Постановление Губернатора Ленинградской области от 30.12.1997 № 534-пг
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ от 30 декабря 1997 года N 534-пг Утратилo силу - Постановление Губернатора Ленинградской области от 29.12.2005 г. N 253-пг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области" (В редакции Постановлений Губернатора Ленинградской области от 21.01.2005 г. N 7-пг) 1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 1998 года прилагаемуюИнструкцию по делопроизводству в органах исполнительной властиЛенинградской области (далее - Инструкция). 2. Ответственность за соблюдение требований Инструкции в органахисполнительной власти Ленинградской области возложить на ихруководителей. 3. Руководителям структурных подразделений аппарата управленияорганами исполнительной власти Ленинградской области до 1 февраля 1998года назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях иознакомить (под роспись) работников подразделений с настоящейИнструкцией. 4. Рекомендовать руководителям областных подразделенийфедеральных органов исполнительной власти и органов местногосамоуправления Ленинградской области на основании требований настоящейИнструкции обеспечить единую систему делопроизводства всоответствующих органах исполнительной власти и органах местногосамоуправления. 5. Управлению делами Правительства Ленинградской области до 1февраля 1998 года изготовить по заявкам комитета по вопросамгосударственной службы и местного самоуправления необходимоеколичество экземпляров Инструкции и печатно-бланочной продукции. 6. Признать утратившим силу постановление ПравительстваЛенинградской области от 29 мая 1995 года N 201 "Об утвержденииВременной инструкции по делопроизводству в Правительстве Ленинградскойобласти". 7. Контроль за исполнением требований Инструкции поделопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской областивозложить на комитет по вопросам государственной службы и местногосамоуправления при Губернаторе Ленинградской области. Губернатор В.Густов Утверждена постановлением Губернатора Ленинградской области от 30 декабря 1997 года N 534-пг Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области (В редакции Постановлений Губернатора Ленинградской области от 21.01.2005 г. N 7-пг) Раздел 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает систему документированияи организации работы с документами в органах исполнительной властиЛенинградской области. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления,прохождения и контроля исполнения документов несекретного характера,рассмотрения обращений граждан в органах исполнительной властиЛенинградской области и их структурных подразделениях (далее -структурные подразделения). Инструкция разработана в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации и Ленинградской области, постановлениями ираспоряжениями Губернатора и Правительства Ленинградской области,положениями Государственной системы документационного обеспеченияуправления (ГСДОУ) и с учетом опыта организации документационногообеспечения (делопроизводства) в органах исполнительной властиЛенинградской области. 1.2. Правила и порядок работы с документами, установленныенастоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных служащихЛенинградской области (далее - работники). Работники структурных подразделений ответственны за выполнениетребований Инструкции, сохранность служебных документов инеразглашение содержащейся в них информации. 1.3. Организация и совершенствование информационного идокументационного обеспечения на основе единой технической политики иприменения, современных программно-технических средствавтоматизированной подготовки и обработки документов, внедрение исопровождение информационных технологий, организационно-методическоеруководство службами делопроизводства (ответственными заделопроизводство) структурных подразделений осуществляютсядепартаментом делопроизводства комитета по вопросам государственнойслужбы и местного самоуправления (далее - департаментделопроизводства). По этим и другим вопросам организации документационногообеспечения департамент делопроизводства взаимодействует с органамиисполнительной власти Ленинградской области, подразделениямиПравительства, а также с областными подразделениями федеральныхорганов исполнительной власти и органами местного самоуправленияЛенинградской области. 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работыс документами и обращениями граждан в органах исполнительной властиЛенинградской области возлагается на их руководителей. 1.5. Ведение делопроизводства в подразделениях аппаратауправления органами исполнительной власти Ленинградской областиосуществляется службой делопроизводства (работником, ответственным заделопроизводство). Руководитель структурного подразделения назначает из числаработников подразделения ответственного за делопроизводство вподразделении. Положение о службе делопроизводства, должностные инструкцииработников службы делопроизводства (ответственного заделопроизводство) разрабатываются на основе настоящей Инструкции иутверждаются руководителем подразделения. 1.6. На работников службы делопроизводства (ответственных заделопроизводство) подразделения возлагается выполнение следующихосновных обязанностей: прием, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих(поступающих) документов; учет (регистрация) внутренних документов; передача документов на рассмотрение (на доклад) руководителюподразделения или его заместителю и после получения соответствующихуказаний (резолюций) - передача их непосредственно работникуответственному исполнителю (далее - исполнитель); учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передачаих на отправку адресатам (отправка адресатам); контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов,организация справочно-информационной работы; организация работы с письмами граждан; подготовка проекта номенклатуры дел подразделения; ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел,передача их в архив департамента делопроизводства; выдача работникам документов и текущих дел, контроль за ихвозвратом; проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении уработников; анализ состояния делопроизводства и информирование руководителяподразделения об исполнении документов и поручений; подготовкапредложений по совершенствованию работы с документами; обеспечение сохранности находящихся в пользовании персональныхэлектронно-вычислительных машин (ПЭВМ) и хранящейся в них базы данныхо документах подразделения; ознакомление работников с нормативными и иными правовыми актами,распорядительными, информационными и методическими документами повопросам, относящимся к документационному обеспечению(делопроизводству); инструктаж вновь принятых работников и проведение с нимипрактических занятий по вопросам работы с документами; подготовка заявок на изготовление печатно-бланочной продукции,получение средств оргтехники, канцелярских товаров, организация ихучета; учет печатей и штампов, используемых в подразделении. 1.7. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановленийи распоряжений Губернатора и Правительства, проектах других служебныхдокументов, не подлежит разглашению (распространению). 1.8. Передача работникам других организаций копийзарегистрированных документов, за исключением постановлений ираспоряжений, допускается только по указанию (разрешению) руководителяструктурного подразделения и по согласованию с начальникомдепартамента делопроизводства, о чем делаются соответствующие записина подлинниках документов, а также в учетных карточках. Передача документов (копий документов) представителям средствмассовой информации осуществляется только пресс-центром комитета поинформации и печати, а также специально уполномоченными на тодолжностными лицами Правительства. 1.9. В случае утраты зарегистрированных в департаментеделопроизводства документов руководитель структурного подразделенияобязан проинформировать департамент о факте утраты и провестислужебное расследование. 1.10. В структурных подразделениях могут разрабатываться непротиворечащие настоящей Инструкции методические документы,конкретизирующие отдельные вопросы организации документационногообеспечения (делопроизводства). 1.11. В структурных подразделениях Правительства, областныхорганах исполнительной власти, имеющих статус юридического лица,прием, отправка, учет, регистрация, рассмотрение, контроль за срокамирассмотрения документов, их хранение и сдача в государственный архивосуществляется самостоятельно в соответствии с требованиями настоящейИнструкции. Раздел 2. Подготовка и оформление законопроектов для внесения в Законодательное собрание Ленинградской области. Оформление областных законов, поступивших Губернатору для подписания и обнародования 2.1. Подготовка проектов законов, предусмотренных для внесенияГубернатором, Правительством в Законодательное собрание,осуществляется в соответствии с планами законопроектных работПравительства Ленинградской области. Координация работы по подготовке законопроектов и контроль завыполнением планов законопроектных работ Правительства осуществляютсякомитетом по вопросам государственной службы и местногосамоуправления. Для организации разработки законопроектов, носящих комплексный,межотраслевой характер, могут создаваться комиссии. В состав комиссийвключаются работники структурных подразделений, представителиобластных подразделений федеральных органов государственной власти,общественных организаций, ученые (по согласованию). Законопроекты, подготавливаемые структурными подразделениями, вобязательном порядке проходят процедуру согласований (визирования) всоответствии с требованиями раздела 3 настоящей Инструкции. 2.2. Для доклада Губернатору перед внесением законопроекта вЗаконодательное собрание представляются следующие документы: проект закона; пояснительная записка к проекту закона; заключение юридического комитета о результатах юридическойэкспертизы законопроекта; проект письма Губернатора в Законодательное собрание. 2.3. Пояснительная записка к проекту областного закона, какправило, должна содержать: обоснование необходимости принятия законопроекта; цели и задачи принятия законопроекта; состояние законодательства в рассматриваемой сфере правовогорегулирования и место законопроекта в системе действующегозаконодательства; финансово-экономическое обоснование (если реализациязаконопроекта не требует материальных и иных затрат, то это такжеотражается в записке); ожидаемые социально-экономические последствия принятиязаконопроекта. 2.4. Законопроекты, имеющие отрицательное заключениевице-губернаторов, юридического комитета, либо получившие присогласовании (визировании) существенные замечания нередакционногохарактера, возвращаются исполнителю для доработки и устранениязамечаний. Для снятия внутренних противоречий по законопроектам,подготовленным в Правительстве, могут создаваться согласительныекомиссии из работников подразделений. Состав комиссий и срокидоработки законопроекта определяются указанием вице-губернатора. 2.5. Принятые Законодательным собранием законы направляются дляподписания и обнародования Губернатору через его аппарат послеюридической экспертизы и полистного визирования председателемюридического комитета, с регистрацией в канцелярии. 2.6. Законы, подписанные Губернатором, передаются его аппаратом вкомитет по вопросам государственной службы и местного самоуправлениядля их оформления к выпуску и опубликованию. Копии законов направляются адресатам согласно указателю рассылки. 2.7. Подлинники областных законов после их выпуска вместе сдругими документами, связанными с их рассмотрением и принятием, иуказателями рассылки находятся в протокольном секторе общего отделадепартамента делопроизводства (далее - протокольный сектор) и вустановленном порядке сдаются в архив. Раздел 3. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства Ленинградской области 3.1. Постановлениями Губернатора оформляются решения Губернаторанормативного характера, то есть предписания, рассчитанные напостоянное или многократное действие, а также решения о назначении надолжность и освобождении от должности руководителей областных органовисполнительной власти, о награждении. В форме распоряжений Губернатора принимаются решения Губернаторапо оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также повопросам работы Правительства. В форме постановлений Правительства принимаются решения, принятыена заседании Правительства. Порядок подготовки, согласования и внесения на рассмотрениезаседания Правительства постановлений Правительства определяетсяРегламентом Правительства Ленинградской области. В форме распоряжений Правительства принимаются решенияПравительства по оперативным, организационным и кадровым вопросам, атакже по вопросам работы Правительства, подписываемые от имениПравительства первыми вице-губернаторами в соответствии сраспределением обязанностей и полномочиями, данными Губернатором. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора и ПравительстваЛенинградской области вносятся исключительно органами исполнительнойвласти и структурными подразделениями аппарата управления. Руководители органов местного самоуправления Ленинградскойобласти, предприятий и организаций, расположенных на ее территории,могут инициативным порядком направить проекты нормативных актов вкомитеты и другие структурные подразделения по принадлежности вопросовдля выработки заключений и внесения в установленном порядке. Проекты постановлений и распоряжений по кадровым вопросамподготавливаются в департаменте государственной службы и кадровкомитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления. 3.2. Персональную ответственность за соответствие проектаправового акта Ленинградской области (далее - проект правового акта)правилам юридико-технического оформления документов, действующемуфедеральному и областному законодательству, а также за своевременноесогласование и внесение проекта правового акта несет руководительоргана исполнительной власти Ленинградской области (далее -руководитель ответственного органа), которому поручена подготовкапроекта правового акта либо от имени которого вносится проектправового акта. Разработку, обеспечение согласования и доработку проектаправового акта (при необходимости) осуществляют назначенныеруководителем ответственного органа работники, в должностныеобязанности которых входит правовое (юридическое) обеспечениедеятельности ответственного органа. (Пункт в редакции Постановления Губернатора Ленинградской областиот 21.01.2005 г. N 7-пг) 3.3. Согласование проекта правового акта производится в целяхобеспечения соответствия его формы и содержания правиламюридико-технического оформления документов, действующему федеральномуи областному законодательству, а также предотвращения нанесения ущербаинтересам Российской Федерации, Ленинградской области и законныминтересам третьих лиц. Рассмотрение и согласование проекта правового акта должностнымлицом (кроме руководителя юридического комитета), указанным в листесогласования, осуществляется в течение трех рабочих дней с даты егопередачи на рассмотрение и согласование, указанной в маршрутном листесогласования (визирования) проекта правового акта (далее - маршрутныйлист) (приложение 1 к настоящей Инструкции). Юридический комитетвправе установить более короткий срок рассмотрения и согласованияпроекта правового акта. Юридический комитет осуществляет рассмотрение и согласованиепроекта правового акта, а также подготовку заключения по результатамправовой (юридической) экспертизы проекта правового акта в течениепяти рабочих дней с даты его передачи на рассмотрение и согласование,указанной в маршрутном листе. Заключение юридического комитета нетребуется в случае положительных результатов правовой (юридической)экспертизы проекта правового акта по кадровым вопросам, о расходованиибюджетных средств из резервных фондов, о награждении или поощрении,признании действующего правового акта утратившим силу. Согласование проекта правового акта о признании утратившим силудействующего правового акта или о внесении изменений в действующийправовой акт в случае, если правовой акт был оспорен в суде илиопротестован прокурором, другими надзорными или контролирующимиорганами либо признан судом недействующим полностью или в части,должно быть полностью завершено до истечения срока, установленногоюридическим комитетом. Отметка в маршрутном листе о дате (день месяца, месяц, год,время) получения и возврата проекта правового акта заверяется подписьюответственного за делопроизводство. (Пункт в редакции Постановления Губернатора Ленинградской областиот 21.01.2005 г. N 7-пг) 3.4. Проект правового акта принимается на согласованиеответственными за делопроизводство при наличии: пояснительной записки с указанием статей (пунктов, частей,подпунктов) федеральных и/или областных законов, предоставляющихГубернатору Ленинградской области или Правительству Ленинградскойобласти полномочия регулировать соответствующие правоотношения, атакже конкретных целей принятия нормативного правового акта и сведенийо наличии в областном бюджете расходов на их достижение; технико-экономического обоснования, сметы расходов, проектадоговора (соглашения), действующего договора (соглашения)инвестиционного проекта и/или иных подобных документов (к проектамправовых актов, предусматривающих выделение бюджетных средств,предоставление государственного имущества Ленинградской области илиприобретение имущества в собственность Ленинградской области); документов и/или материалов, которые должны быть приложены кпроекту правового акта в соответствии с требованиями федерального илиобластного законодательства либо в отсутствии которых невозможноустановить правомерность принятия соответствующего правового акта; замечаний и дополнений к проекту правового акта, о которых естьотметки в листе согласования, а также заключений ответственногооргана; листа согласования, скрепленного с проектом правового акта; маршрутного листа. Ответственный за делопроизводство вправе не принять проектправового акта по причине отсутствия любого из указанных документовили материалов, а также оформления любого из этих документов илиматериалов с нарушением правил пунктов 3.5 или 3.6 настоящейИнструкции. На оборотной стороне маршрутного листа делаетсясоответствующая запись. (Пункт в редакции Постановления Губернатора Ленинградской областиот 21.01.2005 г. N 7-пг) 3.5. В листе согласования в обязательном порядке указываютсяполное наименование проекта правового акта, наименованиеподготовившего его ответственного органа, а также фамилия и инициалысогласующих должностных лиц: вице-губернатора Ленинградской области - руководителя аппаратаГубернатора и Правительства Ленинградской области; первого вице-губернатора Ленинградской области иливице-губернатора Ленинградской области, курирующего соответствующеенаправление деятельности или круг вопросов; должностных лиц, о которых упоминается в проекте правового акта; председателя юридического комитета; руководителя ответственного органа; руководителя управления делопроизводства аппарата Губернатора иПравительства Ленинградской области. В листе согласования к проекту правового акта ПравительстваЛенинградской области в обязательном порядке указываются фамилия иинициалы первого вице-губернатора Ленинградской области. В листе согласования к проекту нормативного правового актаПравительства Ленинградской области указываются фамилия и инициалычленов Правительства Ленинградской области. Если в проекте правового акта предусматривается осуществлениерасходов областного бюджета, уменьшение доходов областного бюджета,перемещение бюджетных средств, возникновение, прекращение илиизменение долговых обязательств Ленинградской области, в листсогласования к такому проекту включаются фамилия и инициалы: вице-губернатора Ленинградской области - председателя комитетафинансов; вице-губернатора Ленинградской области - председателя комитетаэкономического развития. Если в проекте правового акта предусматриваются действия пораспоряжению или отчуждению государственного имущества Ленинградскойобласти либо приобретение в собственность Ленинградской областиимущества, в лист согласования к такому проекту включаются фамилия иинициалы: вице-губернатора Ленинградской области - председателя комитетафинансов; вице-губернатора Ленинградской области - председателя комитетаэкономического развития; вице-губернатора Ленинградской области - председателяЛенинградского областного комитета по управлению государственнымимуществом. В целях осуществления внешнего согласования проекта правовогоакта по усмотрению руководителя ответственного органа в листесогласования могут быть дополнительно указаны фамилия и инициалыруководителей заинтересованных органов исполнительной властиЛенинградской области, органов местного самоуправления,государственных органов и организаций, а также иных должностных лиц. В нижней части листа согласования указываются: количество страниц проекта правового акта (без листасогласования, пояснительной записки, прилагаемых материалов идокументов); количество листов приложенных к проекту правового акта документови материалов, включая пояснительную записку (возможны исправления); дата, фамилия, имя, отчество, подпись и номер рабочего телефонаответственного работника. Подпись ответственного работника располагается на лицевой сторонекаждой страницы проекта правового акта, пояснительной записки и иныхприлагаемых к проекту правового акта документов и материалов. (Пункт в редакции Постановления Губернатора Ленинградской областиот 21.01.2005 г. N 7-пг) 3.6. Согласование проекта правового акта оформляется визойдолжностного лица, указанного в листе согласования, с проставлениемдаты визирования. Отказ от визирования не допускается. Прием проекта правового акта на визирование осуществляется толькопри наличии согласования (виз). вице-губернатора Ленинградскойобласти, курирующего соответствующее направление деятельности или кругвопросов; руководителя ответственного органа; ответственного исполнителя. Проект правового акта принимается юридическим комитетом досогласования первым вице-губернатором Ленинградской области,вице-губернатором Ленинградской области - руководителем аппаратаГубернатора и Правительства Ленинградской области и руководителемуправления делопроизводства аппарата Губернатора и ПравительстваЛенинградской области только после получения всех согласований (виз)должностных лиц, указанных в листе согласования. (Пункт в редакции Постановления Губернатора Ленинградской областиот 21.01.2005 г. N 7-пг) 3.7. Визированию также подлежат: проекты документов по вопросам государственной и муниципальнойслужбы, организации работы Правительства, органов местногосамоуправления, изменения структуры и штатного расписания, кадровыхизменений, награждения, организации делопроизводства и контроля,проекты положений об органах исполнительной власти - председателемкомитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления; проекты документов по вопросам планирования и исполненияобластного бюджета, целевого использования бюджетных средств,предоставления ссуд за счет средств областного бюджета - председателемкомитета финансов; проекты документов по вопросам налогообложения, предоставленияльгот по уплате налогов в бюджет области - Управлением федеральногоказначейства Минфина России по Ленинградской области; проекты документов, предусматривающие выделение, распределениеили использование средств и ресурсов бюджета Ленинградской области(направляемых на финансирование целевых программ, бюджетных ссуд,инвестиций, централизованных закупок, материально-техническогообеспечения, определяемых статьями бюджета финансового года,инвестиционных ресурсов, включая поручительства ПравительстваЛенинградской области); любые имущественные и неимущественные права,связанные с выполнением функций заказчика или подрядчика (поставщика)по договорам и работам, финансируемым как непосредственно изобластного бюджета, так и за счет кредитов, привлекаемых сиспользованием гарантий и поручительств Правительства области, правана участие в реализации инвестиционных проектов, выполнение подрядныхработ (поставок), в том числе права на получение регионального заказа- с комитетом по экономике и инвестициям; проекты документов, предусматривающие выделение финансов по сметерасходов Правительства или из внебюджетного фонда Ленинградскойобласти, - главным бухгалтером управления делами Правительства иуправляющим делами; проекты документов, затрагивающие вопросы содержания ииспользования зданий и помещений Правительства, - управляющим деламиПравительства; проекты документов, затрагивающие интересы областныхподразделений федеральных органов государственной власти - сполномочным представителем Президента Российской Федерации вЛенинградской области; проекты документов по вопросам выделения земельных участков подкарьеры и для добычи полезных ископаемых - председателеммежведомственного консультационного совета предприятий строительныхматериалов (Ленстройматериалы); проекты документов, предусматривающие создание, реорганизацию иликвидацию хозяйствующих субъектов (в случаях, предусмотренныхантимонопольным законодательством), а также предоставление льгот(льготных кредитов, бюджетных ссуд, товарных кредитов, правапользования природными ресурсами и т.д.) отдельному хозяйствующемусубъекту или нескольким хозяйствующим субъектам - Ленинградскимтерриториальным антимонопольным управлением. 3.8. Внешнее согласование в зависимости от содержания документаосуществляется в следующей последовательности: с подведомственными Правительству и сторонними организациями,когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях,возникающих вследствие издания документа; с органами, осуществляющими государственный надведомственныйконтроль (надзор) в определенной сфере (экологический, пожарный ит.п.); с общественными организациями в случаях необходимости илипредусмотренных положениями об этих организациях; с вышестоящими органами в случаях, когда законодательствомпредусматривается возможность совершения управленческих действийтолько с разрешения этих органов. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом,располагаемым ниже подписи на лицевой стороне документа, начиная отграницы его левого поля, и включает в себя слово "Согласовано",наименование должности лица, с которым согласовывается документ(включая наименование организации), и остальные реквизиты всоответствии с требованиями настоящей Инструкции. 3.9. Проекты документов, подготовленные в соответствии споручением (резолюцией), должны иметь визы всех соисполнителей,указанных в поручении (резолюции). 3.10. Полноту согласования проектов официальных документов могутопределять вице-губернаторы, начальник департамента делопроизводства,руководитель аппарата Губернатора, председатель юридического комитетаи - в случае необходимости проведения дополнительного согласования -возвращать проект исполнителю с указанием об этом. 3.11. Полученные в процессе согласования проекта документазамечания (дополнения) учитываются исполнителем при его доработке. Если замечания не принимаются, исполнитель проекта готовитзаключение на замечания и прилагает его к проекту за подписьюруководителя структурного подразделения и соответствующеговице-губернатора. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются наотдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечанияприлагаются". Короткие замечания могут быть записаны на проекте рядомс визой. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающемудокумент. 3.12. При правках редакционного характера проект документа послеперепечатки вторично не визируется. Если в процессе доработки в проект вносятся изменениянередакционного характера, то он подлежит повторному визированиюдолжностными лицами и руководителями заинтересованных органов иорганизаций. 3.13. Проект документа, имеющий более двух существенныхзамечаний, возвращается исполнителю начальником департаментаделопроизводства. Исполнитель проекта проводит необходимую работу по устранениюзамечаний и доработке документа, его повторному визированию. При невозможности в рабочем порядке устранить замечания создаетсяпо указанию курирующего вице-губернатора и под его председательствомсогласительная комиссия, на заседании которой рассматриваютсявозникшие противоречия и принимается решение о дальнейшей судьбедокумента. 3.14. Внесение изменений нередакционного характера в текстпроекта документа после визирования в юридическом комитете недопускается. Проекты документов, признанные юридическим комитетомпротиворечащими действующему законодательству, возвращаютсяисполнителю с соответствующим заключением. 3.15. Документы, подготовленные с нарушением установленныхтребований и не прошедшие необходимого согласования, могут бытьвозвращены комитетом по вопросам государственной службы и местногосамоуправления должностным лицам, внесшим проекты постановлений ираспоряжений. 3.16. При наличии всех согласований тексты официальных документовпроходят редактирование в протокольном секторе. 3.17. Тексты согласованных проектов постановлений и распоряженийпереносятся на бланки установленной формы только в бюро подготовкидокументов с пометкой "на бланк", сделанной заведующим протокольнымсектором. 3.18. Подготовленные в соответствии с установленными требованиямипроекты постановлений и распоряжений вместе с обосновывающимидокументами передаются начальником департамента делопроизводстваруководителю аппарата Губернатора для доклада Губернатору. 3.19. Подписанные Губернатором постановления и распоряжениявозвращаются аппаратом Губернатора в департамент делопроизводства дляих оформления и выпуска. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единойнумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно дляпостановлений и распоряжений. Копии постановлений и распоряжений направляются адресатамсогласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителемдокумента. Копии постановлений и распоряжений направляются в юридическийкомитет для их систематизации и организации информационно-справочнойработы, в том числе с применением программно-технических средств. Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранеепринятые документы, направляются учреждениям и организациям, которымони рассылались. Замена ранее разосланных документов производится по указаниюначальника департамента делопроизводства. 3.20. Подлинники постановлений и распоряжений после их выпускавместе с документами, на основании которых принято решение, иуказателями рассылки хранятся в протокольном секторе и в установленномпорядке сдаются в архив. 3.21. Подлинники проектов постановлений и распоряжений, непринятые к подписанию, вместе с приложениями и справочными материаламик проектам возвращаются департаментом делопроизводства исполнителям. 3.22. В необходимых случаях Губернатор Ленинградской областиможет изменять процедуру подготовки, согласования, оформления ивыпуска подписываемых им постановлений и распоряжений, о чем делаетсяотметка на проекте документа. Раздел 4. Подготовка и оформление проектов служебных документов Губернатора и Правительства Ленинградской области 4.1. Проекты писем и телеграмм Губернатора готовятся работникамиего аппарата и структурных подразделений. Подготовленные проекты писем и телеграмм визируютсянепосредственными исполнителями, руководителями структурныхподразделений, курирующими вице-губернаторами. На проектах писем визы проставляются на втором экземпляре,лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а при отсутствииместа - на оборотной стороне. Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер егослужебного телефона располагают на оборотной стороне последнего листавсех экземпляров документа в левом нижнем углу, например: "Иванов 99999 99", а на втором экземпляре указывается и структурноеподразделение, подготовившее проект. Проекты писем Губернатора, направляемые на имя ПрезидентаРоссийской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации,проходят обязательное согласование в юридическом комитете иредактирование в протокольном секторе, после чего передаютсязаведующим протокольным сектором в бюро подготовки документов дляпереноса на бланки установленной формы и через департаментделопроизводства направляются на подпись Губернатору. Проекты писем, исходящих из Правительства в федеральные органыгосударственной власти по вопросам бюджетного финансирования, проходятобязательное согласование в комитете финансов, по вопросам инвестиций- в комитете по экономике и инвестициям. Руководитель подразделения, подготовившего документ в адресфедеральных органов власти, готовит необходимый перечень документов(копий), которые следует направить в представительство ПравительстваЛенинградской области при Правительстве Российской Федерации ипередает их в канцелярию. Письма, телеграммы, телетайпограммы, направляемые изПравительства Ленинградской области и адресованные одновременно всемруководителям органов исполнительной власти области либо органовместного самоуправления, кроме подписанных Губернатором, направляютсяадресатам только по согласованию с первым вице-губернатором. 4.2. Оформление, регистрация и отправка служебных документовосуществляется в соответствии с разделом 9 настоящей Инструкции. Раздел 5. Контроль исполнения постановлений, распоряжений, поручений и других документов Губернатора, Правительства 5.1. Контроль исполнения постановлений, распоряжений и порученийГубернатора, Правительства осуществляют аппарат Губернатора,структурные подразделения в соответствии с их функциями. 5.2. Отдел контроля исполнения распорядительных документовдепартамента делопроизводства комитета по вопросам государственнойслужбы и местного самоуправления (далее - отдел контроля)обеспечивает: организацию системы контроля исполнения постановлений ираспоряжений Губернатора, Правительства, письменных порученийГубернатора, а также служебных документов с пометкой "контроль", "К"или указанием сроков исполнения; анализ и обобщение поступающих на имя Губернатора информаций оходе и результатах исполнения документов, подготовку соответствующихпредложений для доклада Губернатору; учет и контроль по срокам и существу исполнения порученийГубернатора, обобщение состояния их исполнения и подготовкусоответствующей информации. 5.3. Контроль сроков исполнения поручений, данных Губернатором пообращениям граждан, осуществляет отдел обращений и заявлений граждандепартамента делопроизводства. 5.4. Руководители структурных подразделений определяют из числаработников подразделения исполнителей документов и порученийГубернатора. Исполнители обеспечивают контроль, сбор, обработку и обобщениепоступающей информации, подготовку необходимых документов, проектовинформаций о ходе и результатах выполнения контролируемых документов ипоручений. 5.5. Документы исполняются в указанные в них сроки. Если срокисполнения не определен в поручении, он устанавливается равным одномумесяцу. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях смомента регистрации поручения. Поручения, имеющие в тексте пометку "Срочно", исполняются втрехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленныхвопросов - в течение 10 дней. При необходимости продления срока выполнения поручениядолжностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три днядо истечения срока представляет на имя Губернатора мотивированнуюпросьбу о продлении срока исполнения. Исполнение документов, указанных в пункте 13.1 настоящейИнструкции, осуществляется в сроки, установленные в разделе 13Инструкции и юридическим комитетом. (Дополнен - ПостановлениеГубернатора Ленинградской области от 21.01.2005 г. N 7-пг) 5.6. Если поручение Губернатора дано нескольким должностнымлицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо,указанное в поручении первым, или против фамилии которого стоитпометка "отв.", "свод", "созыв". Ответственный исполнитель в случае необходимости обеспечиваетсоисполнителей копиями документа, организует сбор и обобщениенеобходимой информации, проведение совещаний и других мероприятий. Информация о выполнении такого поручения и ответ автору обращенияпредставляется ответственным исполнителем по согласованию ссоисполнителями, если в поручении не содержится иных указаний. 5.7. О ходе и результатах выполнения каждого порученияГубернатора представляется информация за подписью должностного лица,которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющегоего обязанности. В информации о выполнении поручения должны бытьотражены конкретные результаты исполнения поручения и содержатьсясведения об информировании автора обращения. К информации об исполнении поручения Губернатора прилагаютсяподлинник этого поручения и подлинник соответствующего документа. Поручение Губернатора снимается с контроля на основании егорезолюции или по предложению руководителя аппарата Губернатора. 5.8. На имя Губернатора представляются также информации овыполнении поручений руководителя аппарата Губернатора, данных им всоответствии с указаниями Губернатора по поступившим на его имяобращениям. К информации прилагаются подлинники поручений и подлинникисоответствующих документов. 5.9. После представления информации на имя Губернатора обисполнении его поручения допускается направление дополнительнойинформации за подписью руководителя аппарата Губернатора илиначальника департамента делопроизводства. 5.10. Информации о выполнении постановлений, распоряжений ипоручений Губернатора, Правительства до их представления Губернаторуанализируются и обобщаются в аппарате Губернатора и отделе контроля. Информации, отвечающие требованиям, необходимым для снятияпоручений с контроля или продления сроков их исполнения, направляютсячерез отдел контроля в аппарат Губернатора для подготовки докладаГубернатору. Информации, не отвечающие установленным требованиям, возвращаютсяаппаратом Губернатора или отделом контроля исполнителям для доработкии повторного представления. Если исполнение поручения завершилось изданием постановления илираспоряжения Губернатора, Правительства, то для снятия поручения сконтроля допускается представление информации за подписью руководителяструктурного подразделения о выполнении поручения указанным способом. 5.11. Департамент делопроизводства ежеквартально информируетруководство Правительства о состоянии контроля в структурныхподразделениях. 5.12. Работу по исполнению поручений вице-губернаторовструктурные подразделения осуществляют в соответствии с их функциями итребованиями к организации контроля, изложенными в настоящем разделеИнструкции. Контроль исполнения поручений первых вице-губернаторов ивице-губернаторов осуществляют их аппараты. Раздел 6. Прием, учет, регистрация и распределение поступающих в Правительство документов 6.1. Документы, поступающие в Правительство на имя Губернатора,вице-губернаторов и Правительства, принимаются, учитываются ирегистрируются в канцелярии. 6.2. Поступившие в Правительство копии законодательных актов,постановлений палат Федерального Собрания Российской Федерации,постановлений Конституционного Суда Российской Федерации, указов ираспоряжений Президента Российской Федерации, постановлений ираспоряжений Правительства Российской Федерации учитываются,регистрируются, систематизируются и хранятся в юридическом комитете. Юридический комитет обеспечивает подготовку проектов резолюцийГубернатора, контроль исполнения указанных документов. 6.3. Прием и регистрация писем, телеграмм граждан осуществляютсяотделом обращений и заявлений граждан. 6.4. Структурные подразделения регистрируют адресованныенепосредственно им документы самостоятельно. 6.5. Телефонограммы в адрес Губернатора, вице-губернаторов,руководителей структурных подразделений принимаются работниками ихаппаратов. 6.6. Корреспонденция на иностранных языках после регистрациипередается для перевода в комитет по международным связям, затемвместе с текстом перевода направляется по назначению. 6.7. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги,периодические издания, проспекты с научно-технической информацией,поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билетыи другие документы - по определению департамента делопроизводства.Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в Правительство,приведен в приложении 2 к Инструкции. 6.8. При вскрытии конвертов с документами работником канцеляриипроверяется правильность адресования и оформления, комплектность ицелостность документов, приложений к ним; сверяются номера документовс номерами, указанными на конвертах. В правом верхнем углу входящегодокумента проставляется регистрационный штамп установленной формы. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенныедокументы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений кним составляется акт (по форме согласно приложению 3 к Инструкции) втрех экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другойприобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документаделается надпись или ставится штамп "Документ получен в поврежденномвиде". Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в техслучаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя,дату отправления и получения документов. На пакетах с пометкой "Лично" проставляются дата поступления иучетный номер, пакеты передаются адресатам без вскрытия и учитываютсяв обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах. 6.9. В канцелярии документ, поступивший до 15 часов,регистрируется в автоматизированной системе "Канцелярия" в деньпоступления, поступивший после 15 часов регистрируется датойследующего дня путем заполнения электронной регистрационной карточки. Информация о зарегистрированных документах, их прохождении иисполнении хранится в технологической базе данных автоматизированнойсистемы "Канцелярия" не менее трех лет. 6.10. Канцелярия направляет поступившие документы адресатам поназначению. Документы, адресованные Губернатору, при необходимостипредварительной проработки, подготовки информации и предложенийнаправляются по поручению (указанию) начальника департаментаделопроизводства вице-губернаторам или в подразделения. Информации об исполнении или ходе выполнения постановлений,распоряжений и поручений Губернатора, Правительства направляются вотдел контроля исполнения распорядительных документов. Документы, адресованные вице-губернаторам, структурнымподразделениям, направляются в их аппараты. 6.11. В подразделения документы передаются в день их регистрации(учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" (далее -срочные документы) передаются немедленно. Зарегистрированные документы передаются в подразделения подроспись (с указанием даты и времени передачи документа, фамилииработника, принявшего документ). Документы, поступившие в адрес подразделений, передаютсяканцелярией в соответствующие подразделения. Документы, подготовленные в структурном подразделении ииспользуемые внутри этого подразделения, относятся к категориивнутренних документов и регистрируются (учитываются) службойделопроизводства в соответствующем журнале, карточке. Переписка по вопросам текущей деятельности между подразделениямиаппарата управления органами исполнительной власти ведется безрегистрации документов в канцелярии. Документы подразделений аппарата управления органамиисполнительной власти, адресованные Губернатору (за исключениемдокументов, указанных в приложении 2 к Инструкции) подлежатрегистрации в канцелярии. 6.12. Зарегистрированные в канцелярии документы передаются изодного подразделения в другое только через канцелярию с переадресациейв автоматизированной системе "Канцелярия". Передача документов внутри структурного подразделенияосуществляется через ответственного за делопроизводство с отметкой вкарточке установленной формы. 6.13. При работе с документами, поступившими в структурноеподразделение и зарегистрированными в установленном порядке, неразрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кромепредусмотренных настоящей Инструкцией. 6.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезниработник подразделения с разрешения своего непосредственногоруководителя передает другому работнику через службу делопроизводства(ответственного за делопроизводство) находящиеся у него на исполнениидокументы. При увольнении все числящиеся за исполнителем документысдаются в службу делопроизводства. 6.15. Поступившие документы докладываются работником службыделопроизводства руководителю подразделения и согласно его резолюциямпередаются работникам на исполнение. Резолюция включает фамилиюисполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подписьруководителя, дату. 6.16. Состояние работы с документами в структурном подразделении(на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списанов дело) фиксируется работником службы делопроизводства подразделения. Служба делопроизводства подразделения ежемесячно сверяет наличиедокументов, находящихся на исполнении у работников, с данными,занесенными в базу данных "Канцелярия", представляет руководителюподразделения справку о прохождении и исполнении документов. Раздел 7. Подготовка и оформление документов в подразделениях. Отправка документов. Оформление поручений Основные требования к подготовке и оформлению документов 7.1. При подготовке и оформлении документов работникиподразделений руководствуются следующими основными требованиями: документы печатаются, как правило, на бланках установленнойформы; письма, адресованные Президенту Российской Федерации,Председателю Правительства Российской Федерации, руководителямфедеральных органов государственной власти по вопросам, входящим вкомпетенцию Губернатора, оформляются на бланках Губернатора илиПравительства за подписью Губернатора; письма за подписью вице-губернаторов по вопросам, входящим в ихкомпетенцию, оформляются на бланках вице-губернаторов илиПравительства; письма руководителей структурных подразделений и их заместителейпо вопросам, входящим в компетенцию подразделений, оформляются набланках подразделений, соответствующих положениям об этихподразделениях; при переписке между подразделениями аппарата управления органамиисполнительной власти Ленинградской области бланки не используются; к документу объемом более одной страницы составляется заголовок,в краткой форме раскрывающий его основное содержание; содержание документа должно быть кратким, аргументированным,обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в неминформации; фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляютсяна лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углудокумента; исходящие письма отправляются с подписью. Копия исходящегодокумента, завизированная исполнителем (при необходимости с указателемрассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел; в письмах-ответах указываются номер и дата документа, на которыйдается ответ, дата и номер письма выносятся в заголовок его первоголиста; документы подписываются должностными лицами в соответствии спредоставленными им полномочиями. При подписании документа указываетсядолжность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке, исокращенное - на документе, оформленном на бланке) и приводитсярасшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени иотчества (или инициал имени) ставятся перед фамилией; подписание документа, на котором обозначена подпись одногодолжностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" иликосой чертой перед наименованием должности подписывающего) недопускается; представляемые на подпись документы должны быть завизированыисполнителями и другими должностными лицами, ответственными заподготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (срасшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должностивизирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листадокумента на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике)распорядительных и других внутренних документов, приложения кдокументу, на копии отправляемого документа (кроме телеграммы); датой документа является дата его подписания, утверждения илисоставления, проставляемая словесно-цифровым способом (например: 12мая 1997 года) либо цифровым способом, то есть тремя парами арабскихцифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год(например: 15.04.97). Словесно-цифровой способ применяется в текстахдокументов, при датировании правовых актов, финансовых и другихслужебных документов; цифровой способ датирования используется принаписании резолюций, визировании, проставлении отметок об исполнениидокументов и в иных случаях; при направлении документа руководителю подразделения илиорганизации их наименование входит в состав наименования должностиадресата (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже); принаправлении документа в подразделение или в организацию ихнаименование пишут в именительном падеже, а должность и фамилиюадресата - в дательном; при адресовании документа в несколькооднородных структурных подразделений или организаций их наименованияуказываются обобщенно, например: "Руководителям структурныхподразделений Правительства"; "Исполнительным органам муниципальныхобразований"; адресат указывается в правом верхнем поле документа; полный почтовый адрес указывается в случае направления документаразовому корреспонденту; почтовый адрес располагается после фамилии адресата; в ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, азатем фамилия и инициалы имени и отчества адресата; в адресной части письма, телеграммы может быть указано не болеечетырех адресатов, при этом каждый экземпляр документа должен бытьоформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретныйэкземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем вчетыре адреса составляется указатель рассылки, который подписываетсяисполнителем, и на каждом экземпляре документа указывается только одинадресат; если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка оних после текста до подписи дается по форме: "Приложение: упомянутыедокументы на... л. в... экз.". Приложения, не названные в тексте,перечисляются с указанием наименования, количества листов иэкземпляров каждого. Если приложения сброшюрованы, то количестволистов в них можно не указывать; на документах, подлежащих утверждению, гриф утвержденияпроставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Еслидокумент утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоитиз следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности,подписи, инициала имени и фамилии лица, утвердившего документ, датыутверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, тогриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДЕН" в соответствующем роде ичисле, наименование распорядительного документа, его дату и номер; отправляемому документу присваивается регистрационный номер,который состоит из индекса структурного подразделения и порядковогономера документа подразделения. Исходящий номер может быть дополнениндексом дела по номенклатуре дел; регистрационные номера письмам и телеграммам, подписаннымГубернатором, вице-губернаторами, присваиваются в канцелярии; регистрационные номера письмам и телеграммам, подписаннымруководителями (заместителями руководителей) подразделений аппаратауправления органами исполнительной власти, присваиваются в канцелярии,после чего копия документа вместе с экземпляром регистрационнойкарточки возвращается в подразделение и помещается в соответствующеедело согласно номенклатуре дел. 7.2. Служебные письма зарубежным адресатам (в том числепосольствам и представительствам иностранных государств) оформляютсяна бланках или на стандартных листах бумаги. На бланке в правом верхнем углу первого листа письма указываютсяадрес зарубежного корреспондента, напечатанный латинским шрифтом ивключающий фамилию (имя и фамилию) адресата, наименование организации(фирмы), должность адресата, название города и страны. Если письмо оформляется не на бланке, то в правом верхнем углуего первого листа указываются наименование города, дата отправления(словесно-цифровым способом) и регистрационный номер, а в левом нижнемуглу этого же листа - адрес зарубежного корреспондента с инициаломимени, фамилией и наименованием официальной должности. Фамилияисполнителя и номер его служебного телефона на подлиннике письма неуказываются, но проставляются на копии письма, остающейся в деле. Проект письма зарубежному адресату подлежит согласованию скомитетом по международным связям. 7.3. Телеграммы за подписью должностных лиц оформляются вследующем порядке: текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (еслипри этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениямизнаков препинания (зпт, тчк); печатается без переноса слов, абзацев,исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц; подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, гдеуказываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (безинициалов имени и отчества); для отправки передаются три экземпляра телеграммы. Отправка документов 7.4. Исходящие документы передаются в канцелярию для обработки иотправки адресатам. На отправку передаются подлинник отправляемого документа иподписанный исполнителем указатель рассылки (при направлении документаболее четырем адресатам). При этом в канцелярию дополнительнопередается необходимое количество оформленных для отправки адресатамкопий документа в соответствии с указателем рассылки. Для отправкителеграммы представляются оформленный ее подлинник и две копии, дваэкземпляра указателя рассылки, подписанные исполнителем. Экземпляр документа (письма, телеграммы) с проставленнымисходящим номером и датой отправки возвращается в соответствующееподразделение аппарата. Документы отправляются адресатам в зависимости от срочности ихдоставки. Степень срочности доставки документа определяетсяруководителем подразделения. Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются черезпочтовое отделение связи. Неправильно оформленные для отправки документы возвращаютсяисполнителям на доработку. Документы неслужебного характера к отправкене принимаются. Служебные документы подразделений аппарата управления органамиисполнительной власти, направляемые по всем видам связи, отправляютсятолько через канцелярию и за номерами, присвоенными им канцелярией. Раздел 8. Рассмотрение обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградской области 8.1. В настоящем разделе Инструкции определены особенности работыс обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной ДумыФедерального Собрания Российской Федерации и депутатовЗаконодательного собрания Ленинградской области (далее - обращениядепутатов) к Губернатору, Правительству Ленинградской области. 8.2. В качестве обращения депутата (депутатов) рассматриваетсяписьмо, написанное на бланке члена Совета Федерации, депутата(фракции, депутатской группы) Государственной Думы и депутатаЗаконодательного собрания с соответствующей подписью (подписями). 8.3. Обращения депутатов регистрируются в канцелярии. Обращения депутатов, к которым приложены письма граждан,регистрируются в отделе обращений и заявлений граждан. 8.4. Поступившие в департамент делопроизводства обращениядепутатов направляются: адресованные Губернатору - в аппарат Губернатора; адресованные вице-губернаторам - в их аппараты; адресованные подразделениям - в соответствующие подразделения. 8.5. Подразделения обеспечивают рассмотрение обращений депутатови в случае подготовки по ним проектов поручений или других предложенийнаправляют их в установленном порядке Губернатору. 8.6. Направление исполнителям поручений, данных по обращениямдепутатов, контроль исполнения этих поручений осуществляются всоответствии с требованиями настоящей Инструкции. 8.7. Обращения депутатов по вопросам, связанным с их депутатскойдеятельностью, должны рассматриваться исполнителями безотлагательно. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутатадополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либовопросов следует сообщить об этом депутату в десятидневный срок со дняполучения его обращения. 8.8. Обращения депутатов, адресованные непосредственно вструктурные подразделения, и документы по их рассмотрению формируютсяв этих подразделениях в дела в соответствии с номенклатурой дел. Раздел 9. Рассмотрение обращений граждан 9.1. В аппарате управления органами исполнительной властиорганизация централизованного учета и обеспечение своевременногорассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляетсяотделом обращений и заявлений граждан. 9.2. Письма (телеграммы) граждан, поступившие на имя Губернатора,в адрес Правительства, регистрируются в отделе обращений и заявленийграждан департамента делопроизводства в автоматизированной системе"Указ". Письма граждан, поступившие с сопроводительными письмами из палатФедерального Собрания Российской Федерации, пересланные из вышестоящихгосударственных органов регистрируются в отделе обращений и заявленийграждан. 9.3. В отделе обращений и заявлений граждан на лицевой сторонепервого листа в правом верхнем углу письма (телеграммы) проставляетсярегистрационный штамп. 9.4. Письма (телеграммы) граждан, подлежащие рассмотрению вструктурных подразделениях, направляются в эти подразделения сраспечатками электронных учетных карточек, содержащих краткуюаннотацию на письмо (телеграмму), а также другую информацию,необходимую для работы с письмом (телеграммой). Письма (телеграммы), направляемые для доклада Губернатору,передаются в аппарат Губернатора. В структурных подразделениях письма (телеграммы) гражданучитываются в учетно-контрольных карточках или журналах. Переадресовка писем (телеграмм) граждан из одного подразделения вдругое осуществляется через отдел обращений и заявлений граждан или сего уведомлением. 9.5. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются в подразделенияхв срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе обращений изаявлений граждан. В отдельных случаях срок рассмотрения письма(телеграммы) может быть продлен должностным лицом, давшим поручение,но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет автора. 9.6. Если подразделение сочтет необходимым направить письмо(телеграмму) гражданина на рассмотрение в орган исполнительной властилибо муниципальное образование, то оно отправляется с сопроводительнымписьмом за подписью руководителя подразделения или его заместителя. Всопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответазаявителю, а при необходимости - и Правительству. В таком случае вправом верхнем углу первого листа письма ставятся штампы "Контроль" и"Письмо подлежит возврату в Правительство Ленинградской области". Если рассмотрение письма закончено непосредственно вподразделении (то есть по нему не дано поручение руководства и непринято иное решение), автор извещается об этом, как правило, вписьменной, а в отдельных случаях - в устной форме, о чем исполнителемделается запись в правом нижнем углу первого листа письма с указаниемдаты разговора с заявителем. 9.7. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены всепоставленные в них вопросы и даны ответы заявителям. Копии всех документов, связанных с рассмотрением писем граждан,направляются в отдел обращений и заявлений граждан для корректировкибазы данных автоматизированной системы. Законченные делопроизводством письма граждан в структурныхподразделениях формируются в дела в соответствии с утвержденнойноменклатурой дел. 9.8. Контроль за своевременным, объективным и полнымрассмотрением писем граждан, направленных в структурные подразделения,осуществляют руководители этих подразделений. 9.9. Справочную работу по законченным делопроизводством письмамграждан ведет отдел обращений и заявлений граждан. 9.10. Прием посетителей в приемной Правительства организуетсяработниками отдела обращений и заявлений граждан ежедневно, кромевыходных дней. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьби жалоб ведется на карточках установленной формы. Переданные на приеме посетителями письменные заявленияучитываются и рассматриваются как письма граждан. 9.11. Отдел обращений и заявлений граждан ведет анализ иобобщение поступающих писем, систематически готовит на имя Губернаторасправки о количестве и характере поступивших и рассмотренныхписьменных и устных обращений граждан. Раздел 10. Изготовление и использование бланков документов, печатей и штампов Изготовление и использование бланков документов 10.1. Бланки документов, применяемые в органах управленияисполнительной власти, должны использоваться строго по назначению ибез соответствующего разрешения не могут передаваться другиморганизациям или лицам. 10.2. Бланки постановлений, распоряжений, писем Губернатора,Правительства являются бланками строгой отчетности и подлежат учетусоответственно в протокольном секторе и канцелярии. Бланки Губернатора, Правительства используются при подготовкепроектов документов в аппарате управления органами исполнительнойвласти. В отдельных случаях бланки писем Губернатора могут выдаватьсяобластным органам исполнительной власти для оперативной подготовкипроектов документов, но только по указанию (разрешению) руководителяаппарата Губернатора или начальника департамента делопроизводства. В журнале учета указываются фамилия должностного лица, давшегоразрешение, наименование органа и фамилия его представителя,получившего бланки, а также номера выданных бланков. 10.3. Введение в обращение новых бланков для подразделенийаппарата управления органами исполнительной власти осуществляется посогласованию с департаментом делопроизводства на основании предложенийподразделений, включающих образцы (макеты) бланков. Не разрешается изготовление бланковорганизационно-распорядительных документов на компьютерах икопировально-множительных аппаратах. 10.4. Департамент делопроизводства: получает от подразделений аппарата управления органамиисполнительной власти заявки на изготовление бланковорганизационно-распорядительных документов, а также образцы (макеты)бланков; оформляет заказы на изготовление в типографии печатно-бланочнойпродукции; осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланковдокументов; обеспечивает контроль правильности использования бланковдокументов. 10.5. Управление делами при изготовлении бланков постановлений,распоряжений и писем Губернатора обеспечивает их максимальнуюзащищенность от подделки. Управление делами обеспечивает изготовление в типографиях: бланков организационно-распорядительных документов и другойпечатно-бланочной продукции - по заказам комитета по вопросамгосударственной службы и местного самоуправления; печатной продукции для всех подразделений аппарата управленияорганами исполнительной власти, используемой при оформлении и передачедокументов на хранение в архив, - по заказам архива. Руководители подразделений несут ответственность за обеспечениесохранности бланков документов и правильность их использования. Изготовление и использование печатей и штампов 10.6. Для удостоверения подлинности документов или соответствиякопий документов подлинникам в структурных подразделениях используютсягербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении иисполнении документов, других отметок справочного характераприменяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 10.7. Печать Правительства Ленинградской области с изображениемГосударственного герба Российской Федерации (гербовая печать) ифаксимиле подписи Губернатора хранятся у руководителя аппаратаГубернатора. Гербовые печати проставляются на командировочных удостоверениях,на платежных поручениях, других финансовых документах на получениеденежных средств и в иных установленных случаях. Гербовые печати проставляются в департаменте государственнойслужбы и кадров комитета по вопросам государственной службы и местногосамоуправления на удостоверениях должностных лиц. 10.8. В Правительстве Ленинградской области печать с изображениемГосударственного герба Российской Федерации и со своим наименованием(гербовая печать) могут иметь подразделения, являющиеся юридическимилицами. 10.9. На копиях областных законов, постановлений и распоряженийГубернатора и Правительства, подготовленных к тиражированию,проставляется круглая (негербовая) печать протокольного сектора. Печать управления делами применяется при оформлении гарантийныхписем и других финансовых документов. При отправке документов на пакетах проставляется специальнаяпечать "Для пакетов", на телеграммах - печать "Канцелярия". 10.10. Оттиск печати проставляется на документах в строгоопределенном месте. При этом оттиск должен захватывать частьнаименования должности лица, подписавшего документ. 10.11. Изготовление гербовых и других печатей для подразделенийаппарата управления органами исполнительной власти производится по ихписьменным заявкам управлением делами. К представляемому письму руководителя подразделения по этомувопросу прилагается образец печати, согласованный с юридическимкомитетом, образцы штампов. 10.12. Заявки подразделений аппарата управления на изготовлениепечатей и штампов направляются в департамент делопроизводства, которыйпередает их в управление делами для размещения и исполнения заказов. 10.13. Изготовленные печати и штампы учитываются в департаментеделопроизводства в специальном журнале. Печати выдаются под распискуруководителям подразделений, штампы - работникам службыделопроизводства. В структурных подразделениях печати и штампы должны учитываться вспециальном журнале, выдаваться работникам под расписку, храниться вметаллических шкафах или сейфах. Журналы учета печатей и штампов изготавливаются и выдаютсяподразделениям департаментом делопроизводства, на них проставляетсяпометка "Для служебного пользования", листы журналов нумеруются,прошиваются и опечатываются. 10.14. Контроль правильности хранения и использования печатей иштампов в подразделениях аппарата управления осуществляет департаментделопроизводства. Департамент делопроизводства незамедлительноставится в известность в случае утери печати, штампа. 10.15. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампывозвращаются в департамент делопроизводства и уничтожаются по акту. Вжурналах учета подразделения и департамента делопроизводствапроставляются соответствующие отметки. 10.16. Ответственность и контроль за порядком использования ихранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются наруководителей подразделений. При смене руководителя подразделения печати и штампы передаютсяпо акту с отметками в журналах учета подразделения и департаментаделопроизводства. Раздел 11. Техническое обеспечение работы с документами Печатание документов 11.1. Печатание документов в аппарате управления органамиисполнительной власти осуществляется в бюро подготовки документов, атакже (до трех печатных страниц) непосредственно в подразделенияхаппарата с использованием программно-технических средств, компьютернойи машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкциии Правил оформления документов в подразделениях аппарата управленияорганами исполнительной власти Ленинградской области. (Указанные правила разрабатываются департаментом делопроизводствана основании действующих стандартов). 11.2. В бюро подготовки документов печатаются только служебныедокументы на русском языке. Печатание под диктовку не производится. В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений ираспоряжений Губернатора и Правительства, законопроекты, документыаппарата Губернатора, документы к мероприятиям с участием Губернатора,а также другие документы, связанные с обеспечением деятельностиГубернатора. Срочные документы печатаются в очередности, определяемойзаведующим протокольным сектором по согласованию с исполнителями,передавшими материал для печатания. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски,поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правилорфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованиемконтрастных красителей. Не принимаются для печатания небрежно инеразборчиво написанные черновики с использованием других красителей,кроме указанных, или правленные карандашом. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следуетобращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальныхтерминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов игеографических названий. Применяются только общепринятые сокращенияслов. Перенос проектов нормативно-распорядительных актов на бланкипроизводится только в бюро подготовки документов. Проекты,подготовленные с использованием ПЭВМ в подразделениях передаются дляпереноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов. Заказ на печатание документов оформляется на бланке установленнойформы (приложение 4 к Инструкции) и подписывается исполнителем. 11.3. Печатание в бюро подготовки документов производится набланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. Корректорские работы специалистами, печатавшими документы, непроизводятся. Вторая и последующие страницы документа должны бытьпронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листаарабскими цифрами без слова "страница" или "стр." и знаков препинания. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углупроставляются символы, содержащие номер документа, наименование файла,дату печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшегодокумент. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляютсяна лицевой стороне последнего листа документа внизу слева. 11.4. В бюро подготовки документов сданные для печатанияматериалы и объемы выполненной работы учитываются в журнале. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера,учитываются в специальном журнале, в котором указываются номер бланка,фамилия исполнителя, дата печатания. 11.5. В случае необходимости печатания срочного документа вовнерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часадо окончания рабочего дня) подает заявку на имя начальникадепартамента делопроизводства. Копирование (тиражирование) документов 11.6. Копировально-множительные работы в аппарате управленияорганами исполнительной власти осуществляются в бюрокопировально-множительных работ. Копирование (тиражирование) небольшихобъемов документов может производиться непосредственно вподразделениях, имеющих множительную технику. 11.7. На копирование в бюро копировально-множительных работсдаются только служебные документы вместе с заказом на бланкеустановленной формы (приложение 5 к Инструкции), подписаннымруководителем подразделения. При объемах тиражирования материалов для подразделений свыше 20страниц и 20 экземпляров производится согласование заказа сначальником департамента делопроизводства. Размножение бланков, используемых в Правительстве, неразрешается. К тиражированию не принимаются книги, брошюры, журналы, другиепериодические издания. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде,четко напечатанными. На размножение сдаются, как правило, первыеэкземпляры (подлинники) документов. Заказы выполняются в порядкеочередности их поступления. В приоритетном порядке тиражируются материалы к заседаниямПравительства, Законодательного собрания, рассылочные экземплярызаконов, постановлений, распоряжений, поручений Губернатора, документыаппарата Губернатора. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу ивыдаваться исполнителю вместе с подлинником документа. О выполненииработы делается соответствующая отметка на бланке заказа. 11.8. В бюро копировально-множительных работ учет выполненныхработ по копированию документов ведется на основании заказов вжурналах установленной формы. 11.9. Порядок использования имеющейся множительной техники вструктурных подразделениях устанавливается их руководителями с учетомтребований, изложенных в пунктах 11.6 и 11.7 настоящей Инструкции. 11.10. В случае необходимости копирования документов вовнерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часадо окончания рабочего дня) подает письменную заявку на имя начальникадепартамента делопроизводства. Стенографирование 11.11. Стенографическую запись мероприятий, проводимых вПравительстве, обеспечивает специализированное предприятие пописьменным заявкам структурных подразделений в департаментделопроизводства и согласованию с управлением делами. Звукозапись мероприятий 11.12. Звукозапись мероприятий, проводимых в Правительстве,осуществляется специалистами комитета по информатизации и системамтелекоммуникаций по заявкам руководителей структурных подразделений. 11.13. Учет, техническую обработку и хранение фонодокументовобеспечивает комитет по информатизации и системам телекоммуникаций. 11.14. Магнитные носители документов и справочные материалы,необходимые для расшифровки и печатания записи мероприятия,представляются в департамент делопроизводства с сопроводительнымписьмом руководителя подразделения или его заместителя, в которомдолжны быть указаны фамилия исполнителя и номер его служебноготелефона. Прием и оперативная передача текстов служебных документов по официальным каналам факсимильной связи 11.15. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальныеномера Правительства, установлены в канцелярии. Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридическойсилы. 11.16. При передаче и приеме текстов служебных документов поуказанным телефаксам необходимо руководствоваться следующимитребованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графическогоизображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297)черным цветом, не должен превышать 5 листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается сзаявкой установленного образца (приложение 6 к Инструкции),подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течениеодного года; ответственность за содержание передаваемой информации возлагаетсяна исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителясоответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подготовившим факсограмму; запрещается передавать тексты документов с пометкой "Дляслужебного пользования"; подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журналеустановленной формы (приложение 7 к Инструкции) без проставлениярегистрационного штампа. Подлинники документов после передачивозвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы(приложение 8 к Инструкции) без проставления регистрационного штампа,передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные -немедленно; факсограммы на иностранных языках передаются адресату безперевода. 11.17. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в структурных подразделениях, осуществляется ихруководителями. Раздел 12. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 12.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированныйперечень заголовков дел, заводимых в структурных подразделениях, суказанием сроков хранения дел. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков иххранения и является основой для составления описей дел постоянного ивременного (пять лет и более) хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие вседокументируемые участки работы подразделения, в том числе справочные иконтрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. 12.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоватьсяположениями о структурных подразделениях, их штатным расписанием,планами и отчетами о работе. 12.3. Номенклатура дел подразделения аппарата управления органамиисполнительной власти Ленинградской области на следующий календарныйгод (приложение 9 к Инструкции) разрабатывается до 1 ноября текущегогода службой делопроизводства (ответственным за делопроизводство),согласовывается с архивом, подписывается руководителем подразделения ипредставляется в департамент делопроизводства. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срокразрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает ее сархивом и представляет в департамент делопроизводства. 12.4. Сводная номенклатура дел аппарата управления органамиисполнительной власти Ленинградской области (приложение 10 кИнструкции) составляется на основании номенклатуры дел подразделенийаппарата департаментом делопроизводства, подписывается егоначальником, заведующим архивом, согласовывается с архивнымуправлением Санкт-Петербурга и Ленинградской области и утверждаетсяГубернатором. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являютсянаименования структурных подразделений; разделы располагаются всоответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием аппаратауправления органами исполнительной власти Ленинградской области. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получаютвыписки соответствующих ее разделов для использования в работе. В течение года департаментом делопроизводства по согласованию сархивным управлением в утвержденную сводную номенклатуру дел могутвноситься изменения и дополнения. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарногогода. 12.5. Графы сводной номенклатуры дел, номенклатуры делподразделения заполняются следующим образом. В графе "Индекс структурного подразделения" проставляетсяутвержденный индекс структурного подразделения, состоящий из цифровогообозначения подразделения. В графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, состоящий изиндекса подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделовили секторов), в том числе если номенклатура дел подразделенияпостроена по структурному принципу. В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов,частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела. Не допускаетсяупотребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разныематериалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложныхсинтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций.Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках даетсярасшифровка: планы, отчеты, записки и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования иоформления. Заголовок может быть дополнен следующими элементами: наименованиеорганизации, которой адресованы или от которой получены документы(адресат или корреспондент документа); наименование территории, скоторой связано содержание документов дела; даты (хронологическиерамки), к которым относятся документы дела; указание на копийностьдокументов дела (если в деле подшиты копии), а при необходимости идругими документами. В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела. На дела временного срока хранения, в которых могут находитьсядокументы, имеющие научную, историческую и практическую значимость,проставляются временный срок хранения и пометка "ЭК" (экспертнаякомиссия). В графе "Приложение" приводятся дополнительные сведения к делам(о формировании дел, особенностях их заведения и индексирования, местехранения), которые отражают специфику организации делопроизводства вподразделении. Оформление документов, законченных делопроизводством 12.7. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срокдолжны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящейИнструкции и списаны исполнителем "в дело" с расшифровкой своейподписи, отметкой о решении вопроса, указанием даты списания. Вэлектронную карточку документа вносится отметка "в дело" о списаниидокумента. Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаютсяисполнителю. 12.8. Документы формируются в дела работником подразделения всоответствии с утвержденной номенклатурой дел. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре; все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируютсяв одно дело; в дело группируются документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; документы постоянного и временного сроков хранения формируются вдела раздельно. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовокдела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. Экспертиза ценности документов 12.9. Экспертиза ценности документов проводится для установлениянаучной, исторической и практической значимости документов с цельюотбора их на хранение и установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов в подразделении проводится присоставлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильностивключения документов в дела, при подготовке дел к передаче на хранениев архив. Экспертиза проводится постоянно действующей экспертнойкомиссией (далее - ЭК). 12.10. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор документов постоянного и временного сроковхранения для передачи в архив; отбор документов с временными срокамихранения и "до минования надобности", подлежащих дальнейшему хранениюв подразделении; выделение к уничтожению документов и дел за прошлыегоды, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел,сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел;проверяется соблюдение правил оформления документов и формированиядел. 12.11. Отбор документов для постоянного хранения проводится путемполистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежатизъятию дублетные экземпляры документов, черновики, варианты,неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащиевозврату, и документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в делотолько в случае отсутствия подлинника документа, имеющегопрактическое, информационное и научное значение. Это относится преждевсего к документам, подписанным или правленным ГубернаторомЛенинградской области. С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимаетсяксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметкаоб уничтожении факсограммы. Дела с отметкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру сцелью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела сотметкой "ЭК", содержащие документы постоянного срока хранения,подлежат переформированию. Выделенные из их состава документыпостоянного срока хранения присоединяются к однородным делам илиоформляются в самостоятельные дела. 12.12. По результатам экспертизы ценности документов составляютсяописи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты овыделении документов (дел) к уничтожению (приложение 11 к Инструкции). 12.13. Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнегои годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении по акту(приложение 11 к Инструкции), который утверждается руководителемподразделения и хранится постоянно. 12.14. Подшивка дел производится только после проведенияэкспертизы ценности документов. Систематизация документов внутри дела 12.15. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросувместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствииприложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделатьзапись на документе об их местонахождении. 12.16. Документы внутри дела располагаются по хронологии. Нормативные и организационно-распорядительные документы иприложения к ним группируются в дела по видам актов и хронологии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Если же они утверждены как самостоятельныедокументы, то группируются в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются по хронологии по номерам.Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов. Дела переписки группируются, как правило, за период календарногогода и систематизируются по хронологии; документ-ответ помещается задокументом-запросом. При возобновлении переписки по определенномувопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в делотекущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 12.17. В делах, находящихся в делопроизводстве, документытекущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мерепоступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документамипостоянного и временного сроков хранения переформировываются вобратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним,должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверхудела, первым. 12.18. Все документы по одному вопросу, поступившие ирассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в одинраздел переписки. При возобновлении переписки по истечении годаподшивка документов производится в дело переписки текущего года собязательными взаимными ссылками. 12.19. При перешивке документов из одного дела в другое напрокладке указывается, куда перешит документ. 12.20. Если в деле имеются обращения нескольких организаций,поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то онигруппируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этойгруппы - по хронологическому. 12.21. Если в переписке или в документах, послуживших основаниемк выпуску решения Губернатора, Правительства, имеются секретныедокументы, то все документы по данному вопросу передаются в особуючасть. Оформление дел и нумерация листов 12.22. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения. Полноеоформление дела предусматривает: подшивку или переплет; нумерациюлистов; составление заверительной надписи по образцу заверительноголиста дела (приложение 12 к Инструкции); составление внутренней описидокументов дела (приложение 13 к Инструкции); оформление реквизитовобложки. Дела временного срока хранения не подшиваются, документы в ниххранятся в скоросшивателях, внутренняя опись не составляется. 12.23. Обложка дела оформляется по установленной форме(приложение 14 к Инструкции). На обложке дела помещаются следующиереквизиты: название фондообразователя (аппарат управления органамиисполнительной власти Ленинградской области), наименованиеструктурного подразделения, индекс дела, заголовок, крайние датыпомещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранениядокументов, фамилия работника, сформировавшего дело. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного срокахранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков делна обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях взаголовок дела вносятся дополнительные сведения. На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год исрок хранения. 12.24. При написании заголовка дела за основу беретсяформулировка, данная в номенклатуре дел. 12.25. Даты на обложке должны соответствовать году заведения иокончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела -это дата самого раннего документа в нем и конечная дата - дата самогопозднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих иисходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрациидокументов), справок подразделения. При выведении крайних дат не учитываются даты списания документовв дело и дела в архив, резолюций, отметок исполнителя и даты,проставленные датером (за исключением случаев, когда на документах неимеется других дат, кроме перечисленных). При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранениячисло и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишетсяпрописью без сокращения. На обложках дел временного срока храненияуказывается только год. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей),проставляются крайние даты каждого тома (части). 12.26. Надпись на обложке дела производится черными светостойкимичернилами или тушью. 12.27. По окончании календарного года в надписи на обложках делпостоянного и временного сроков хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитыхдокументов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 12.28. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз,цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветнымикарандашами и чернилами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется, какодин лист в правом верхнем углу; лист, сложенный и подшитый засередину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерациейлистов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем - очередным номером каждое вложение в конверте.Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотнойстороне в левом верхнем углу. Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруетсяотдельно. 12.29. Каждое дело заканчивается заверительным листомустановленной формы (приложение 12 к Инструкции). В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами ипрописью указываются фактическое количество листов в данном деле,количество листов внутренней описи и графические особенности отдельныхдокументов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата,должность и подпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело.Если количество листов в деле изменяется, заверительная надписьсоставляется вновь. Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работникамиархива. По согласованию с архивом в подразделении на обложках дела можетпроставляться номер дела по описи, номер описи и фонда. При изменении наименования структурного подразделения в течениепериода, охватываемого документами дела, или при передаче дела вдругое структурное подразделение на обложке дописывается новоенаименование структурного подразделения. В заверительных листах дел временного срока хранения указываютсяколичество листов в деле, должность и фамилия работника,сформировавшего дело, дата. Хранение документов и дел в структурном подразделении 12.30. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся поместу их формирования - в структурных подразделениях. Руководители подразделений и работники службы делопроизводстваответственны за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных дляэтой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющихдокументы от пыли и воздействия солнечного света. В целях обеспечения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которойпомещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуредел. Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столахзапрещается. 12.31. К каждому делу оформляется "Справка о выдаче документов"(приложение 15 к Инструкции), в которой при ознакомлении работникаподразделения с теми или иными документами, находящимися в деле,должна каждый раз делаться соответствующая отметка, включающая дату,должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, скакими он был ознакомлен. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускаетсяв исключительных случаях и производится только с разрешенияруководителя подразделения с обязательно оставленными в делезаверенной копией документа и актом об изъятии подлинника. Передача дел в архив 12.32. Подготовка документов к сдаче в архив включает: проведениеэкспертизы ценности документов; оформление дел; составление описейдел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. 12.33. Законченные делопроизводством дела в течение одного годахранятся в подразделении. Затем дела постоянного и временного сроковхранения сдаются в архив по графику, составленному департаментомделопроизводства и утвержденному Губернатором. В случае ликвидации или реорганизации подразделения работники втечение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизацииподразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляют делаи передают их в архив независимо от сроков хранения. 12.34. В подготовленном к сдаче в архив деле постоянного срокахранения на последнем листе внутренней описи делается надпись "вархив", которая заверяется подписью руководителя подразделения. Вделах временного срока хранения, подлежащих передаче в архив, отметкао списании делается на последнем листе сдаточной описи. 12.35. Прием каждого дела в архиве производится в присутствииработника подразделения. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящейИнструкцией правил, возвращаются в подразделение для переоформления. 12.36. По указанию руководителя подразделения к сданному в архивделу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующейзаписью в заверительном листе. Эти документы подшиваются в делонепосредственно в архиве работником подразделения. Составление описей дел и документов 12.37. На завершенные дела постоянного и временного сроковхранения в подразделении ежегодно составляются описи. Методическуюпомощь в проведении этой работы оказывает архив. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного и временногосроков хранения (приложения 16, 17 к Инструкции). Дела, оставленные на контроле в подразделении, включаются в описьгода. В графе "Примечание" карандашом делается запись "н/к" (наконтроле). 12.38. Дела включаются в описи в соответствии с порядком ихрасположения в номенклатуре дел подразделения. Каждое дело вносится вопись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит изнескольких томов или частей, то каждый том или часть имеетсамостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с темисведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковымизаголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первогодела, а на остальных однородных делах надписывается "то же", другиереквизиты дела указываются полностью (на каждом новом листе описизаголовок воспроизводится полностью). 12.39. Графа описи дел "Примечание" используется для проставленияотметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличиикопий и т.д. 12.40. Опись дел составляется в двух экземплярах. Первыйэкземпляр остается в архиве, а второй хранится в подразделении втечение трех лет после передачи документов. 12.41. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи противкаждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. Вконце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописьюколичество фактически переданных (принятых) в архив дел, номераотсутствующих дел, проставляются подписи работников подразделения иархива, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. 12.42. Вместе с делами подразделения в архив передаютсяучетно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы,которые включаются в опись как отдельные единицы хранения. 12.43. На дела постоянного срока хранения составляется внутренняяопись (приложение 13 к Инструкции), которая помещается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами. Использование документов архива 12.44. Обработка документов, поступивших в архив, а также поискархивных документов могут осуществляться с использованиемавтоматизированной системы "Архив". 12.45. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве,предоставляются работникам структурных подразделений для работы впомещении архива или во временное (не более недели) пользование внеархива под расписку в учетной карточке выдачи документов. Работники подразделений ответственны за сохранность, правильноеиспользование полученных архивных документов и неразглашениесодержащейся в них информации. 12.46. Изъятие документов из архивных дел, передача работникамиподразделений аппарата управления органами исполнительной властиархивных документов или их копий работникам других организаций недопускается. При работе с архивными документами не разрешается вносить в нихправку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. 12.47. Подлинники законов Ленинградской области, постановлений ираспоряжений Губернатора, Правительства и указатели рассылки из архиване выдаются. 12.48. Документы из архивного фонда аппарата управления органамиисполнительной власти предоставляются учреждениям, организациям игражданам по их письменным запросам с разрешения начальникадепартамента делопроизводства с отметкой в учетных документах архива(регистрационная карточка, лист использования) фамилии, инициаловимени и отчества должностного лица, давшего разрешение на выдачудокументов, и даты. Раздел 13. Порядок работы с судебными актами, актами прокурорского реагирования, иными официальными обращениями надзирающих и контролирующих органов 13.1. В настоящем разделе определены особенности работы ссудебными актами (определения, постановления, решения, запросы,исполнительные листы), заявлениями или жалобами в суд, представлениямии протестами прокурора, документами иных надзирающих и контролирующихорганов, направленными в адрес Губернатора Ленинградской области илиПравительства Ленинградской области. Положения настоящего раздела не распространяются на судебные акты(определения, постановления, решения, запросы, исполнительные листы),заявления или жалобы в суд, представления и протесты прокурора,документы иных надзирающих и контролирующих органов, адресованныеконкретному отраслевому органу или иному органу исполнительной властиЛенинградской области. Положения настоящего раздела не распространяются на судебные акты(определения, постановления, решения, запросы, исполнительные листы),заявления или жалобы в суд, представления и протесты прокурора,документы иных надзирающих и контролирующих органов, адресованныеконкретному отраслевому органу или иному органу исполнительной властиЛенинградской области. Приложение 1 Маршрутный лист согласования(визирования) проекта постановления, распоряжения ____________________________________________________________________ (наименование проекта документа) 13.3. Исполняющий орган в установленные юридическим комитетомсроки готовит и направляет в юридический комитет служебную записку, атакже согласованный в установленном порядке (кроме согласованияюридического комитета) проект документа (проект ответа, договора,правового акта, отзыва и т.д.), если это необходимо или предусмотреноюридическим комитетом. В случае положительного результата правовой(юридической) экспертизы такого проекта юридический комитетпредставляет его Губернатору Ленинградской области. 13.4. Юридический комитет самостоятельно в срочном порядкеготовит проект ответа на указанные в пункте 13.1 настоящей Инструкциидокументы и при необходимости - проекты правовых актов в любом изследующих случаев: пропуск исполняющим органом срока, установленного юридическимкомитетом; представление исполняющим органом несогласованного или неполностью согласованного проекта документа (проект ответа, договора,правового акта, отзыва и т.д.); отрицательный результат правовой (юридической) экспертизы проектадокумента (проект ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.),который был представлен исполняющим органом. отрицательный результат правовой (юридической) экспертизы проектадокумента (проект ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.),который был представлен и 13.5. Если руководитель органа исполнительной властиЛенинградской области не согласен с изложенным в судебном акте,заявлении или жалобе в суд, представлении или протесте прокурора, виных официальных документах других надзирающих и контролирующихорганов, в любом случае он обязан организовать участие подчиненных емуработников в судебном разбирательстве и/или иных процессуальныхдействиях, в том числе своевременно обеспечить их необходимымидоверенностями, материалами и документами. 13.6. Руководитель исполняющего органа, допустивший пропусксрока, установленного юридическим комитетом либо представившийюридическому комитету несогласованный или не полностью согласованныйпроект документа (проект ответа, договора, правового акта, отзыва ит.д.), несет дисциплинарную ответственность. (Раздел дополнен - Постановление Губернатора Ленинградскойобласти от 21.01.2005 г. N 7-пг)сполняющим органом. ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Подготовил _________________________________________________________ (наименование структурного подразделения, Ф.И.О., N тел. исполнителя)------T------------T-------------T-------------T-------------T----------------¬¦ N ¦ Дата и ¦ Кому ¦ Подпись ¦ Дата и ¦ Примечания ¦¦ п/п ¦ время ¦ передан ¦ лица, ¦ время ¦ ¦¦ ¦ передачи ¦ проект на ¦ получившего ¦ возврата ¦ ¦¦ ¦ проекта ¦ визирование ¦ проект ¦ проекта ¦ ¦¦ ¦ ¦ (фамилия, ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ инициалы) ¦ ¦ ¦ ¦+-----+------------+-------------+-------------+-------------+----------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----+------------+-------------+-------------+-------------+----------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----+------------+-------------+-------------+-------------+----------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----+------------+-------------+-------------+-------------+----------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----+------------+-------------+-------------+-------------+----------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----+------------+-------------+-------------+-------------+----------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L-----+------------+-------------+-------------+-------------+-----------------Проект передан в протокольный сектор "__" ___ 199 _ года в __ час. _мин.Сдал: _________________ Принял _____________________ (подпись) (подпись) Приложение 2 Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в Правительство Ленинградской области 1. Копии нормативных документов Законодательного собранияЛенинградской области. 2. Копии нормативных актов муниципальных образованийЛенинградской области. 3. Копии документов организаций и учреждений. 4. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники иобзоры. 5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы иоткрытки. 6. Дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзорыпечати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания,прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература,проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы,информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозыпогоды и т.п. 7. Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний,программы их проведения и материалы к ним. 8. Аналитические обзоры комитетов и других органов исполнительнойвласти Ленинградской области, иные материалы, представляемые длясведения. 9. Планы основных мероприятий, проводимых Законодательнымсобранием, муниципальными образованиями, областными органамиисполнительной власти. 10. Документы без подписи. Приложение 3 Акт " __ " __________ 199 __ года Санкт-Петербург Мы, нижеподписавшиеся работники канцелярии общего отдела департамента делопроизводства, _____________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _______________________________________________________________, составили настоящий акт о том, что " __ " ______________ 199 __года при вскрытии пакета ________________________________________________ ____________________________________________________________________ в нем оказалось ____________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _______________________________________________ Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Подписи: __________________________ __________________________ __________________________ Приложение 4 Правительство Ленинградской области Заказ N _____________ на выполнение машинописных работ Подразделение ______________________________________________________ Фамилия _____________________ Телефон ______________________________ Наименование материала _____________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Вид бланка _________________________________________________________ Дата, время сдачи материала ________________________________________ Руководитель подразделения _________________________________________ ____________________________________________________________________ (Ф.И.О., подпись) Количество листов __________________________________________________ Дата, время исполнения заказа ______________________________________ Исполнитель заказа _________________________________________________ (Ф.И.О., подпись) Приложение 5 Правительство Ленинградской области Заказ N _____________ на выполнение копировально-множительных работ Подразделение ______________________________________________________ Фамилия _____________________ Телефон ______________________________ Наименование материала _____________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Количество листов __________________________________________________ Формат _____________________________________________________________ (А3, А4, А5) Тираж ______________________________________________________________ Руководитель подразделения _________________________________________ ____________________________________________________________________ (Ф.И.О., подпись) Дата, время исполнения заказа ______________________________________ Исполнитель заказа _________________________________________________ (Ф.И.О., подпись) Приложение 6 Правительство Ленинградской области Заявка N _____________ на передачу служебной информации по каналам факсимильной связи Подразделение ______________________________________________________ Фамилия _____________________ Телефон ______________________________ Наименование передаваемой информации (полностью) ___________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Прошу передать служебную информацию Страна, код страны _________________________________________________ Город, код города __________________________________________________ Телефон ____________________________________________________________ Кому _______________________________________________________________ Объем передаваемого сообщения ___________________ листов ______________________________ _________ ________________________ (наименование должности (подпись) (инициал имени, фамилия) руководителя подразделения) " __ " ___________ 199 __ года Приложение 7 Журнал учета документов, отправляемых по каналам факсимильной связи--------T------------------T-------------T------------T---------------T----------T--------------¬¦ N п/п ¦ Наименование ¦ Адрес ¦ Количество ¦ Дата и время ¦ Отправил ¦ Отметка о ¦¦ ¦ подразделения, ¦ получателя, ¦ листов ¦ поступления, ¦ (Ф.И.О., ¦ возврате ¦¦ ¦ Ф.И.О и телефон ¦ код, ¦ ¦ характер ¦ дата, ¦ материала ¦¦ ¦ исполнителя ¦ телефон, ¦ ¦ материала ¦ время) ¦ ¦¦ ¦ ¦ страна, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ город ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-------+------------------+-------------+------------+---------------+----------+--------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L-------+------------------+-------------+------------+---------------+----------+--------------- Приложение 8 Журнал учета принятых факсограмм---------T-----------------T-------------------------------T------------------------------¬¦ N п/п ¦ Адрес ¦ Принято ¦ Направлено ¦¦ ¦ корреспондента, ¦ ¦ ¦¦ ¦ фамилия, ¦ ¦ ¦¦ ¦ телефон ¦ ¦ ¦¦ ¦ +--------T------------T---------+----------------T-------------+¦ ¦ ¦ Дата и ¦ Количество ¦ Ф.И.О. ¦ Наименование ¦ Дата и ¦¦ ¦ ¦ время ¦ листов ¦ ¦ структурного ¦ время ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ подразделения, ¦ отправки ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О. ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ получателя ¦ ¦+--------+-----------------+--------+------------+---------+----------------+-------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L--------+-----------------+--------+------------+---------+------------------------------- Приложение 9 Правительство Ленинградской области _________________________________________ (наименование структурного подразделения) Номенклатура дел на 199 __ год____________________________________________________________________ (название раздела)-----------------T------------T-------------T-----------T------------¬¦ Индекс дела ¦ Заголовок ¦ Количество ¦ Срок ¦ примечание ¦¦ ¦ дела ¦ дел ¦ хранения ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦+----------------+------------+-------------+-----------+------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+----------------+------------+-------------+-----------+------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L----------------+------------+-------------+-----------+-------------Наименование должностируководителяподразделения Правительства _____________ ________________________ (подпись) (инициал имени, фамилия) " __ " ________ 199 __ года Согласовано с архивом: _____________ ________________________ (подпись) (инициал имени, фамилия) " __ " ________ 199 __ года Приложение 10 Утверждаю Губернатор Ленинградской области ____________ ________________________ (подпись) (инициал имени, фамилия) " __ " __________________ 199 __ года Сводная номенклатура дел аппарата управления органами исполнительной власти Ленинградской области на 199 __ год____________________________________________________________________ (название раздела)---------------T-----------T------------T-----------T---------------¬¦ Индекс дела ¦ Заголовок ¦ Количество ¦ Срок ¦ примечание ¦¦ ¦ дела ¦ дел ¦ хранения ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦+--------------+-----------+------------+-----------+---------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+--------------+-----------+------------+-----------+---------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L--------------+-----------+------------+-----------+----------------Начальник департаментаделопроизводства _____________ ________________________ (подпись) (инициал имени, фамилия) " __ " ________ 199 __ года Согласовано с архивным управлением Санкт-Петербурга и Ленинградской области _____________ ________________________ (подпись) (инициал имени, фамилия) " __ " ________ 199 __ года Приложение 11 Утверждаю _______________________________________ (наименование должности руководи- _______________________________________ дителя структурного подразделения) ____________ ________________________ (подпись) (инициал имени, фамилия) " __ " __________________ 199 __ года Акт N ______ о выделении к унитожению документов (дел), не подлежащих дальнейшему хранению Мы, ___________________________________________________________ (перечислить фамилии, имена, отчества и должности лиц,____________________________________________________________________ составивших данный акт)____________________________________________________________________отобрали к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценностии утратившие практическое значение следующие документы (дела) __________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения)------T------------T------------T---------------T----------------¬¦ N ¦ Год ¦ Заголовок, ¦ Количество ¦ Примечание ¦¦ п/п ¦ ¦ номер ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ (дела) ¦ ¦ ¦+-----+------------+------------+---------------+----------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L-----+------------+------------+---------------+-----------------Итого: за ____ год в акт N ____ внесено __________ документов (дел) (прописью) ________________________ (подписи лиц, ________________________ составивших ________________________ акт)Документы сданы на переработку _____________________________________ (подпись лица, уничтожившего документы)" __ " ________ 199 __ года Приложение 12 Заверительный лист делаВ настоящем деле N ____________ опись N ____________________________фонд N _____________________________________________________________листов +____________________________________ листов внутренней описи_________________________________ _________ ________________________(наименование должности работника (подпись) (инициал имени, фамилия) подразделения) " __ " ________ 199 __ года Приложение 13 Фонд N ___________ Опись N __________ Дело N ___________ Внутренняя опись документов дела _____________-------T-----------------T-------------T------------T--------------¬¦ N ¦ Дата и номер ¦ Краткое ¦ Номер ¦ Примечание ¦¦ п/п ¦ документа ¦ содержание ¦ листа ¦ ¦¦ ¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦+------+-----------------+-------------+------------+--------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+------+-----------------+-------------+------------+--------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L------+-----------------+-------------+------------+--------------- Приложение 14 ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ____________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) Фонд N ___________ Опись N __________ Дело N ___________ Дело N __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Начато _______ 199 _____ года Окончено ______ 199 ____ года На ______ листах ______________________________ (инициал имени, фамилия) Приложение 15 Справка о выдаче документов из дела " ________________________________________________________________________________________________________________________"----------T--------------T--------------T---------------T------------¬¦ Дата ¦ Кому ¦ Расписка ¦ Дата, номер и ¦ Отметка о ¦¦ выдачи ¦ (Ф.И.О., ¦ работника, ¦ краткое ¦ возврате ¦¦ ¦ должность) ¦ получившего ¦ содержание ¦ ¦¦ ¦ ¦ документ ¦ документа ¦ ¦+---------+--------------+--------------+---------------+------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L---------+--------------+--------------+---------------+------------- Приложение 16Архив за 199 ____ год ____________________________________________ (наименование структурного подразделения) Опись дел постоянного срока хранения, сданных на хранение в архив-------T------------T-----------T------------T--------------------------T----------¬¦ N ¦ Номер дела ¦ Заголовок ¦ Количество ¦ Год, месяц ¦Примечания¦¦ п/п ¦ ¦ дела ¦ листов ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ +----------T---------------+ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Начала ¦ Окончания ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ дела ¦ ¦+------+------------+-----------+------------+----------+---------------+----------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦+------+------------+-----------+------------+----------+---------------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L------+------------+-----------+------------+----------+---------------+-----------Сдал _________ ________________________ " __ " ______ 199 __ года (подпись) (инициал имени, фамилия)Принял в архив ________ _______________________ " _ " __ 199 _ года (подпись) (инициал имени, фамилия) Приложение 17Архив за 199 __ год __________________________________________ (наименование структурного подразделения) Опись дел временного срока хранения, сданных на хранение в архив--------T-------T------------T---------------------T------------¬¦ N п/п ¦ Номер ¦ Заголовок ¦ Год, месяц ¦Примечания ¦¦ ¦ дела ¦ дела ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ +---------T-----------+ ¦¦ ¦ ¦ ¦ Начала ¦ Окончания ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ дела ¦ ¦+-------+-------+------------+---------+-----------+------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦+-------+-------+------------+---------+-----------+------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L-------+-------+------------+---------+-----------+-------------Сдал _________ ________________________ " __ " ______ 199 __ года (подпись) (инициал имени, фамилия)Принял в архив ________ _______________________ " _ " __ 199 _ года (подпись) (инициал имени, фамилия) Приложение 18 Определения терминов, применяемых в Инструкции по делопроизводству------------------------------------T-------------------------------------------¬¦ Термины ¦ Определения ¦+-----------------------------------+-------------------------------------------+¦ 1 ¦ 2 ¦L-----------------------------------+-------------------------------------------- Автоматизированная система - комплекс программно-технических "Канцелярия" средств, обеспечивающий централизованную регистрацию входящих документов в Правительство Ленинградской области, учет и контроль исполнения документов в структурных подразделениях Технологическая база данных - база данных, обеспечивающая накопление системы "Канцелярия" информации о документах, полученной из общего отдела департамента делопроизводства Электронная регистрационная - аналог бумажной регистрационной учетной карточка карточки, создаваемый на документ, регистрируемый в автоматизированной системе "Делопроизводство" Автоматизированная система - комплекс программно-технических средств "Архив" и база данных об архивных документах, обеспечивающие автоматизированный учет документов, переданных в архив, получение информации о них из автоматизированной системы "Делопроизводство", накопление и поиск данных об архивных документах Автоматизированная система "Указ" - комплекс программно-технических средств и база данных по обращениям граждан, обеспечивающие автоматизированный централизованный учет письменных и устных обращений граждан, контроль за их рассмотрением, а также накопление, поиск и анализ данных об этих обращениях Акт - обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке, к которым относятся акты органов государственной власти и управления; документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (например: акты уничтожения документов (дел), приема-передачи документов (дел), материальных ценностей и т.п.) Бланк документа - стандартный лист бумаги, на часть которого нанесена постоянная информация (реквизиты), а для помещения переменной информации предназначены свободная часть листа или специально отведенное (указанное) на нем место Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку Документационное обеспечение - деятельность Губернатора, Правительства (делопроизводство) по документированию и организации работы с документами в процессе осуществления своих функций Доклад - документ, содержащий информацию о выполнении (исполнении) принятого решения (поручения) либо изложение определенных вопросов с выводами и предложениями Документирование - создание документов Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки; характеризуется объемом, исчисляемым количеством входящих, исходящих и внутренних документов за определенный отрезок времени Документ, документированная - зафиксированная на материальном информация носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, в том числе фотопленки, кинопленки, видеопленки и аудиопленки, бумажные,машинные и другие носители информации Внутренний документ - документ, подготовленный в подразделении аппарата управления органами исполнительной власти, не выходящий за пределы аппарата (подразделения) Входящий (поступивший) документ - зарегистрированный (учтенный) документ, поступивший в Правительство (в структурное подразделение) Исходящий (отправляемый) документ - документ, отправляемый из Правительства (структурного подразделения) за подписью должностного лица и имеющий реквизиты Правительства (структурного подразделения) Копия документа - экземпляр документа, в точности воспроизводящий подлинник документа, при необходимости заверенный в установленном порядке Нормативные документы - правовые акты, решения и другие документы, в которых устанавливаются (содержатся) какие-либо нормы, правила, предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие Организационно-распорядительные - документы, в которых фиксируются документы решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (постановления и распоряжения губернатора Правительства, поручения, письма, протоколы и др.) Служебный документ - документ с необходимыми реквизитами, созданный или полученный Правительством (структурным подразделением, работником) в связи с осуществлением служебных функций и полномочий Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа Заключение - документ, содержащий мнения, оценки, выводы подразделения, комиссии, должностного лица или специалиста по какому-либо вопросу (документу) Инструкция - правовой акт, утверждаемый (издаваемый) в целях установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности Правительства (подразделений, работников); инструктивный характер носят также такие акты, как правила, рекомендации, методические рекомендации, методические указания и другие подобные документы Информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы Методическое обеспечение - совокупность документов по технологии делопроизводства делопроизводства Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения Поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий или подтверждающий (согласующий) целесообразность предлагаемых мер, действий в целях разрешения преимущественно оперативных вопросов Регистрация документов - фиксация факта создания, принятия - либо получения документов с присвоением им порядковых номеров и записью сведений о них; на входящих (поступивших) документах при их регистрации проставляются регистрационные штампы Резолюция - указание руководителя или иного должностного лица по организации исполнения документа или поручения Реквизит документа - элемент служебного документа Служба делопроизводства - подразделение, часть подразделения, отдельные работники, на которых возложены обязанности по организации документационного обеспечения и ведению делопроизводства Служебная информация - сведения служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также получаемые в связи с выполнением служебных функций Служебные письма - обобщенное наименование вида (видов, групп) документов различного содержания, служащих средством общения Губернатора, Правительства (подразделений и должностных лиц) в процессе осуществления своих функций с учреждениями, организациями и частными лицами Справка - документ, содержащий текстовую и /или/ табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, истории вопроса, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (например, справка о состоянии подготовки документов, справка о документообороте, справка о проверке состояния работы с документами и т.д.) Учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов