Постановление Правительства Ленинградской области от 29.05.1995 № 201
"Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ от 29 мая 1995 года N 201 Утратилo силу - Постановление Губернатора Ленинградской области от 30.12.97 г. N 534-пг Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области (В редакции Распоряжения Правительства Ленинградской области от 15.01.96 г. N 15-р) В целях совершенствования организации работы с документами вподразделениях правительства Ленинградской области и областных органахгосударственного управления п о с т а н о в л я ю: 1. Утвердить и ввести в действие с 1 июня 1995 года прилагаемуюВременную инструкцию по делопроизводству в правительстве Ленинградскойобласти. Ответственность за соблюдение сотрудниками подразделенийправительства требований инструкции возложить на руководителейподразделений. 2. Руководителю департамента делопроизводства и информатизации(Черникову Ю.Б.) обобщить в декабре 1995 года практику работы сиспользованием Временной инструкции по делопроизводству, предложенияпо улучшению документа и представить на утверждение окончательныйвариант инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградскойобласти. 3. Рекомендовать главам районных и городских администрацийобласти на основании Временной инструкции по делопроизводству вправительстве Ленинградской области обеспечить соблюдение вподведомственных структурах единых требований к делопроизводству. 4. Признать утратившими силу: Инструкцию о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениями жалобам граждан в исполкомах Ленинградского областного, городских ирайонных Советов народных депутатов, управлениях и отделах, напредприятиях, в учреждениях и организациях, подведомственных исполкомуобластного Совета, утвержденную решением Леноблисполкома от 26 июля1982 года N 331; Инструкцию по делопроизводству в исполкоме Ленинградскогообластного Совета народных депутатов, утвержденную решениемЛеноблисполкома от 27 июля 1987 N 304; распоряжение главы администрации области от 27 февраля 1992 годаN 125-р "Об утверждении Временного положения о порядке подготовкиофициальных документов главы администрации Ленинградской области"; распоряжение главы администрации области от 2 июня 1992 года N342-р "О порядке оформления и выполнения заказов накопировально-множительные работы"; распоряжение главы администрации области от 24 февраля 1993 годаN 147-р "О порядке прохождения факс-документов в подразделенияхадминистрации области". 5. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителягубернатора Ленинградской области Кирсанова А.И. Губернатор А.Беляков Утверждена постановлением правительства Ленинградской области от 29 мая 1995 года N 201 ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в правительстве Ленинградской области 1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция определяет систему организацииделопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документаминесекретного характера, письмами и обращениями граждан вподразделениях правительства Ленинградской области (далее -правительство). 1.2. Настоящая инструкция разработана в соответствии сположениями Государственной системы документационного обеспеченияуправления, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах иведомствах Российской Федерации (утверждена распоряжениемПравительства Российской Федерации от 24.06.92 N 1118-р), Инструкциипо делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерацииутверждена распоряжением Администрации Президента Российской Федерацииот 29.11.93 N 1380), Устава Ленинградской области (принят закономЛенинградской области от 27.10.94 N 6-оз), Положения о правительствеЛенинградской области (утверждено постановлением главы администрацииЛенинградской области от 20.12.94 N 10/1-оз). 1.3. Правила и порядок работы в подразделениях правительства ссекретными документами устанавливаются специальной инструкцией. 1.4. Правила и порядок работы в подразделениях правительства сдокументами, имеющими гриф "Для служебного пользования",устанавливаются отдельной инструкцией. 1.5. Министерства и иные структурные подразделения правительствамогут организовывать и вести делопроизводство на основаниисамостоятельно разрабатываемых инструкций, не противоречащих настоящейинструкции. Самостоятельно разрабатываемые инструкции поделопроизводству утверждаются руководителями структурныхподразделений. 1.6. Документы правительства Ленинградской области являютсяобластной собственностью, включаются в имущество правительстваобласти. 1.7. Положения настоящей инструкции распространяются как натрадиционное делопроизводство, так и на организацию работы сдокументами, создаваемыми (составляемыми) при помощи средстввычислительной техники. Порядок передачи документов электронной почтой регулируетсяспециальной инструкцией. 1.8. Правила и порядок работы с документами, предусмотренныминастоящей инструкцией, обязательны для всех сотрудников подразделений,входящих в состав правительства области. 1.9. Сотрудники подразделений правительства несут персональнуюответственность за соблюдение положений настоящей инструкции,сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. Вслучае утраты документа руководитель подразделения назначает служебноерасследование, по результатам которого на виновных налагаютсявзыскания. 1.10. Документы средствам массовой информации передаютсяструктурными подразделениями правительства только черезгосударственный комитет по средствам массовой информации и полиграфии. 1.11. Ответственность за организацию и правильное ведениеделопроизводства в структурных подразделениях правительства,соблюдение установленных сроков исполнения возлагается на ихруководителей, которые определяют сотрудника, ответственного заведение делопроизводства в подразделении. Функции ответственного заведение делопроизводства в подразделении определяются должностнойинструкцией этого сотрудника. 1.12. Передача документов и их копий из подразделенийправительства работникам других организаций допускается только сразрешения руководителей подразделений. 1.13. При уходе сотрудника в отпуск, убытии в длительнуюкомандировку, увольнении или перемещении руководитель подразделениядолжен обеспечить передачу используемых в работе документов другомусотруднику. 1.14. В правительстве устанавливается смешанная системаделопроизводства, по которой: 1.14.1. В отделе обработки служебных документов департаментаделопроизводства и информатизации ведется организационно-методическаяи контрольная работа по вопросам документационного обеспечения,подготовка проектов резолюций по исполнению служебных документов,адресованных губернатору Ленинградской области (далее - губернатор),председателю правительства, справочная работа по вопросам, связанным сделопроизводством. 1.14.2. В протокольном отделе департамента делопроизводства иинформатизации (далее - протокольный отдел) осуществляется подготовкак выпуску, выпуск,регистрация и хранение областных законов,постановлений и распоряжений губернатора и правительства, решений ипостановлений законодательного собрания, протоколов и стенограммзаседаний правительства и законодательного собрания, ведетсясправочно-информационная работа по принятым актам. 1.14.3. В канцелярии отдела обработки служебных документов (далее- канцелярия) осуществляется прием поступающей и отправка исходящейкорреспонденции, регистрация и направление документов, адресованныхгубернатору, председателю правительства и их заместителям, министрам,другим руководителям структурных подразделений правительства, ведетсясправочная и информационная работа по состоянию исполнительскойдисциплины. 1.14.4. В отделе обращений граждан комитета по правам человека(далее - отдел обращений) ведется делопроизводство по обращениямграждан и контроль за их рассмотрением, а такжесправочно-информационная работа. 1.14.5. В секторе правовой информации юридического комитета приправительстве (далее - юридический комитет) осуществляется регистрацияправовых актов вышестоящих органов государственной власти, поступающихв правительство и законодательное собрание, подготовка проектоврезолюций по их исполнению и справочная работа. 1.14.6. В отделе контроля исполнения распорядительных документовдепартамента делопроизводства и информатизации (далее - отделконтроля) проводится аналитическая работа с целью обеспеченияконтрольной информацией губернатора и председателя правительства,осуществляется контроль сроков исполнения постановлений и распоряженийгубернатора и правительства, а также служебных документов, имеющихуказания о постановке на контроль, письменных поручений губернатора ипредседателя правительства, методическая работа по организацииконтроля исполнения в структурных подразделениях правительства. 1.14.7. В структурных подразделениях правительства, имеющихканцелярии, осуществляются прием, регистрация, рассмотрение и контрольза сроками исполнения документов, адресованных этим подразделениям, атакже необходимая аналитическая и справочная работа. 1.15. Ответственность за компьютерное, техническое и программноеобеспечение делопроизводства и электронной поисково-справочной системынесет отдел информатизации департамента делопроизводства иинформатизации. 2. Документация правительства и законодательного собрания 2.1. Основная управленческая деятельность правительстваобеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов,составляющих его документационную базу. Перечень вопросов, по которым издаются и принимаются документы,устанавливается нормативными и иными актами Российской Федерации иЛенинградской области. 2.2. В департаменте делопроизводства и информатизации оформляютсяследующие основные виды нормативных актов иорганизационно-распорядительных документов: областной закон постановление распоряжение протокол поручение служебная записка и другие. 2.2.1. В виде областных законов оформляются решения нормативногохарактера, принимаемые законодательным собранием области вустановленном порядке. 2.2.2. В виде постановлений оформляются решения губернатора иправительства, носящие нормативный характер, издаваемые по вопросам,затрагивающим интересы области в целом и ее жителей, а также решениязаконодательного собрания по основным вопросам депутатскойдеятельности. 2.2.3. В виде распоряжений оформляются решения губернатора иправительства, председателя законодательного собрания, имеющиеограниченный срок действия и касающиеся ограниченного кругапредприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и граждан. 2.2.4. В виде протоколов оформляются документы, фиксирующие ходобсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях правительства изаконодательного собрания, комиссий, совещаниях, проводимых вправительстве. 2.2.5. В виде поручений оформляются конкретные указаниягубернатора и председателя правительства подразделениям, должностнымлицам правительства, нижестоящим органам исполнительной власти или ихруководителям. 2.2.6. В виде служебной записки оформляются документы, содержащиесведения о выполнении каких-либо поручений, информативного характера ит.п. и направляемые должностным лицом другому должностному лицу. 3. Общие правила подготовки и оформления документов 3.1. Государственный стандарт Документы, подготовленные в правительстве, должны иметьопределенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположенияв соответствии с государственным стандартом ГОСТ 6.38-90"Унифицированные системы документации. Системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов" (М., 1990). 3.2. Бланки документов 3.2.1. Законы Ленинградской области, постановления и распоряжениязаконодательного собрания, постановления и распоряжения губернатора иправительства, служебные письма, документы, подлежащие направлению всторонние организации, и резолюции оформляются, как правило, набланках определенного образца, изготовленных типографским способом. Макеты указанных бланков разрабатываются департаментомделопроизводства и информатизации на основании заявок соответствующихструктурных подразделений. 3.2.2. Для издания нормативных актов и распорядительныхдокументов используются бланки с названием "Закон". "Постановление","Распоряжение" и т.п., которые заказываются, применяются, учитываютсяи хранятся в протокольном отделе. 3.2.3. Для служебной переписки применяются бланки для писемзаконодательного собрания, губернатора и его заместителей,правительства, структурных подразделений правительства, наличие бланкау которых предусмотрено в их положениях. 3.2.4. Бланки для писем губернатора и его заместителей,правительства заказываются и выдаются отделом обработки служебныхдокументов под роспись в секретариаты губернатора и председателяправительства, приемные заместителей губернатора и председателяправительства и бюро подготовки документов с последующим отчетом об ихиспользовании. Министерства, комитеты, управления, отделы и другие структурныеподразделения правительства получают указанные бланки для подготовкидокументов в приемных руководителей правительства - своих кураторов. 3.2.5. Макеты бланков для писем структурных подразделенийправительства разрабатываются в подразделениях и утверждаются ихруководителям по согласованию с отделом обработки служебныхдокументов. Макеты бланков для законодательного собрания разрабатываютсяорганизационным отделом законодательного собрания и согласовываются сотделом обработки служебных документов. Порядок использования,хранения и учета бланков определяется внутренними документамизаконодательного собрания. Заказ на изготовление и получение бланка осуществляется черезуправление делами. 3.2.6. Право использования бланка министерства, комитета, другогоструктурного подразделения правительства их внутреннимиподразделениями и право подписи на нем определяются руководителемструктурного подразделения правительства при утверждении положений идолжностных инструкций. 3.2.7. Использование ксерокопий чистых бланков губернатора и егозаместителей, законодательного собрания, правительства и егоструктурных подразделений запрещается. 3.2.8. Учет использования бланков для писем ведется по следующейформе:--------------------------------------------------------------------Номер | Вид документа| Номер документа |Дата | Исполнительпо п.п.| | |доку- |или | | |мента |бланка | | | |-------------------------------------------------------------------- Испорченные экземпляры бланков прилагаются к отчету и затемуничтожаются в установленном для служебных документов порядке. 3.2.9. Бланки не применяются для "внутренней" переписки, дляприказов по подразделениям, а также для подготовки документов,подписываемых руководителями двух и более органов управления иобщественных организаций. "Внутренней" считается переписка между структурнымиподразделениями правительства, а также между должностными лицами,относящимися по обслуживанию к одной канцелярии. 3.3. Наименование вида документа Наименование вида документа указывается на всех документах(закон, постановление, распоряжение, протокол, поручение, справка ит.д.), кроме служебных писем. 3.4. Заголовок к тексту 3.4.1. Краткое изложение содержания документа указывается взаголовке к тексту. 3.4.2. Заголовок документа должен быть максимально кратким иемким, точно передавать смысл текста, грамматически согласовываться снаименованием вида документа, например: постановлением (о чем?) "Олицензировании..."; протокол (чего?) "заседания комиссии по выборуучастка под проектирование и строительство...". 3.4.3. Допускается не указывать заголовок к тексту на документахформата А5. 3.5. Приложения к документу 3.5.1. При наличии приложений к документам информационногохарактера (письмам, справкам, актам и т.д.) под текстом основногодокумента (до реквизита "подпись") помещается отметка о наличииприложения. Если заголовок приложения указывается в тексте основногодокумента, отметка о приложении делается по форме: Приложение на ___ л. в ___ экз. Если заголовки приложений в тексте не указываются, их перечисляютв отметке о приложении по форме: Приложения: 1. _______________ на ____ л. в ___ экз. (заголовок) 2. _______________ на ____ л. в ___ экз. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение,то отметка о наличии приложения делается по форме: Приложение: письмо Росархива от 17.05.94 N 01-4/172 с приложением к нему - всего на 7 л. Если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, то отметку о наличии приложения делают по форме: Приложение на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. 3.5.2. Приложения к законам, постановлениям, распоряжениям,приказам могут быть оформлены в виде текста, таблиц, перечней, спискови т.п. Ссылка о наличии приложений дается в тексте документа.Например, "Выделить ... согласно приложению 1"; "Утвердить прилагаемоеВременное положение о порядке использования..." На первой странице приложения в правом верхнем углу помещаетсяотметка с указанием документа, к которому относится приложение,например: Приложение к распоряжению правительства Ленинградской области от 5 января 1994 года N 5-р Приложения нумеруются, если их несколько (знак "N" не ставится). При необходимости (во избежание путаницы страниц разныхприложений к одному документу) на каждой странице приложения поверхнему полю справа делается отметка, например: "продолжениеприложения 3". 3.6. Дата документа 3.6.1. Датой документа в зависимости от вида и назначениядокумента является дата его подписания, принятия, утверждения,составления, регистрации или отправки. Элементы даты составления,регистрации или отправки документа можно записывать арабскими цифрамив одной строке в следующей последовательности - день месяца, месяц,год (например: "01.09.94"). 3.6.2. В текстах документов, а также при записи дат подписания,принятия, утверждения документов применяется словесно-цифровой способоформления дат (например: "1 сентября 1994 года"). 3.7. Индекс документа 3.7.1. Индекс документа - это порядковый номер областного закона,постановления, распоряжения, поручения губернатора или председателяправительства, приказа, протокола и других видов документов; дляписьма и иной корреспонденции - это входящий или исходящий номер. 3.8. Адресат 3.8.1. На отправляемых документах указывается реквизит "адресат".Документы адресуются в органы, организации, их структурныеподразделения или конкретному должностному лицу. 3.8.2. При адресовании документа в орган, организацию или ихструктурное подразделение без указания должностного лица ихнаименование адресата пишется в именительном падеже, например: Министерство культуры Российской Федерации Управление делами 3.8.3. При направлении документа должностному лицу наименованиеоргана, организации, структурного подразделения указывается вименительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательномпадеже, например: Министерство образования Российской Федерации Управление делами ведущему специалисту Петрову А.И. 3.8.4. При адресовании документа руководителю организации еенаименование входит в состав наименования должности адресата,например: Генеральному директору акционерного общества "Ленлес" Опарину Н.В. 3.8.5. При адресовании документа в несколько однородных органов,организаций, их наименования указываются обобщенно, например: Начальникам финансовых отделов районных и городских администраций Ленинградской области 3.8.6. Полный почтовый адрес указывается при направлениидокумента разовым корреспондентам в соответствии с почтовымиправилами, например: Редакция газеты "Лужская правда" 188260, г. Луга, ул. Кирова, 73 3.8.7. Каждая составная часть реквизита "адресат" (наименованиеорганизации; наименование структурного подразделения; должность,фамилия и инициалы; почтовый адрес) должны начинаться с новой строки.В конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинанияне ставятся, в середине строк сохраняются. Перенос слов нерекомендуется. 3.8.8. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляетсясписок на рассылку и на каждом документе проставляется только одинадресат. 3.8.9. Адрес не проставляется на документах, направляемых вправительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этихслучаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. 3.8.10. При адресовании документа частному лицу вначале указываютпочтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 187500, Тихвин, пл. Свободы 4, кв. 7 Петрову И.С. 3.9. Гриф утверждения 3.9.1. Особым способом введения документа в действие,санкционирующим распространение его на определенный круг органов,организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждениедокумента. 3.9.2. Утверждаются документы, авторы которых не правомочныввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретаетюридическую силу только с момента его утверждения. 3.9.3. Утверждение документа производится посредством грифаутверждения или издания соответствующего нормативного акта. Обаспособа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. 3.9.4. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ",(прописные буквы), наименования должности лица, утверждающегодокумент, личной подписи, ее расшифровки и даты, например: УТВЕРЖДАЮ министр строительства и транспорта Ленинградской области _________________ Топорков В.И. (подпись, фамилия, инициалы) 16 ноября 1994 года ________________________ (дата) 3.9.5. При утверждении документа руководителем вышестоящего илистороннего органа, организации в наименование должности включаютнаименование органа, организации. 3.9.6. Если документ утверждается законом, постановлением,распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова"УТВЕРЖДЕН" (с соответствующим окончанием), наименования видадокумента в творительном падеже, наименования органа в родительномпадеже, даты и номера документа, например: об утверждении программы УТВЕРЖДЕНА постановлением правительства Ленинградской области от 27 марта 1994 года N 52-р 3.9.7. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первойстраницы документа. При наличии большего числа грифов они располагаются на верхнемполе страницы. 3.10. Резолюция 3.10.1. Указания по исполнению документа фиксируются в формерезолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения, срокисполнения, подпись автора резолюции, ее расшифровку, дату. 3.10.2. Резолюция, как правило, оформляется на отдельномспециальном бланке формата А6. Бланк резолюции скрепляется сдокументом и является его неотъемлемой частью. Не более однойрезолюции может быть оформлено и на самом документе. 3.10.3. Если документ ставится на контроль, то на документепроставляется соответствующий штамп "Контроль" или "Подлежитвозврату". 3.11. Содержание и структура текста 3.11.1. Содержание и структура текста документа строятся взависимости от функционального назначения (вида) документа. 3.11.2. Общим требованием к тексту документа являетсялаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложенграмотно в соответствии с действующими правилами орфографии ипунктуации, в официально-деловом стиле. Ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа вобязательном порядке указывается на документах-ответах. 3.11.3. Содержание издаваемых распорядительных документов недолжно противоречить изданным ранее документам или дублировать их. 3.11.4. Документ с ограниченным сроком действия должен иметь обэтом ссылку в тексте. 3.11.5. Текст документа делится, как правило, на две части. Впервой - вводной (констатирующей) части - излагаются причина, поводсоставления документа, даются ссылки на основополагающие документы. Вовторой части содержатся выводы, предложения, просьбы, рекомендации,предписания. Вводная часть в документе может отсутствовать. 3.11.6. Текст сложных по содержанию документов (положение, устав,инструкция и др.) делится на разделы, пункты и подпункты, нумеруемыеарабскими цифрами. В номер пункта включается номер раздела, в номерподпункта - номера раздела и пункта. 3.11.7. Текст документов излагается, как правило, от третьеголица единственного числа либо от первого лица множественного числа. От первого лица единственного числа излагается текст правовыхактов, издаваемых на основе единоначалия (распоряжения, приказы ит.п.), а также документов, исходящих от конкретного лица (заявления,докладные записки и т.п.). В правовых актах коллегиальных органов используется формаизложения текста от третьего лица. 3.11.8. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий(мероприятий) помещаются в информационных документах, как правило, вконце предложения, в распорядительных актах - как правило, рядом сглаголом или отглагольным существительным, через которые передаетсяпредписываемое действие. Например: "Леноблкомимуществу представить к 10 июня 1994 года ...графики приема в муниципальную собственность ..." или: "Департаментуфинансов области обеспечить перечисление до 14 декабря 1994 года...". 3.11.9. Терминология документа должна соответствоватьустановленной законодательными и другими нормативными актами. Ктерминам, которые могут быть непонятны адресату, а применение их втексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках).Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. 3.11.10. В документах допускаются сокращения, установленныедействующими правилами орфографии, стандартами, в частности,допускаются общепринятые сокращения наименований федеральных итерриториальных органов власти. Сокращение наименований предприятий, учреждений, организацийдолжно соответствовать сокращениям, установленным их уставами,положениями. В текстах правовых актов наименованиеорганизаций-исполнителей следует расшифровывать. 3.11.11. Наименование должности допускается сокращать только втексте документа. В реквизитах "адрес" и "подпись" сокращения недопускаются. 3.11.12. В тексте документа инициалы, как правило, располагаютсяпосле фамилии, в реквизите "подпись" инициал имени ставится передфамилией. При перечислении фамилий в порядке алфавита в протоколах ивыписках инициалы следует располагать после фамилий. 3.11.13. Перечисления в тексте выделяются с абзаца безпроставления дефиса. 3.12. Подпись документа 3.12.1. Проекты документов, отчеты о выполнении контрольныхдокументов представляются на подпись соответствующим должностным лицамполностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе сприложениями и материалами, на основании которых документ готовился. 3.12.2. Служебные документы подписывают: на бланке губернатора - губернатор; на бланке заместителя губернатора - его заместители; на бланке правительства - губернатор, заместительгубернатора-председатель правительства, его заместители; на бланках структурных подразделений правительства - руководителиструктурных подразделений или другие должностные лица этихподразделений в соответствии с их полномочиями. 3.12.3. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа,копия остается в деле канцелярии. При отправке документа факсимильнойсвязью или массовой рассылке документа в деле остается первыйэкземпляр (оригинал) документа с подписью, а рассылаются егоксерокопии. При оформлении документа, направляемого в несколькоадресов вышестоящим органам, или совместного документа, издаваемого отимени двух и более органов (организаций) подписываются все экземплярыдокумента. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности (распределению обязанностей). При подписании документа несколькими должностными лицами равнымипо статусу должностей, их подписи располагаются на одном уровне. 3.12.4. Внесение в подписанные документы каких-либо исправлений идобавлений не допускается. 3.12.5. Документы информационно-справочного или аналитическогохарактера могут быть подписаны непосредственным составителемдокумента, если решаемые вопросы не выходят за пределы егокомпетенции. 3.12.6. В состав реквизита "подпись" входят наименованиедолжности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформленне на бланке, и сокращенное - на документе, оформляемом на бланке),личная подпись и ее расшифровка. 3.12.7. Если должностное лицо, для подписи которого подготовлендокумент, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее егообязанности, при этом обязательно указывается фактическая должностьлица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления вносятсямашинописным способом). 3.13. Гриф согласования (визирование) 3.13.1. При необходимости оценки целесообразности подготовленногопроекта документа, его обоснованности и соответствия действующемузаконодательству, правовым актам проводится согласование документапутем визирования проекта должностным лицом. 3.13.2. Согласование может проводиться как внутри правительства(подразделениями и должностными лицами), так и вне его (внешнеесогласование) - с подчиненными и неподчиненными организациями. 3.13.3. Внутреннее согласование оформляется путем визированияпроекта документа должностным лицом. Отметка о передаче и получении проекта документа на согласованиеосуществляется на бланке маршрутного листа (приложение 1), которыйпередается вместе с проектом документа. Если проект документа поступает из организации, не входящей вструктуру правительства, то он регистрируется в канцелярии ипередается вместе с маршрутными листом в то подразделениеправительства, в компетенции которого находится рассмотрениепоставленного вопроса. 3.13.4. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку,должность визирующего и дату визирования. 3.13.5. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются наотдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечанияприлагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающемудокумент. Не допускается отказ от визирования, а также внесение каких-либоисправлений и дополнений непосредственно в текст проекта документа. 3.13.6. Визы проставляются на копии документа, остающейся вправительстве, ниже подписи на лицевой стороне последнего листадокумента, кроме проектов областных законов, постановлений ираспоряжений губернатора и правительства. 3.13.7. На проектах нормативных актов губернатора,законодательного собрания и правительства визы проставляются налицевой стороне последнего листа проекта в нижней его части, а приотсутствии места - на оборотной стороне. 3.13.8. Особо ответственные документы (проекты областных законов,договоры и др.) визируются исполнителем и ответственным работникомюридического комитета на каждой странице. Необходимость такоговизирования определяет руководитель департамента делопроизводства иинформатизации. 3.13.9. Приложения к проекту документа визируются исполнителем ируководителем подразделения правительства на лицевой или оборотнойстороне последнего листа с указанием должности, фамилии и датывизирования. 3.13.10. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом,располагаемым ниже подписи на лицевой стороне документа, и включает всебя слово "Согласовано", наименование должности лица, с которымсогласовывается документ (включая наименование организации) иостальные реквизиты в соответствии с подпунктом 3.13.4 настоящейинструкции, например: СОГЛАСОВАНОГлава администрацииСланцевского района______________(наименование)Ленинградской области________________ Богданов Я.Я.(личная подпись) (инициалы, фамилия)10 января 1995 года(дата) Если согласование производится с коллегиальным органом илипосредством письма, то гриф согласования оформляется следующимобразом: СОГЛАСОВАНОПротокол заседания(Наименование коллегиальногооргана)11 января 1995 года N ______(дата) или СОГЛАСОВАНОПисьмо администрациигорода Ивангорода района_________________(наименование)Ленинградской области11 января 1995 года N ______(дата) (номер документа) 3.13.11.Грифы согласования могут располагаться на отдельном"Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересынескольких организаций. На документе делается отметка "Листсогласования прилагается". 3.13.12. Внешнее согласование в зависимости от содержаниядокумента осуществляется в следующей очередности: а) с подведомственными правительству и сторонними организациями,когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях,возникающих вследствие издания документа, или когда содержаниедокумента затрагивает их интересы; б) с общественными организациями - в случаях необходимости илипредусмотренных положениями об этих организациях; в) с органами, осуществляющими государственный надведомственныйконтроль (надзор) в определенной сфере (экологический, пожарный ит.п.); г) с вышестоящими органами в случаях, когда законодательствомпредусматривается возможность совершения управленческих действийтолько с разрешения этих органов. 3.13.13. Полученные при согласовании проекта документа замечания(дополнения) учитываются и проект дорабатывается исполнителем. Еслизамечания не принимаются, составитель проекта готовит заключение назамечания и прилагает его к проекту за подписью руководителяструктурного подразделения правительства. 3.13.14. Проект документа, имеющий более двух принципиальныхзамечаний, возвращается исполнителю руководителем департаментаделопроизводства и информатизации. Министр (руководитель подразделенияправительства) - инициатор подготовки документа проводит необходимуюработу по устранению замечаний и доработке документа. 3.13.15. При правках редакционного характера проект документапосле перепечатки вторично не визируется. 3.13.16. Если в процессе доработки в проект вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированиюдолжностными лицами и руководителями заинтересованных органов иорганизаций. 3.13.17. Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер егослужебного телефона располагают на лицевой или (при отсутствии места)на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,например: "Иванов 924 80 07". 3.13.18. Проекты документов, подготовленные в соответствии срезолюцией, должны иметь, как правило, визы всех соисполнителей,указанных в резолюции. 3.14. Проставление печати на документах 3.14.1. На документах, требующих особого удостоверения ихподлинности (юридической силы), ставится печать. Различают печати гербовые, включающие изображениегосударственного герба и официальное наименование органа(организации), имеющего печать, и негербовые, воспроизводящие лишьнаименование органа (организации), структурного подразделения. Гербовую печать могут иметь органы (организации), если этопредусмотрено их положениями или уставами. 3.14.2. Соответствующей гербовой печатью заверяются подписигубернатора и его заместителей, председателя правительства и егозаместителей, управляющего делами на совместных документах, издаваемыхот имени двух и более органов (организаций) или документах, еслитексты напечатаны не на бланках но требуют особого удостоверения:почетные грамоты, представления и ходатайства о награждении орденами имедалями Российской Федерации и т.д. Проставление гербовой печати необходимо во всех случаяхудостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц присанкционировании расходования денежных средств и материальныхценностей; на служебных удостоверениях; на доверенностях, договорах,лицензиях, в трудовых книжках, на справках о стаже работы, другихдокументах, подписанных уполномоченными на это лицами, в случаях,предусмотренных действующим законодательством. 3.14.3. Негербовая печать проставляется на размноженныхэкземплярах областных законов, актах губернатора, правительства изаконодательного собрания, копиях служебных документов при ихрассылке, выписках из указанных актов и протоколов, справках о местеработы, заработной плате и др. 3.14.4. При заверении документа и его копии печатью оттиск печатидолжен захватывать часть слов наименования должности лица,подписавшего документ. 3.14.5. Заказ на изготовление печатей и штампов осуществляется наосновании заявки, подаваемой в департамент делопроизводства иинформатизации. 3.15. Отметка о заверении копии При заверении копии документа проставляют ниже реквизита"Подпись" заверительную подпись "Верно", наименование должности лица,заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и датузаверения. 3.16. Отметка об исполнении документа 3.16.1. Исполненный или снятый с контроля документ долженсодержать отметку об исполнении и направлении документа в дело. 3.16.2. Отметка об исполнении и направлении документа в делодолжна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, еслиотсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличиитакого документа - ссылка на его дату и номер; слова "В дело", дата,подпись руководителя, дававшего поручение по исполнению документа. 4. Особенности подготовки и оформления официальных документов 4.1. Официальными документами являются законы Ленинградскойобласти, постановления, распоряжения, приказы, договоры, соглашения,послания, заявления, письма и обращения в вышестоящие органы илидругие субъекты Федерации и иные документы за подписью губернатора,председателя правительства, председателя законодательного собрания. 4.2. Предложения администраций районов и городов области,предприятий и организаций об издании официальных документов передаютсяканцелярией в министерства, комитеты, управления, отделы правительствапо принадлежности вопроса для составления заключения оцелесообразности принятия документов. При положительной оценкепредложения соответствующим структурным подразделением готовитсяпроект документа. 4.3. Проекты официальных документов подлежат обязательномувизированию в следующей последовательности: исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проектдокумента; заместителем председателя правительства по принадлежностивопроса; редактором протокольного отдела; руководителем департамента делопроизводства и информатизации; работником юридического комитета, которому в соответствии сдолжностными обязанностями предоставлено право визирования документов. 4.4. Полноту согласования проектов документов определяетруководитель департамента делопроизводства и информатизации, в случаенеобходимости проведения дополнительного согласования он возвращаетпроект исполнителю с указанием об этом. 4.5. В случае внесения изменения в проект документа после визыюридического комитета проект документа подлежит повторному визированиюв этом комитете. 4.6. Проекты документов, признанные юридическим комитетомпротиворечащими действующему законодательству, возвращаютсяисполнителю с соответствующим заключением. 4.7. При наличии всех согласований тексты официальных документовпроходят редактирование в протокольном отделе. Перенос текста документа на соответствующий бланк осуществляетсятолько в бюро подготовки документов с резолюцией "на бланк", сделаннойзаведующим протокольным отделом. 4.8. Проекты официальных документов докладываются губернатору ипредседателю правительства руководителем департамента делопроизводстваи информатизации. За проекты официальных документов, переданные на подписьруководству с нарушением порядка, установленного настоящим пунктом,несет ответственность лицо, осуществившее передачу. 4.9. При рассмотрении представленного проекта документагубернатор, председатель правительства принимают, как правило, одно изследующих решений: подписывают проект документа; направляют проект документа на доработку, делая соответствующиепоручения. В этом случае исполнитель обязан доработать проект ипровести повторное согласование; отклоняют проект документа. 4.10. Подписанные документы передаются руководителем департаментаделопроизводства и информатизации в соответствующее подразделениеэтого департамента для дальнейшего оформления и отправки. 5. Особенности оформления нормативных актов правительства 5.1. Если проект постановления, распоряжения готовится наосновании, в соответствии или во исполнение правового актавышестоящего органа государственной власти или управления, то вводнаячасть документа должна содержать ссылку на этот акт с указанием еговида, даты, индекса и заголовка, например: "Во исполнение УказаПрезидента Российской Федерации от ____ N ____ "О...". При этом кпроекту постановления, распоряжения необходимо приложить копию акта,на который делается ссылка. 5.2. К проекту постановления, распоряжения может прилагатьсяпояснительная записка или аналитическая справка, в которойобосновывается необходимость принятия данного документа, даетсяпояснение исторического характера, указывается правовая основа и т.п.Объем таких документов не должен превышать, как правило, пяти страниц. 5.3. Каждый пункт проекта начинается, как правило, спредписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы(обязать, указать, предложить и т.д.) Не должны употребляться формулировки "решить вопросы", "обратитьвнимание" и тому подобные. 5.4. Тексты распорядительных актов должны содержать пункты,предусматривающие: конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков ихисполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указыватьпромежуточные контрольные сроки); точное наименование организаций-исполнителей задания (фамилиируководителей организаций указывать не следует; должностное лицо вкачестве исполнителя может быть указано только в случае, есливыполнение возлагается на него лично); поручение о контроле исполнения документа или его отдельныхпунктов, с указанием на кого возложен контроль; указание о снятии с контроля ранее принятого нормативного акта,если он выполнен либо если новый документ издается взамен ранеепринятого; указание о сроке введения документа в действие, если такоеуказание необходимо; указание об отмене, изменении или дополнении действующихнормативных актов, если издаваемый документ отменяет действующий илипринимается в дополнение (во изменение) действующего акта. 5.5. В предписаниях, адресуемых не находящимся в подчиненииорганизациям, расположенным на подведомственной территории,применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельныхслучаях возможна и категоричная форма обращения, если распорядительныйакт издается по тем вопросам компетенции правительства, по которым оновправе давать общеобязательные указания. 5.6. Пункт об отмене действующих нормативных актов начинается сослов "Признать утратившим (утратившими) силу ...". Перечень отменяемыхдокументов дается с указанием даты, номера и заголовка каждогодокумента в хронологической последовательности. Перечень может бытьприложен к основному документу, в этом случае пункт об отменераспорядительных актов формулируется следующим образом: "Признатьутратившими силу постановления и распоряжения губернатора(правительства) согласно приложению". Пункт об изменении (дополнении) отдельных положений действующегонормативного акта строится по схеме: "Абзац второй подпункта 3.2распоряжения губернатора (правительства) области от ... N ... "О ..."изложить в следующей редакции: "Рекомендовать..." 5.7. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях)действующий документ, как правило, подлежит отмене и составляетсяновый документ, в который включаются все необходимые положения изранее действовавшего. 5.8. В случае, когда распоряжением утверждаются самостоятельныедокументы (положения, инструкции, планы и т. п.), составы комиссий идругих коллегиальных органов либо к распоряжению приобщаются другиедокументы, они указываются в тексте как приложения. 5.9. При утверждении персонального состава комиссии, как правило,должны определяться помимо председателя его заместитель и секретарькомиссии. 5.10. Проекты нормативных актов правительства подлежатобязательному визированию в соответствии с пунктами 3.13 и 4.3настоящей инструкции, а также: 5.10.1. Руководителями органов и организаций или лицами, ихзамещающими, которым в проекте документа определяются задания, даютсяпоручения, чьи интересы затрагиваются. 5.10.2. Проекты законов Ленинградской области, положений оправительстве и его структурных подразделениях - всеми заместителямипредседателя правительства. 5.10.3. Проекты документов по вопросам выделения земельныхучастков под карьеры для добычи полезных ископаемых - председателеммежведомственного консультационного совета предприятий строительныхматериалов (Ленстройматериалы). 5.10.4. Проекты документов, затрагивающие вопросы содержания ииспользования зданий и помещений правительства области, - управляющимделами правительства. 5.10.5. Проекты документов, предусматривающие выделение финансовпо смете расходов правительства или из внебюджетного фондаЛенинградской области, - главным бухгалтером управления деламиправительства и управляющим делами. 5.11. К проектам документов, предусматривающих инвестициипредприятиям организациям, должны прилагаться заключения о ихплатежеспособности. Проекты визируются министерством экономики идепартаментов финансов. 6. Особенности подготовки и оформления областных законов 6.1. Проекты законов Ленинградской области, вносимые губернаторомили правительством на рассмотрение законодательного собрания,представляются губернатору с сопроводительным письмом, подписываемымгубернатором, в комплекте с документами, предусмотренными Регламентомзаконодательного собрания Ленинградской области (ст.29), со спискамидокладчиков и приглашенных, визой председателя правительства, сзаключением юридического комитета. 6.2. Правовой акт нормативного характера, принятыйзаконодательным собранием области, подписывается губернатором впорядке, установленном п.2 статьи 46 Устава Ленинградской области ип.4.8 настоящей инструкции. 7. Особенности подготовки документов, направляемых за рубеж 7.1. Текст документа, направляемого за рубеж, может бытьнапечатан как на русском, так и на иностранном языке. 7.2. В реквизите "адресат" указываются имя, фамилия, должностьлица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы,затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна). Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) иликратким (США), но обязательно должно быть официально принятым. 7.3. Заголовок к тексту, как правило, не составляется. 7.4. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнерав правительство, целесообразно в тексте сделать ссылку на этотдокумент по форме: "На Ваше письмо от 23 ноября 1994 года...". 7.5. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт дляотправки с адресом иностранного абонента. При этом адрес, как правило,пишется на языке страны-адресата. 8. Особенности подготовки телеграмм и телетайпограмм 8.1. Текст телеграмм готовится в соответствии с п.3.11 настоящейинструкции без заголовка и печатается не на бланке в трех экземплярахс указанием полного почтового адреса получателя и обратного адресаотправителя. 8.2. При подготовке телетайпограммы в реквизите адресатауказывается номер телетайпа адресата. 9. Особенности подготовки совещаний и оформления протоколов ипоручений 9.1. В целях выработки согласованных решений, координациидеятельности управленческих структур области, в правительствепроводятся совещания с руководителями структурных подразделенийправительства, местных администраций, а также предприятий иорганизаций. 9.2. Перечень вопросов, выносимых на рассмотрение, списокответственных за их подготовку, состав участников совещанияопределяются должностным лицом, проводящим совещание. 9.3. Оповещение участников совещания, направление принеобходимости в их адрес материалов для проработки, регистрациюприглашенных, ведение и оформление протокола или порученийобеспечивают, как правило, те подразделения, которые проводятсовещание. Они же оформляют поручения, данные на совещании, какправило, не позднее следующего после совещания рабочего дня и в нужномколичестве экземпляров вместе со списком рассылки передают их вканцелярию для регистрации и рассылки адресатам. 9.4. Поручения по совещаниям, проводимым губернатором ипредседателем правительства области, либо лицами их замещающими,оформляются секретариатами губернатора и председателя правительства всоответствии с требованиями настоящей инструкции и передаются длярегистрации и рассылки в канцелярию. При этом в список обязательнойрассылки включаются лица и подразделения, указанные исполнителямипоручений, заместители губернатора, секретариат губернатора ипредседателя правительства, отдел контроля, канцелярия, контрольноеуправление. 9.5. Протокол совещания оформляется, как правило, в течение трехрабочих дней после совещания. 9.6. В протоколе указываются дата, время и место проведениясовещания, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должностьпредседательствующего. По каждому рассмотренному вопросу указывается, кто выступил,излагается содержание принятого решения, определяется ответственный заисполнение решения и срок исполнения. 9.7. Общие требования к оформлению протокола совещания: 9.7.1. В заголовок текста протокола следует включать наименованиеоргана, которым проводится совещание. 9.7.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной иосновной. Вводная часть текста располагается под реквизитом"заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Секретарь","Присутствовали", "Повестка дня". 9.7.3. Основная часть текста протокола делится на разделы,нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повесткидня совещания. Разделы строятся по единой схеме: слушали - выступили - решили. Раздел "Выступили" может отсутствовать, если протокольное решениепринимается без обсуждения. 9.7.4. В разделах "Председатель" и "Секретарь" вводной частитекста протоколов указываются фамилии и инициалы председателя исекретаря совещания. 9.7.5. В разделе "Присутствовали" при количестве участников свыше15 человек, указывается, как правило, общее количество присутствующих.В этом случае к протоколу прилагается список участников совещания. Приколичестве участников до 15 человек в протоколе в разделе"Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания впорядке субординации должностей и с разбивкой по вопросам повесткидня. 9.7.6. В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы,рассмотренные на совещании. Вопросы располагаются в порядке ихважности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос,как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающейфразы, отвечающей на вопрос "О чем?": "Об итогах...", "Одеятельности...". 9.7.7. В разделах "Слушали" указываются только фамилиидокладчиков, а в разделах "Выступили" - фамилии выступавших в пренияхпо каждому вопросу повестки дня без текстов докладов и выступлений.9.7.8. В разделе "Решили" излагается текст принятых на совещаниирешений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроковисполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения. 10. Особенности подготовки документов на заседания правительства (Утратил силу - Распоряжение Правительства Ленинградской областиот 15.01.96 г. N 15-р) 11.1. Прием, регистрация, прохождение и отправка документов 11.1.1. Прием, регистрация и отправка документов правительствапроизводятся в канцелярии (комната 134) с 9 до 18 часов в (в пятницу с9 до 17 часов) с перерывом на обед с 12.00 до 12.48. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также ввыходные и праздничные дни из вышестоящих организаций, принимаетсядежурным по приемной губернатора с последующей передачей в канцелярию,включая вскрытые конверты, с указанием документов, оставленных длярассмотрения. 11.1.2. Все конверты с поступившими в правительство служебнымидокументами вскрываются, за исключением писем граждан и конвертов сдокументами, адресованных отделу записи актов гражданского состоянияобласти, отделу кадров департамента организационно-кадровой работы (снаградными материалами). При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяетсяналичие документов, указанных в них приложений, а также наличиеудостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи составляется соответствующий акт ислужебные документы возвращаются отправителю с указанием причинвозврата. 11.1.3. Регистрация служебной корреспонденции - это фиксация фактпоступления ее в правительство (отправки из правительства) путемпроставления на документе соответствующего регистрационного штампа(при отправке - исходящего номера и даты) и заведением в компьютер илиручную картотеку следующих данных: дата регистрации и номер документа, сведения о корреспонденте,краткое содержание документа, наличие приложений, количество листов; резолюция губернатора, председателя правительства, включаяфамилию исполнителя, срок исполнения, сведения о постановке наконтроль и движении документа; отметка об исполнении и списании в дело. В необходимых случаях указанные данные могут дополняться илиизменяться. 11.1.4. При регистрации документа, отправляемого за рубеж,регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся вделе. Первый экземпляр письма имеет только дату подписания. 11.1.5. Входящий номер документа является одновременно исходящимномером ответа на него и состоит из номера дела по номенклатуре ипорядкового номера обращения. Инициативным документам присваивается исходящий номер, имеющий теже составляющие, что и входящий. 11.1.6. Служебным документам по одному и тому же вопросу,поступившим в течение одного календарного года, присваивается входящийномер первичной регистрации и к ним прилагается предшествующаяпереписка. 11.1.7. Регистрации в канцелярии подлежит вся служебнаякорреспонденция (как входящая, так и исходящая), в том числе и"внутренняя",за исключением следующих документов: бухгалтерские документы; информационные и рекламные материалы, присланные для сведения; периодические издания; поздравительные письма и телеграммы. Документы по исполнению постановлений, распоряжений, письменныхпоручений губернатора и председателя правительства областинаправляются для рассмотрения в отдел контроля исполненияраспорядительных документов. 11.1.8. На документах, поступивших в канцелярию до 15 часов, врегистрационном штампе указывается дата текущего дня; поступившихпосле 15 часов - дата следующего рабочего дня за днем поступления. 11.1.9. Телеграммы, факсо- и телетайпограммы (документы с грифами"Срочно", "Весьма срочно" и т.п.) регистрируются днем поступления суказанием времени. 11.1.10. Телетайпограммы и факсы регистрируются в журналеустановленного образца. 11.1.11. Прием (передача) телефонограмм, адресованныхгубернатору, председателю правительства и его заместителям,осуществляется их приемными с регистрацией в специальных журналах суказанием даты и времени приема (передачи), фамилий адресата,подписавшего, передавшего и принявшего телефонограмму. 11.1.12. Документы на иностранном языке, поступившие в адресгубернатора, регистрируются с указанием номера и даты и передаются всекретариат губернатора советнику по международным вопросам. Документы на иностранном языке, поступившие в адрес другихподразделений правительства, регистрируются с указанием номера и датыи передаются в эти подразделения. 11.1.13. После регистрации работники канцелярии распределяютполученную корреспонденцию по следующим группам: почта губернатора; почта председателя правительства; почта первых заместителей и заместителей председателяправительства; почта министерств и иных структурных подразделений правительства; иная почта. 11.1.14. Входящие документы передаются из канцелярии вструктурные подразделения вместе со вторым экземпляром регистрационнойкарточки (приложение 2) под роспись в первом экземпляре, остающемся вканцелярии. В случае передачи срочного документа рядом с подписью получившегодокумент проставляется точное время его получения. 11.1.15. Зарегистрированные входящие документы и подготовленные котправке исходящие документы доставляются в подразделенияправительства и канцелярию ответственными за делопроизводство этихподразделений, посещающими канцелярию, как правило, с 10.30 до 11.30 ис 16 до 17 часов (в пятницу с 15 до 16 часов). 11.1.16. Документы, требующие срочного рассмотрения (с грифами"Срочно", "Весьма срочно", правительственные телеграммы и т.п.)передаются адресату немедленно по вызову канцелярии. 11.1.17. В канцелярии проверяется правильность оформлениядокументов в соответствии с требованиями настоящей инструкции. Неправильно оформленные документы работники канцелярии возвращаютисполнителям для доработки. 11.1.18. Документы, переданные в канцелярию, отправляютсяадресатами через фельдегерскую службу заказной и простой почтой,телеграфом, факсимильной и телетайпной связью. В отдельных случаях для обеспечения срочной доставки документа онможет быть выдан по указанию руководства структурного подразделения наруки с записью фамилии, инициалов и телефона лица, получившегодокумент, на остающейся в деле копии. 11.2. Особенности приема и передачи служебной информации поофициальным каналам факсимильной связи 11.2.1. Официальные номера факсимильных аппаратов (телефаксов)правительства области установлены в канцелярии. 11.2.2. Оборудование для приема и передачи информации должнонаходиться в помещениях, в которые не допускаются посторонние лица. 11.2.3. Запрещается передавать секретные сведения, текстыдокументов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописныематериалы. 11.2.4. Факсограммы на иностранных языках отправляются приналичии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. 11.2.5. Ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче. 11.2.6. Материал для передачи по каналам факсимильной связисдается в двух экземплярах, один из которых остается в канцелярии,другой после отправки возвращается исполнителю с отметкой о дате ивремени передачи, указанием фамилии передавшего. 11.2.7. Объем передаваемого материала (текста, схемы,графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4(210х297), не должен, как правило, превышать 5 листов. 11.2.8. Подлежащий передаче материал регистрируется поустановленной форме (приложение 3) без проставления штампарегистрации. 11.2.9. Поступившие факсограммы регистрируются в журналеустановленной формы (приложение 4) без проставления регистрационногоштампа, передаются по назначению под роспись в день их приема, срочные- немедленно. 11.2.10. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресатубез перевода. 11.2.11. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в подразделениях правительства, осуществляетсяруководителями этих подразделений. 12. Особенности регистрации и рассмотрения письменных и устныхобращений граждан 12.1. Регистрация писем граждан осуществляется в отделе обращенийаналогично регистрации служебной корреспонденции, изложенной в разделе11. 12.2. Анонимные письма, как правило, списываются "в дело" безпередачи на рассмотрение. Анонимным письмом считается письменное обращение гражданина илигруппы лиц без указания данных, позволяющих установить личностьобратившегося. В случае, если анонимное письмо содержит конкретную и важнуюинформацию, оно передается для доклада руководству департаментаделопроизводства и информатизации, которое определяет дальнейший ходрассмотрения письма. 12.3. Письма граждан, требующие доклада губернатору, председателюправительства, передаются с проектом соответствующей резолюциируководителю департамента делопроизводства и информатизации. 12.4. Все другие письма направляются отделом обращенийзаместителям председателя правительства, министрам, руководителямдругих структурных подразделений правительства или в подведомственныеправительству организации, а также в местные органы исполнительнойвласти, к компетенции которых относится решение поставленных вобращениях вопросов. Письма направляются с соответствующим уведомлением за подписьюсотрудника отдела обращений граждан. 12.5. При поступлении повторных письменных обращений гражданисполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущимобращениям. Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и тогоже лица по одному и тому же вопросу в течение календарного года и еслисо времени первого обращения истек установленный законодательствомсрок рассмотрения. 12.6. Ответы из организаций и структурных подразделенийправительства по исполнению поручений по письмам граждан,зарегистрированным в отделе обращений граждан, должны направляться вданный отдел. 12.7. Ответы на письма граждан даются в письменной или устнойформе. Если ответ дается в устной форме, то исполнитель на письме делаетотметку о том, кто, когда, каким образом и о чем дал ответ заявителю.(При отсутствии на письме свободного места запись ответа прилагается ввиде краткой справки). Оформление письменного ответа должно соответствовать требованиямнастоящей инструкции. 12.8. Если на письме стоит штамп "контроль" или "подлежитвозврату", такое письмо при ответе подлежит возврату в отдел обращенийграждан. 12.9. Организацию личного приема граждан руководителями и членамиправительства осуществляет приемная правительства, являющаясяструктурным подразделением отдела обращений граждан. Делопроизводство по устным обращениям граждан является единым сделопроизводством по письменным обращениям и ведется в соответствии стребованиями настоящей инструкции. 13. Особенности организации работы с нормативными актамивышестоящих органов 13.1. После первичной регистрации нормативных актов в канцелярииони передаются для дальнейшей обработки в юридический комитет. 13.2. В юридическом комитете нормативные акты проходятрегистрацию в соответствии с разделом 11 настоящей инструкции. Приэтом фиксируется порядковый номер регистрации, дата регистрации, видправового акта, его индекс и дата, наименование подразделенийправительства и подведомственных организаций, в которые необходимонаправить документ для ознакомления. 13.3. После обработки в юридическом комитете нормативный акт ссопроводительным листом передается руководству департаментаделопроизводства и информатизации для последующей передачигубернатору, председателю правительства. 13.4. После ознакомления губернатора, председателя правительствас нормативным актом и возвращается для дальнейшей работы в юридическийкомитет. 13.5. Все этапы продвижения нормативных актов фиксируются. Послетого, как осуществлена рассылка, правовой акт помещается в юридическомкомитете в соответствующее дело для дальнейшего хранения. 14. Работа по исполнению документов 14.1. Руководители структурных подразделений правительстваобеспечивают оперативное рассмотрение и доведение документов донепосредственных исполнителей (как правило, в день поступления),контроль за качественным и своевременным исполнением документов посуществу вопросов. 14.2. Исполнитель (министр, председатель комитета и т.п.),указанный в резолюции первым или с пометкой "отв.", являетсяответственным за исполнение документа в целом. Ответственный исполнитель в случае необходимости обеспечиваетсоисполнителей копиями документов, организует сбор необходимойинформации, проведение совещаний и др. 14.3. При назначении нескольких исполнителей срок исполненияустанавливается для ответственного. Соисполнителям сроки исполненияопределяет ответственный исполнитель. 14.4. Исполнение документа предусматривает сбор и обработкунеобходимой информации; подготовку проекта распоряжения,постановления, письма и т.п. и его оформление, согласование,представление на подпись. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляровдокумента, передает его на тиражирование. На документ, рассылаемыйболее чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, внеобходимых случаях - сопроводительные письма. 14.5. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: одате поступления (если образовался интервал времени между поступлениемдокумента в правительство и его доставкой исполнителю), о датахпромежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры ит.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются в документе на свободных от текстаместах. 14.6. Исполненные документы передаются исполнителем черезответственного за делопроизводство данного подразделения в тоструктурное подразделение, из которого поступил документ (протокольныйотдел, канцелярия, отдел обращений граждан, юридический комитет ит.д.). 15. Контроль исполнения документов в отделе контроля 15.1. В отдел контроля документы для постановки на контрольпоступают от руководства департамента делопроизводства иинформатизации. 15.2. Постановка на контроль осуществляется по решениюгубернатора, председателя правительства, руководителя департаментаделопроизводства и информатизации, руководителя отдела контроля (впределах делегированных полномочий). 15.2.3. Контроль проводится в соответствии со специальноутверждаемой инструкцией "Об организации контроля в отделе контроляисполнения распорядительных документов департамента делопроизводства иинформатизации". 16. Сроки исполнения документов 16.1. Сроки исполнения документов могут быть установлены: в тексте документа вышестоящей организации; в резолюции руководителя, рассмотревшего документ; в соответствии с типовыми сроками. 16.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных дняхс даты регистрации в правительстве (указывается в регистрационномштампе документа). 16.3. Типовые сроки исполнения документов установлены наосновании актов высших органов государственной власти и управленияРоссийской Федерации, а также центральных отраслевых органовуправления (приложение 5). Индивидуальные сроки устанавливаютсяруководителями правительства, его структурных подразделений. 16.4. Изменение срока исполнения производится заблаговременнолицом, установившим этот срок, или руководителем соответствующегоподразделения департамента делопроизводства и информатизации,осуществляющим контроль исполнения, при наличии объективных причин,изложенных исполнителем в соответствующей записке. Изменение срока указывается на документе, и изменения вносятся вбанк регистрационных данных (регистрационную карточку). 16.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля послевыполнения заданий, сообщения результатов заинтересованныморганизациям и лицам или другого документированного подтвержденияисполнения. На документе проставляется отметка о направлении его в дело всоответствии с пунктом 3.16 настоящей инструкции, после чего документпередается в подразделение, осуществившее его регистрацию. 17. Машинописные и копировально-множительные работы. Стенографирование. Звукозапись мероприятий 17.1. Машинописные работы 17.1.1. Печатание документов в правительстве производится в бюроподготовки документов (комната 431) с 9 до 18 часов (в пятницу с 9 до17 часов с перерывом на обед с 11.30 до 12.18 и перерывами дляпроветривания на 15 минут в конце каждого часа, за исключениемпредобеденного и последнего часа рабочего дня). Работы объемом до двух машинописных страниц выполняются, какправило, непосредственно в подразделениях, за исключением перепечаткина бланки текстов официальных документов, перечень которых указан впункте 4.1 настоящей инструкции. 17.1.2. Печатание производится в порядке поступления материаловна основании заказа определенной формы (приложение 6). Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнениясрочной работы определяется заведующим протокольным отделом либозаведующим бюро подготовки документов по согласованию с исполнителем. 17.1.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаныразборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастныхкрасителей синего, фиолетового и черного цветов. Не принимаются для печатания и возвращаются исполнителючерновики, написанные небрежно и неразборчиво, с большим числомправок, а также правленные карандашом. Печатание под диктовку не допускается. При подготовке материалов для печатания особое внимание следуетобращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименованийорганизаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел,географических названий. 17.1.4. Сданные для печатания материалы учитываются в журналеучета машинописных работ, в котором отмечаются дата, фамилияисполнителя, название документа, объем отпечатанного материала, видбланка, кто печатал. 17.1.5. Печатание документов производится с учетом требованийГосударственного стандарта ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системыдокументации. Система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов" (М., 1990). 17.1.6. В случае необходимости печатания срочного документа вовнерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часадо окончания рабочего дня) ставит в известность об этом руководствопротокольного отдела. 17.2. Копировально-множительные работы 17.2.1. Копировально-множительные работы в правительствеосуществляются бюро копировально-множительных работ департаментаделопроизводства и информатизации (далее - копировальное бюро). Наразмножение сдаются только служебные документы и материалы. 17.2.2. Копирование производится на основании заказа определеннойформы (приложение 7). 17.2.3. Заказы на копировальные работы принимаются только вспециально отведенном для этого месте (комнате 260). Вход впроизводственное помещение лиц, не связанных с работой на множительнойтехнике, запрещается. 17.2.4. Работник бюро, выполнив работу, проставляет на заказеномер аппарата, на котором выполнена работа, и делает в журнале записьпо установленной форме. 17.2.5. Готовый материал вместе с оригиналом выдается заказчикупод роспись в журнале. 17.2.6. Копировальные работы выполняются с 9 до 18 часов (впятницу с 9 до 17 часов) с перерывом на обед с 12 до 12.48 итехнологическими перерывами на 15 минут в конце каждого часа, заисключением предобеденного и последнего часа рабочего дня). 17.2.7. Тиражирование материала объемом до 10 страниц и не более20 экземпляров, а также на заседания правительства, законодательногособрания, нормативных актов по заказу протокольного отделапроизводится по заказу, подписанному в соответствии с подпунктом17.2.2 настоящей инструкции. При больших объемах и тиражах производится согласование заявки сруководителями департамента делопроизводства и информатизации. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. 17.2.8. Срочные материалы копируются вне очереди. Порядоквыполнения срочной работы определяется заведующим копировальным бюропо согласованию с исполнителем. В случае необходимости копирования документов во внерабочее времяисполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончаниярабочего дня) ставит в известность об этом руководство департаментаделопроизводства и информатизации. 17.2.9. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры,подлинники) передаются на копирование в несброшюрованном виде,качественно и четко напечатанными. Тираж копируемых материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику собранными по комплектамвместе с подлинником документа под роспись в журнале. 17.3. Стенографирование. Стенографические работы в правительстве выполняютсясоответствующей организацией на договорной основе на основании заявок,подаваемых подразделениями руководителю департамента делопроизводстваи информатизации. 17.4. Звукозапись мероприятий Звукозапись мероприятий, проводимых правительством,осуществляется отделом обслуживания средств коммуникации и связиуправления делами правительства области на основании предварительныхзаявок руководителей структурных подразделений правительства. 18. Номенклатура дел. Формирование дел.Подготовка документов кпоследующему хранению и использованию 18.1. Номенклатура дел 18.1.1. Номенклатура дел - систематизированный переченьзаголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков иххранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, является основным учетным документом вделопроизводстве и служит основой для составления описей делпостоянного хранения и по личному составу, используется для учета делвременного срока хранения. 18.1.2. Сводная номенклатура дел правительства (приложение 8)составляется ежегодно в последнем квартале текущего года напоследующий год, утверждается председателем правительства попредставлению руководителя департамента делопроизводства иинформатизации и вводится в действие с 1 января нового года.Ответственность за разработку сводной номенклатуры дел возлагается наотдел обработки служебных документов департамента делопроизводства иинформатизации. 18.1.3. Сводная номенклатура дел правительства согласовывается сЦентральной экспертно-проверочной методической комиссией (ЦЭПМК)Архивного управления мэрии Санкт-Петербурга и правительстваЛенинградской области не реже чем один раз в пять лет. В случаекоренного изменения функций и структуры правительства онапересогласовывается и утверждается независимо от срока ее предыдущегосогласования. 18.1.4. Каждое дело, включенное в сводную номенклатуру делправительства, должно иметь определенный индекс, состоящий изобозначения структурного подразделения и номера дела. Наименование и последовательность расположения разделов своднойноменклатуры дел должны соответствовать утвержденной структуреправительства Ленинградской области. 18.1.5. При составлении сводной номенклатуры дел правительстваиспользуются номенклатуры дел структурных подразделений, которыедолжны содержать полный перечень дел и документов, заводимых в ихделопроизводстве, в том числе справочные (регистрационные) картотеки ижурналы. 18.1.6. Номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 9)составляются ответственными за делопроизводство этих подразделений приучастии работников архива отдела обработки служебных документов (далее- архив) и согласовываются с руководством этого отдела. Если в течение года возникают новые дела, они дополнительновносятся по согласованию с отделом обработки служебных документов вутвержденную номенклатуру. 18.1.7. Номенклатуру дел составляют следующие графы: порядковый номер (индекс дел); название дела (группы документов); количество дел (указывается по итогам года); сроки хранения документов; примечания. Номенклатура дел структурного подразделения оформляется всоответствии с указанными требованиями и утверждается руководителемподразделения. Один экземпляр номенклатуры дел передается в отделобработки служебных документов. 18.1.8. Заголовки в разделах номенклатуры дел располагаются вследующей последовательности: нормативные акты Российской Федерации; законы Лениградской области; постановления и распоряжения губернатора; постановления и распоряжения правительства; документы, отражающие вопросы основной деятельностиподразделения; документы по контролю и оценке деятельности подразделения; планы; отчеты; информационно-справочные и другие материалы. Сведения о копийности указываются в конце заголовка в скобках.Например: "Постановления правительства области (копии)". 18.1.9. По окончании календарного года в конце номенклатуры делработником, ответственным за ведение делопроизводства, составляетсяитоговая запись о категориях и количестве заведенных дел и передаетсяв отдел обработки служебных документов. 18.2. Формирование и хранение дел. 18.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документовв дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 18.2.2. Формированием дел занимаются лица, ответственные заделопроизводство. 18.2.3. Контроль за правильным формированием дел в правительствеосуществляется архивом. 18.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующиеправила: в дела помещать документы, по виду и содержанию соответствующиезаголовкам дел по номенклатуре; помещать в дела только исполненные, правильно оформленныедокументы, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров,отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.; помещать вместе все документы, относящиеся к решению одноговопроса; документы постоянного и временного сроков хранения подшивать вразные дела; группировать в дела документы одного календарного года (заисключением переходящих дел); не подшивать в дело документы, подлежащие возврату,неисполненные, лишние экземпляры, черновики; сформированное дело не должно превышать 250 листов (если делопревышает установленные нормы, следует формировать документы,относящиеся к данному делу, в два или несколько томов (частей) пододним и тем же индексом). 18.2.5. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяетисполнитель. НА документе проставляется отметка "В дело N ...", дата,подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. 18.2.6. На обложках дел (папок) должны указываться названиядокументов (заголовки дел), подшитых в данное дело согласнономенклатуре дел, а на корешках обложек проставляются их цифровыеобозначения (индексы). 18.2.7. По истечении срока хранения дел в структурныхподразделениях правительства по месту из заведения (через три годапосле окончания дел) документы постоянного и временного (три года исвыше) хранения передаются в архив. Дела временного хранения (до пяти лет) хранятся до истечениясрока в структурных подразделениях. 18.2.8. Ответственность за сохранность документов и дел вструктурных подразделениях несут руководители соответствующихподразделений и лица, ответственные за делопроизводство. 18.3. Подготовка документов к последующему хранению ииспользованию 18.3.1. Подготовка документов к последующему хранению ииспользованию включает экспертизу научной и практической ценностидокументов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранностидокументов, передачу дел в архив. 18.3.2. Подготовка документов к последующему хранению ииспользованию осуществляется ежегодно работниками структурныхподразделений правительства, ответственными за делопроизводство, приметодической помощи архива. 18.3.3. Экспертиза ценности документов и дел осуществляется пономенклатуре дел и включает в себя: отбор документов постоянного и временного (пять лет и свыше)хранения для подготовки к передаче в архив; отбор документов временного хранения (до пяти лет), подлежащихдальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранениякоторых истекли (в том числе с отметкой "До минования надобности"). По результатам экспертизы в номенклатуре дел напротив каждогозаголовка дела (в графе 5 "Примечание") делается соответствующаяотметка. Например: уничтожено 02.04.93; передано в архив по описи 04.02.93и т.п. 18.3.4. Дела постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и поличному составу подлежат полистному просмотру с целью изъятиядублирующих экземпляров документов, черновиков, документов временногосрока хранения, неоформленных копий документов. 18.3.5. Дела постоянного, временного хранения, по личному составуподшиваются или переплетаются в твердую обложку, листы нумеруются вверхнем правом углу, в конце дела на отдельном листе делаетсязаверительная надпись (приложение 10). Обложка дел оформляется в соответствии с существующими правилами(приложение 11). 18.3.6. Прошедшие экспертизу ценности, сформированные иоформленные дела передаются в архив по описям (приложение 12). Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного хранения; дела по личному составу; документы, включенные в акт на уничтожение (подписанныеруководителем подразделения). 18.3.7. Каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельнымпорядковым номером с указанием индекса дела по номенклатуре. Заголовокдела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку делана обложке и в номенклатуре дел. 18.3.8. Описи дел структурных подразделений правительствасоставляются в двух экземплярах, подписываются руководителемподразделения и лицом, ответственным за делопроизводство. Одинэкземпляр описи вместе с документами передается в архив, второйэкземпляр с отметкой о приеме дел в архив остается в подразделении. 18.3.9. До передачи на государственное хранение в Центральныйгосударственный архив Санкт-Петербурга документы постоянного хранениянаходятся в архиве. 18.3.10. Справки по документам, находящимся на хранении в архиве,выдаются сторонним организациям на основании письменных запросов вадрес руководителя департамента делопроизводства и информатизации. Приложение 1 к п.3.13.3 Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области ..... ЛИСТ согласования (визирования) проекта ____________________________ по вопросу ____________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________--------------------------------------------------------------------N |Дата и время|Кому передан |Подпись |Дата и | Дляп/п|передачи |на визирование|получившего|время | примечания |проекта |проект |проект |возврата | | |документа | |проекта | | |(фамилия, | | | | |инициалы) | | |-------------------------------------------------------------------- Проект передан в протокольный Сдал: Подпись отдел ______ (дата и время) _____ Принял: Подпись Приложение 2 к п.11.1.14 Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области АРМ-ДОКУМЕНТ Правительство Ленинградской области. Канцелярия КАРТОЧКА учета входящего документа _________________________ (входящий номер и дата) Количество листов _________________ Приложение есть, нет Вид документа Автор документа Исходящий номер Тематика ______________________________________________________ Содержание ____________________________________________________ ---------------------------------------------------------- Дата | Кому передан документ | Примечание передачи | (фамилия, инициалы) | ---------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------- Приложение 3 к п.11.2.9 Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области ЖУРНАЛ учета отправляемых факсограмм--------------------------------------------------------------------N |Автор |Адрес |Коли- |Дата | Отправил |Отметка оп/п|документа |(краткий) |чество|и +-------------|возврате |(наименование |получателя|листов|время|дата и|Ф.И.О.|материала |структурного |(город, | |посту|время | |исполнителю |подразделения)|район) и | |пле- | | |и помещении |Ф.И.О. |N факса | |ния | | |в дело |исполнителя | | |мате-| | | |и телефон | | |риала| | | | | | |в ка-| | | | | | |нце- | | | | | | |лярию| | |-------------------------------------------------------------------- Приложение 4 к п.11.2.9 Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области ЖУРНАЛ учета принятых факсограмм--------------------------------------------------------------------N |Автор |Заголовок | Принято | Направленоп/п|документа |или +--------------------+----------------- |(название ор- |краткое | Дата |Коли- |Ф.И.О.|Дата и |Ф.И.О. |ганизации), |содержание| и |чест- |при- |время |полу- |исх. N и дата | | время|во |нявше-|передачи|чателя | | | |листов|го |в под- | | | | | | |разделе-| | | | | | |ние |-------------------------------------------------------------------- Приложение 5 к п.16.3 Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области Типовые сроки исполнения документов 1. Согласование проекта документа в инстанции - как правило, одиндень. Для проектов документов, требующих юридической, финансовой илииной экспертизы, - не более трех дней. 2. Поручения Президента Российской Федерации, ПравительстваРоссийской Федерации, письма-поручения и письма-запросы вышестоящихминистерств и учреждений - к указанному в них сроку либо в месячныйсрок. 3. Письма предприятий, учреждений, организаций - в месячный срок. 4. Обращения и заявления депутатов всех уровней - в срок доодного месяца, не требующие дополнительного изучения и проверки, -безотлагательно, не позднее 15 дней. 5. Заявления и жалобы граждан в срок до одного месяца со дняпоступления, не требующие дополнительного изучения и проверки, -безотлагательно, не позднее 15 дней. 6. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - в срокдо 15 дней со дня поступления в орган, обязанный разрешить вопрос посуществу. 7. Телеграммы, факсограммы и телетайпограммы, требующие срочногорешения, а также документы с грифами "Срочно", "Весьма срочно" - всрок до трех дней. Остальные телеграммы и телетайпограммы - в течение10 дней. 8. Акт приемки - подписание не позднее 45 дней с момента передачипроектной документации. 9. Акт о наличии недостатков - составление не позднее 10 дней пополучении документации. Приложение 6 к п.17.1.2 Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области Правительство Ленинградской области ЗАКАЗ N ___________ на выполнение машинописных работ Подразделение _________________________________________________ Фамилия ____________________ Телефон __________________________ Наименование заказа ___________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Вид бланка ___________________________________________________ Дата, время сдачи материала ___________________________________ Руководитель подразделения __________________________ (подпись, Ф.И.О.) Дата, время исполнения заказа _________________________________ Количество листов ____________________________________________ Исполнитель заказа ___________________________________________ (подпись, Ф.И.О.) Приложение 7 к п.17.2.2 Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области Правительство Ленинградской области ЗАКАЗ N ___________ на выполнение копировально-множительных работ Подразделение _________________________________________________ Фамилия ____________________ Телефон __________________________ Наименование заказа ___________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Количество листов _____________________________________________ Формат ___________________________________ (А3, А4, А5) Тираж ___________________________________ (кол-во экз.) Руководитель подразделения __________________________ (подпись, Ф.И.О.) Дата, время исполнения заказа _________________________________ Исполнитель заказа ___________________________________________ (подпись, Ф.И.О.) Приложение 8 к п.18.1.2 Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области Правительство УТВЕРЖДАЮ Ленинградской области Председатель правительства Ленинградской области Подпись Расшифровка подписи Дата Сводная номенклатура дел на ______ год--------------------------------------------------------------------Индекс дела |Заголовок дела| Количество |Срок хранения| Примечание | | дел |дела тома | | | |части и номе-| | | |ра статей по | | | |перечню |-------------------------------------------------------------------- Руководитель департамента делопроизводства и информатизации Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение 9 к п.18.1.6 Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области Правительство УТВЕРЖДАЮ Ленинградской области наименование должности руководителя структурного _____________________ подразделения (наименование структурного Подпись Расшифровка подразделения) подписи Дата Сводная номенклатура дел на ______ год--------------------------------------------------------------------Индекс дела |Заголовок дела| Количество |Срок хранения| Примечание |(тома, части) | дел (томов,|дела и номера| | | частей) |статей по | | | |перечню |-------------------------------------------------------------------- Наименование должности составившего номенклатуру Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Заведующий отделом обработки служебных документов департамента делопроизводства и информатизации Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение 10 к п.18.3.5 Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области В данном деле подшито и пронумеровано _______________________________________________________________ листов (листа) (цифрами и прописью) Должность лица, составившего заверительную подпись Подпись Расшифровка подписи Приложение 11 к п.18.3.5 Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области Правительство Ленинградского области --------------------------------------------------------------- (наименование структурного подразделения) Дело N _________________ Том N ___________________ (индекс дела по номенклатуре дел) --------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------- (заголовок дела по номенклатуре дел) Год _____________ Хранить _________ Приложение 12 к п.18.3.6 Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области Правительство Ленинградской области --------------------------------------------- (наименование организации) --------------------------------------------------------------- (наименование структурного подразделения) ОПИСЬ --------------------------------------------------------------- (название дел постоянного, временного хранения по личному составу)--------------------------------------------------------------------Поряд-|Индекс|Заголовок|Дата |Количество |Срок хранения|Примечаниековый |дела |дела |дела |листов в |дела (тома, |номер | |(тома, |(тома,|деле (томе,|части) | | |части) |части)|части) | |-------------------------------------------------------------------- В данную опись внесено _________________________ дел с N _____ (цифрами и прописью) по N _________ ------------------------- ----------- ----------------------- (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) руководителя структурного подразделения) ------------------------- ----------- ----------------------- (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) составителя описи) -------------------- (дата)