов,количество листов в деле, срок хранения документов.

По окончаниигода в надписи на обложках дел постоянного срока хранения вносятся уточнения,проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитыхдокументов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительныесведения.

На корешке делауказываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

15.21. Принаписании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуредел, которая уточняется и конкретизируется (см. раздел "Составление описидел").

15.22. Даты наобложке должны соответствовать году начала и окончания дела. Крайними датамидела являются начальная дата дела (дата самого раннего документа в деле) иконечная дата (дата самого позднего документа в деле). При этом учитываютсядаты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрациидокументов), справок органа исполнительной власти Ленинградской области.

При выведениикрайних дат не учитываются дата списания документов в дело и дата списания делав архив, даты резолюций, даты отметок исполнителя и даты, проставленные датером(за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кромеперечисленных).

При написаниикрайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и годпроставляются арабскими цифрами, название месяца пишется прописью безсокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На обложках дел,состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома(части).

15.23. Надписьна обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.

15.24. Листы вделе нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правомверхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Лист большогоформата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы ссобственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общемпорядке.

Подшитые в делоконверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, затем очередным номеромкаждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалынумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Приложение кделу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

15.25. К каждомуделу составляется лист-заверитель установленной формы (приложение 13 кИнструкции).

Влисте-заверителе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываетсяфактическое количество листов в данном деле, количество листов внутренней описии графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки ит.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой),сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительнаянадпись составляется вновь.

Остальные реквизитылиста-заверителя заполняются работниками архива.

Влистах-заверителях дел временного (свыше 10 лет) срока хранения указываютсяколичество листов в деле, должность, фамилия работника, сформировавшего дело,дата.

15.26. Приизменении наименования органа исполнительной власти Ленинградской области впериод, объединяющий документы дела, или при передаче дела в другой органисполнительной власти Ленинградской области на обложке указывается новоенаименование органа исполнительной власти Ленинградской области, а прежнеенаименование заключается в скобки.

Подшивка(переплет) дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения,дел по личному составу проводится после утверждения (согласования) описей делуполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в областиархивного дела и утверждения их руководителем органа исполнительной властиЛенинградской области.

15.27. В случаевыявления ошибок после подшивки дел и необходимости переподшивки документов изодного дела в другое на обложке дела, из которого документ изымается,указывается в какое дело документ переподшит.

 

Передача ивременное хранение документов в архиве

органаисполнительной власти Ленинградской области до передачи

на хранение вгосударственный архив Ленинградской области

 

15.28. Документыпостоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу втечение 10 лет до передачи в государственный архив Ленинградской областихранятся в архиве органа исполнительной власти Ленинградской области.

Органисполнительной власти Ленинградской области обязан обеспечить в установленномпорядке в соответствии с действующим законодательством условия для обеспечениясохранности документов.

15.29.Руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области несетперсональную ответственность за обеспечение сохранности документов до передачиих на постоянное (вечное) хранение в государственный архив Ленинградскойобласти.

15.30. Делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются из структурных подразделенийв архив органа исполнительной власти Ленинградской области не ранее чем черезгод и не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Дела временногохранения (до 10 лет) передаче в архив органа исполнительной власти Ленинградскойобласти, как правило, не подлежат (хранятся в структурных подразделениях и поистечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

15.31. Передачадокументов в архив органа исполнительной власти Ленинградской областипроизводится по сдаточным описям дел. Сдаточная опись составляетсяответственным работником структурного подразделения, передающего дела, иподписывается его руководителем (начальником департамента, отдела, сектора).

Прием дел вархив производится работником, ответственным за архив или работником архиваоргана исполнительной власти Ленинградской области в присутствии работникаструктурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметоко наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количествофактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписиответственного за архив или работника архива органа исполнительной властиЛенинградской области и лица, передавшего дела).

В подготовленномк сдаче в архив деле постоянного срока хранения на последнем листе внутреннейописи делается надпись "В архив", которая заверяется подписьюруководителя органа исполнительной власти Ленинградской области. В делахвременного срока хранения, подлежащих передаче в архив, надпись "Вархив" делается на последнем листе сдаточной описи.

Дела,оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил,возвращаются для переоформления.

По указаниюруководителя органа исполнительной власти Ленинградской области к сданному вархив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующейзаписью в листе-заверителе дела.

15.32. Изъятиедокументов из дела осуществляется только в случаях, предусмотренныхзаконодательством, по резолюции руководителя органа исполнительной власти Ленинградскойобласти. При изъятии в дело в обязательном порядке вкладывается завереннаякопия документа. В дело фонда помещается акт изъятия документа.

15.33. В случаеликвидации структурного подразделения органа исполнительной властиЛенинградской области руководитель структурного подразделения обязанорганизовать передачу неупорядоченных документов из структурного подразделенияв архив органа исполнительной власти Ленинградской области.

15.34. В случаереорганизации органа исполнительной власти Ленинградской области руководительили лицо, исполняющее обязанности руководителя органа исполнительной властиЛенинградской области, обязано в течение одного месяца с момента принятиятакого решения организовать формирование всех имеющихся документов постоянногохранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформлениедел и передачу их в орган исполнительной власти Ленинградской области, которыйявляется правопреемником.

15.35. Приликвидации органа исполнительной власти Ленинградской области руководитель илилицо, исполняющее обязанности руководителя органа исполнительной властиЛенинградской области, обязано обеспечить в установленном порядке передачудокументов постоянного хранения, временного хранения и по личному составу вгосударственный архив Ленинградской области. Передача документов вгосударственный архив Ленинградской области осуществляется органомисполнительной власти Ленинградской области за счет средств областного бюджетаЛенинградской области в установленном порядке.

 

Составление описейдел

 

15.36. Назавершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу ежегодно составляются описи дел. Опись дел – архивный справочник,содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда органаисполнительной власти Ленинградской области, предназначенный для их учета ираскрытия содержания в архиве органа исполнительной власти, в государственномархиве Ленинградской области и в составе Архивного фонда Российской Федерации.

Основойсоставления описи дел является номенклатура дел. Методическую помощь вподготовке описей оказывает уполномоченный орган исполнительной властиЛенинградской области в области архивного дела.

Сводная описьдел органа исполнительной власти Ленинградской области составляется работником,ответственным за архив, или структурным подразделением, отвечающим за работуархива, на основе сдаточных описей структурных подразделений органаисполнительной власти Ленинградской области.

15.37. Взависимости от сроков хранения отдельные описи составляются на дела постоянногохранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Также отдельныеописи составляются на различные виды документации постоянного хранения:управленческую, научно-техническую, землеустроительную, лесоустроительную,документацию по приватизации имущества и иную.

15.38. Описьпостоянного хранения составляется ежегодно или за несколько лет (за два года иболее). Опись, составленная за год, носит название "годовой разделописи".

Сводная описьдел органа исполнительной власти Ленинградской области – это опись за год(годовой раздел) или опись за несколько лет, составленная на основе описей делструктурных подразделений (сдаточных описей).

15.39. Дела всводной описи дел органа исполнительной власти Ленинградской областисистематизируются на основе хронологически-структурного принципа (по годам,внутри годовых разделов – по структурным подразделениям). Допускается такжеформировать опись на основе хронологически-номинального (по годам, внутригодовых разделов – по значимости документов) или хронологически-функциональногопринципа (по годам, внутри годовых разделов – по функциональным направлениямдеятельности). При составлении описей научно-технической, иной специфическойдокументации схема систематизации согласовывается с уполномоченным органомЛенинградской области в области архивного дела.

15.40. Описьдела состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи,листа-заверителя и справочного аппарата к описи (приложения 17 – 19 кИнструкции).

Описательнаястатья описи включает:

порядковый номерединицы хранения;

индекс единицыхранения (по номенклатуре дел);

заголовокединицы хранения;

крайние датыединицы хранения;

срок хранения(для описей дел, документов временного хранения);

количество листовв единице хранения;

примечание.

15.41. Опись делсоставляется в соответствии со следующими основными требованиями:

Каждое деловносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит изнескольких томов или частей, то каждый том или часть также вносятся в опись подсамостоятельным номером.

Порядокнумерации дел в описи – валовый (то есть по порядку) за весь период составленияописи. Если годовой раздел описи № 1 дел постоянного хранения за 2015 годзаканчивается делом № 230, то годовой раздел описи № 1 делпостоянного хранения за 2016 год начинается с дела № 231. Опись дел непродолжается при достижении номера дела 9999.

Заголовок дела вопись всегда вносится полностью. При внесении в опись подряд дел с одинаковымизаголовками слова "то же" для замены повторяющегося заголовка неиспользуются. Заголовок дела не разбивается (не переносится) с одного листаописи на другой. Не допускается использование в описи сокращений слов взаголовке дела. Например: "дог.", "бух. баланс" и т.д. Еслив заголовках используются аббревиатуры, сокращения, к описи в обязательномпорядке составляется список сокращений.

Заголовок вописи должен соответствовать заголовку на обложке дела.

Заголовок дела вописи всегда составляется на основе заголовка дела в номенклатуре дел, но послеего уточнения, конкретизации.

Так, например,если в номенклатуру включен заголовок "Годовой отчет по основнойдеятельности", после уточнения он формулируется следующим образом:"Отчет по основной деятельности комитета за 2015 год". Если вноменклатуру включено дело с общим заголовком "Годовой статистическийотчет", то при включении данного отчета в опись следует привести названиестатистического отчета и указание формы отчета:

"Статистическийотчет "Показатели основных направлений и результатов деятельностимуниципальных архивов Ленинградской области" (ф. № 1) за 2016 год идокументы к нему".

При обобщенномуказании видов статистических отчетов в заголовке перечисляются номера форм, аполные наименования отчетов раскрываются в предисловии к описи, например:

"Статистическиеотчеты комитета по основным направлениям деятельности (ф. № № 1-т, 8,9, 9-ср, 1-к) за 1999 год".

При наличии вделе нескольких видов документов по одному вопросу (не менее трех), несвязанных последовательностью делопроизводства,

при составлении заголовка употребляетсятермин "документы". После слова "документы" в скобкахуказываются названия основных видов документов, включенных в дело, например:

"Документы(справки, таблицы, графики и др.) о проведении мониторинга изменения цен насельскохозяйственную продукцию".

Если деловключает основной документ (например, протокол) вместе с дополняющими егодокументами разного вида (справки, отчеты, доклады и др.), то в заголовкеуказывается вид основного документа, его содержание, авторство, а в концезаголовка указывается "и документы к нему" с раскрытием в скобкахсостава прилагаемых документов, например:

"Протоколзаседания комиссии по повышению качества и доступности предоставлениягосударственных и муниципальных услуг в Ленинградской области и документы кнему";

"ПорученияГубернатора Ленинградской области и документы (доклады, служебные записки,обоснования, переписка) по их исполнению".

При составлениизаголовков к таким документам как штатное расписание, сметы доходов и расходов,которые формируются в одно дело со всеми изменениями и дополнениями к ним,указывается название основного документа в единственном числе и в концезаголовка отмечается "и изменения к нему", например:

"Сметадоходов и расходов Управления делами Правительства Ленинградской области на2017 год и изменения к ней".

В заголовках делс распорядительными документами (постановлениями, приказами, распоряжениями),протоколами после наименования вида документа указываются их крайние(регистрационные) номера, название организации – фондообразователя (автора)указывается в обобщенной форме, например:

"Приказы№ № 1 – 100 председателя комитета по основной деятельности";

"Протоколы№ № 1 – 10 заседаний ЦЭПМК управления и документы (доклады, сведения,отчеты) к ним".

Для дел,содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первоговходящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – датасамого позднего входящего или исходящего документа.

В заголовкахдел, содержащих переписку, помимо общего наименования вида документов"переписка" требуется указывать наименование корреспондента (названиеучреждения, должность и (или) фамилия и инициалы лица, от которого полученыдокументы или кому они адресованы), а также тему переписки, например:

"Перепискауправления с Росархивом по вопросам формирования перечней государственных услуги функций в области архивного дела".

Если перепискавелась с однородными корреспондентами, в заголовке указывается общее видовоеназвание корреспондентов, например:

"Перепискауправления с органами прокуратуры Ленинградской области по вопросамосуществления контроля за соблюдением на территории Ленинградской областизаконодательства об архивном деле в Российской Федерации".

В заголовкахдел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние неуказываются, например:

"Перепискауправления с органами местного самоуправления по вопросам организации иразвития архивного дела в муниципальных образованиях Ленинградскойобласти".

"Перепискауправления с органами местного самоуправления об осуществлении отдельныхгосударственных полномочий в области архивного дела".

Не допускаетсяупотребление в заголовке неконкретных формулировок, не раскрывающих содержаниедокументов, таких, например, как "разная переписка", "общаяпереписка".

Не допускаетсяупотребление формулировки "исходящая переписка", "входящаяпереписка", так как выделенная к постоянному хранению переписка по одномувопросу группируется в деле в хронологической последовательности за одинкалендарный год, документ-ответ помещается за документом-запросом.

15.42. Крайняядата (число, месяц, год), как правило, указывается при описаниираспорядительной документации, протоколов заседаний, творческой документации,дел по одному вопросу, переписки, а также документов, для которых это имеетважное значение (доклады, листовки, стенограммы и т.д.).

Датыраспорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и др.),положений, инструкций, правил, регламентов указываются по времени ихутверждения, а если документы не датированы, то по времени опубликования иливведения в действие.

Датамипротоколов являются даты проведения заседаний.

Даты актовуказываются по дате их составления (подписания).

Крайними датамижурнала (книги) регистрации являются даты первой и последней записей в журнале(книге).

15.43.Оформление переходящих дел в описи: переходящее дело первый раз вносится вопись по дате заведения. В последующих годовых разделах описи заголовок делаповторяется, но уже без присвоения номера по описи (последний раз вносится вгодовой раздел по дате последнего документа). Количество листов и крайние датыпереходящего дела указываются в описи только при первом внесении дела в опись.

15.44. Графаописи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностяхих физического состояния, о передаче дел другим организациям, уничтожении соссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

15.45. В составсправочного аппарата к описи входят: титульный лист, предисловие, списоксокращений; историческая справка, при необходимости оглавление и указатели.

На титульномлисте описи указываются: последнее полное наименование органа исполнительнойвласти Ленинградской области, оставляется отметка о номере фонда, номер иназвание описи, крайние даты внесенных в опись единиц хранения (приложение 20 кИнструкции). По согласованию с уполномоченным органом исполнительной властиЛенинградской области в области архивного дела, государственным архивомЛенинградской области в органе исполнительной власти Ленинградской области наобложках дела может проставляться номер дела по описи, номер описи и фонда.

Еслинаименование органа исполнительной власти Ленинградской области изменялось, натитульном листе (в случае необходимости на дополнительном листе) указываютсявсе переименования в хронологической последовательности за период,соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.

15.46. Впредисловии к описи кратко излагаются сведения о функциях органа исполнительнойвласти Ленинградской области, переименования органа исполнительной властиЛенинградской области в хронологической последовательности за период,соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись, а такжеуказываются особенности составления описи (наличие переходящих дел, отражениеполноты состава документов постоянного хранения в описи, особенностиформирования дел и схема систематизации дел в описи).

15.47. Описи(годовые разделы описей) дел постоянного хранения составляются не менее чем вчетырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (вкачестве рабочего экземпляра).

Описи (годовыеразделы описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются не менеечем в двух экземплярах.

Описи (годовыеразделы описей) дел по личному составу составляются не менее чем в четырехэкземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестверабочего экземпляра).

Описи (годовыеразделы описей) структурных подразделений органа исполнительной властисоставляются в двух экземплярах, один из которых передается в архив, другойостается в структурном подразделении.

15.48. Нарассмотрение ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградскойобласти в области архивного дела представляются не менее чем через три годапосле завершения делопроизводством дел:

описи (годовыеразделы описей) дел постоянного хранения – для утверждения;

описи (годовыеразделы описей) дел по личному составу – для согласования.

Послеутверждения (согласования) описей ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительнойвласти Ленинградской области в области архивного дела описи утверждаютсяруководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.

15.49. Внесениеизменений в опись (годовой раздел описи) дел, документов после их утверждения(согласования) допускается только на основании соответствующего решения ЦЭПМКуполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в областиархивного дела.

15.50. Вгосударственный архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения,три экземпляра описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных)ЦЭПМК, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (вкачестве рабочего экземпляра).

15.51. Вместе сописью постоянного хранения на утверждение ЦЭПМК уполномоченного органаисполнительной власти Ленинградской области в области архивного делапредставляется историческая справка (дополнение к исторической справке).Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: историяфондообразователя, отражающая историю органа исполнительной властиЛенинградской области со ссылками на соответствующие нормативные акты (датыобразования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственнуюпринадлежность, структуру и функции, их изменения, название организации –предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень ихсохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристикадокументов фонда (разновидности документов, особенности формирования единицхранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологическиеграницы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду,место хранения документов по личному составу). Историческая справкаподписывается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.

Историческаясправка к фонду составляется в двух экземплярах, один экземпляр хранится в делефонда, второй – передается в государственный архив Ленинградской области.

 

Использованиедокументов архива

 

15.52. Документыи дела, находящиеся на хранении в архиве органа исполнительной властиЛенинградской области, предоставляются для работы в помещении соответствующегоархива или во временное (не более недели) пользование вне такого помещения подроспись в карте-заместителе дела (приложение 21 к Инструкции).

В архиве ведетсякнига выдачи дел во временное пользование.

15.53. К каждомуделу, которое хранится в архиве органа исполнительной власти Ленинградскойобласти, в случае если оно выдается для использования, оформляется листиспользования документов (приложение 16 к Инструкции), который заполняется прикаждой выдаче дела для ознакомления пользователю. В листе использования приэтом делается соответствующая отметка с указанием даты, должности и фамилииознакомившегося, а также перечень номеров документов дела, с которыми онознакомлен.

15.54. Изъятиедокументов из архивных дел и передача их любым третьим лицам не допускается, заисключением установленных законодательством.

15.55. Приработе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делатьпометки, изымать или заменять отдельные листы.

15.56.Ознакомление с подлинниками областных законов, правовых актов ГубернатораЛенинградской области и правовых актов Правительства Ленинградской областиосуществляется только в помещении архива.

15.57. Документыиз архивов органов исполнительной власти Ленинградской области предоставляютсядля ознакомления и копирования организациям и гражданам по их письменнымзапросам в установленном порядке, о чем делается запись в учетных документахархива (карте-заместителе дела, листе использования документов, книге выдачидел во временное пользование) и оформляется акт о выдаче дел во временноепользование (приложение 22 к Инструкции).

 

 

Приложение 1

к Инструкции поделопроизводству в органах

исполнительной властиЛенинградской области

(Форма)

 

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ

_____________________________________________________________________________

(полное наименование проектадокумента)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Количестволистов ____, в том числе прилагаемых материалов ________________.

Подготовил__________________________________________________________________

 (наименование органа исполнительной властиЛенинградской области,

_____________________________________________________________________________

 должность,фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя)

 

№ п/п	Дата и время передачи проекта	Кому передан проект на визирование (фамилия, инициалы)	Подписи исполнителя и ответственного за делопроизводство	Дата и время возврата проекта	Подписи исполнителя и ответственного за делопроизводство

 

Отметкив маршрутном листе о передаче проекта на согласование и возврате проектазаверяются двумя подписями: ответственного за делопроизводство и исполнителя.

 

Проект передан в протокольныйотдел "___" ___________20__года в ___час.___мин.

 

Сдал________________                                  Принял ________________

                       (подпись)                                                                                  (подпись)

 

 

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ

нерегистрируемыхдокументов,

поступающих вПравительство Ленинградской области

 

1. Копии нормативныхдокументов Законодательного собрания Ленинградской области.

2. Копии нормативных актовмуниципальных образований Ленинградской области.

3. Копии документоворганизаций и учреждений.

4. Ведомственныестатистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

5. Пригласительные билеты,поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6. Дайджест прессы(информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы идругие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственнаятехническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламныематериалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозыпогоды и т.п.

7. Извещения о проведенииконференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.

8. Аналитические обзорыорганов исполнительной власти Ленинградской области, иные материалы,представляемые для сведения.

9. Планы основныхмероприятий, проводимых Законодательным собранием Ленинградской области,муниципальными образованиями, органами исполнительной власти Ленинградскойобласти.

10. Проекты правовых актовГубернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области.

11. Документы без подписи.

 

 

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

 

АКТ

 

"___"________ 20__года                                                                                       Санкт-Петербург

 

Мы,нижеподписавшиеся работники отдела служебной корреспонденции управленияделопроизводства_______________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________,

составили настоящий акт о том, что"___" ________________ 20___ года при вскрытиипакета_________________________________________________________________________

в нем неоказалось______________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________.

 

 

Настоящий акт составлен втрех экземплярах.

 

 

 

Подписи____________________________

              ____________________________

              ____________________________

 

 

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

 

(Форма)

 

Аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области

 

ЗАКАЗ № ______

на выполнение машинописных работ

 

Подразделение_____________________________________________________________

 

Фамилия_____________________________Телефон______________________________

 

Наименованиематериала____________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Вид бланка________________________________________________________________

Дата, время сдачи материала _________________________________________________

Руководительподразделения_________________________________________________

__________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы, подпись)

Количество листов _________________________________________________________

Дата, время исполнения заказа_______________________________________________

Исполнительзаказа_________________________________________________________

(фамилия,инициалы, подпись)

 

 

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

 

 (Форма)

 

Аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области

 

ЗАКАЗ № ______

на выполнениекопировально-множительных работ

 

Подразделение__________________________________________________________________

 

Фамилия ______________________________Телефон ________________________________

 

Наименованиематериала_________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Количество листов______________________________________________________________

Формат_______________________________________________________________________

(А3, А4, А5)

Тираж________________________________________________________________________

Руководительподразделения_______________________________________________________

(фамилия, инициалы, подпись)

Дата, время исполнения заказа____________________________________________________

Исполнитель заказа______________________________________________________________

(фамилия, инициалы, подпись)

 

 

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

 

Аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области

 

ЗАЯВКА № ________

на передачу служебной информациипо каналам факсимильной связи

 

Подразделение__________________________________________________________________

 

Фамилия ________________________ Телефон_______________________________________

 

Название передаваемой информации(полностью) _____________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

 

 

Прошу передать служебнуюинформацию

Страна, код страны_____________________________________________________________

Город, код города______________________________________________________________

Телефон______________________________________________________________________

Кому__________________________________________________________________________

Объем передаваемого сообщения ________________________листов

 

__________________________            ________________          __________________________

        (наименованиедолжности                                 (подпись)                                  (фамилия, инициалы)

      руководителя подразделения)

 

 

"___" ______________ 20 __года

 

 

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

 

ЖУРНАЛ

учетадокументов, отправляемых по каналам факсимильной связи

 

№  п/п	Наименование подразделения, фамилия, инициалы, телефон исполнителя	Адрес получателя, код, телефон, страна, город	Количество листов	Дата и время поступления, характер материала	Отправил (фамилия, инициалы, дата, время)	Отметка о возврате материала

 

 

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

ЖУРНАЛ

учета принятыхдокументов по каналам факсимильной связи

 

№  п/п	Адрес корреспондента, фамилия, телефон	Принято			Направлено
		дата и время	количество листов	фамилия, инициалы	наименование подразделения, фамилия, инициалы получателя	дата и время отправки

 

 

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

 (Форма)

 

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области

Гриф утверждения

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

		№
(место составления)
на				год

 

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства                                      Подпись                                    Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

Виза руководителя архива

или лица, ответственного

за хранение архивных документов

 

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области от______________№ ___________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела от ______________№ ___________

 

 

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

 

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________году в органе исполнительной власти Ленинградской области

 

 

По срокам хранения	Всего		В том числе
			переходящих	с отметкой “ЭПК”
1	2		3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого
Наименование должности лица, ответственного за делопроизводство в органе исполнительной власти Ленинградской области		Подпись                       Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

Итоговые сведения переданы в_______________________________________________

                                                                                    (наименованиеструктурного подразделения,

                                                                                  отвечающего за хранение архивных документов)

 

 

Наименование должности лица,

передавшего сведения Личная подпись Расшифровка подписи

 

 

Дата

 

 

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

 

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения
АКТ № _______ _____________________          (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наосновании______________________________________________________________

                         (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожениюкак не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значениедокументы фонда № ____ _________________________________

                                                                                                                  (названиефонда)

 

№  п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Количество единиц хранения	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Итого_________________________ ед.хр. за __________________ годы

                       (цифрами и прописью)

Описи делпостоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составусогласованы с ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградскойобласти в области архивного дела (протокол № __________ от ____________).

Наименованиедолжности лица,

проводившегоэкспертизу ценности

документовПодпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭКоргана исполнительной власти Ленинградской области от ______№ ___

Документы вколичестве _____________________________ ед.хр., весом _________ кг

(цифрами и прописью)

сданы в__________________________________________________________________

(наименование организации)

на переработку поприемо-сдаточной накладной от _________________№ _________.

 

Наименованиедолжности лица,

сдавшегодокументы                                           Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

Изменения вучетные документы внесены.

 

Наименованиедолжности лица,

внесшегоизменения в учетные документы      Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

 

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения
АКТ № ______ _______________________             (место составления) о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны	Фонд № _________________ (название фонда)

 

В результате________________________________________ установлено отсутствие в фондеперечисленных ниже дел. Принятые органом исполнительной власти Ленинградскойобласти всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, всвязи с чем считаем возможным снять с учета.

 

Опись № О Опись №	Ед.хр.№	Заголовок ед.хр.	Количество листов (время звучания, метраж)	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

 

Итого________________________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

 

Содержаниеутраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр.______________________________________________________________________

 (номера ед.хр. и их групповыезаголовки)

 

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

архивныхдокументов                                             Подпись                      Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела от______________№ ___________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области от ___________№ ___________

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

Лицо, ответственное за учет

и хранение архивных документов